Tableau de bord du Workflow

Le tableau de bord du Workflow est accessible depuis la page d’accueil de Multigest ou depuis le portefeuille Iodas.

Description du tableau de bord

Le tableau de bord du Workflow s’ouvre alors dans une page entière du navigateur.

Le tableau de bord est décomposé en plusieurs parties :

• Barre d’outils des actions principales
• Onglet des filtres et de recherche
• Liste des actions

Barres d’outils principales

L’interface du tableau de bord est composée de deux barres d’outils :

La première barre d’outils permet de revenir à l’accueil et d’accéder à l’aide en ligne

La seconde barre d’outils regroupe des fonctionnalités de filtre, de statistiques et de notifications. Certaines fonctionnalités nécessitent une habilitation (voir documentation Administration Fonctionnelle.

Icône	Description	Habilitation
	Filtre sur les actions de son secteur (utilisation du champ permission)
	Générer des notifications (emails) aux acteurs attribués	Habilitation nécessaire
	Accéder à l’interface des statistiques	Habilitation nécessaire
	Rafraichir la liste des actions
	Filtres généraux sur la liste des actions

Le contenu de la liste est filtré par défaut sur une période de date (date de démarrage des processus principaux). Cette période est définie par défaut à six mois.

Les filtres généraux de tri des actions sont les suivants (les valeurs sélectionnées sont retenues pour chaque utilisateur) :

Onglet des filtres

L’onglet des filtres peut être réduit en cliquant sur l’icone

La position de l’onglet Filtre est retenue lors des accès suivants au tableau de bord. Cet onglet de filtres possède sa propre barre d’outils.

Les filtres accessibles dans cet onglet sont définis par le paramétrage.

Barre d’outils de l’onglet filtre

Icone	Description
	Exécuter la recherche (à partir des critères renseignés dans le formulaire)
	Réinitialiser le formulaire de recherche
	Enregistrer une recherche
	Liste des recherches enregistrées (liste déroulante)
	Supprimer une recherche enregistrée (celle sélectionnée)

Formulaire de l’onglet filtre

En fonction du paramétrage du formulaire de recherche, les champs disponibles peuvent être :

• Des zones de saisie

Dans ce cas, devant la zone de saisie, il est possible de sélectionner un opérateur de recherche :

• Egal (valeur par défaut)
• Pas égal
• Commence par
• Fini par
• Contient
• Des listes déroulantes : les valeurs de ces listes déroulantes sont calculées à partir des valeurs présentes dans le tableau de bord. Ces listes déroulantes ont l’option de saisie semi-intuitive (le nombre de valeur de la liste déroulante se réduit en fonction des caractères saisis).

Actions utilisateurs possibles

Les actions disponibles dans le tableau de Workflow sont décomposées de la manière suivante :

Actions générales

Icône	Description
	Voir le document associé à l’action
	Ajouter ou voir les commentaires associés à une action
	Ajouter ou voir les commentaires associés à une action. L’icône indique ici que des commentaires ont déjà été saisis.
	Atteindre le dossier GED dans lequel se trouve le document associé à l’action
	Ouvrir la liste des actions complémentaires : ouverture d’une liste d’actions

Actions complémentaires

Lorsqu’on clique sur le bouton des actions complémentaires, une liste d’action est proposée à l’utilisateur (en fonction du paramétrage réalisé).

Les actions disponibles sont les suivantes

Accéder à l’action

Permet d’accéder à l’interface de traitement d’une action.

Valider une action

Permet de valider une action simple: l’action se termine et son statut change. Seul l’utilisateur attribué peut accéder à cette action de validation.

Un message de confirmation est proposé à l’utilisateur.

Attribuer un acteur

Permet de modifier l’acteur attribué à l’action. Un clic sur cette action ouvre le pop-up suivant qui permet de sélectionner un autre acteur. Ce pop-up permet de trier la liste des acteurs disponibles de trois façons différentes:

L’action peut être ensuite validée ou annulée en utilisant les boutons « Valider » et « Annuler ».

Définir en non-attribué

Permet de rendre l’action sans acteur. Seule une personne ayant la possibilité d’attribuer un acteur pourra réattribuer l’acteur pour que l’action se fasse.

Notification manuelle

Permet d’envoyer une notification par email (relance) à l’acteur attribué à l’action.

Voir le circuit

Permet d’ouvrir un pop-up qui représente graphiquement le Workflow associé au document (uniquement à titre informatif). Ce pop-up peut être fermé en utilisant la croix en haut à droite du pop-up.

Stopper le processus de l’action

Permet de stopper un processus.

Lorsqu’une action principale est stoppée, toutes les actions de niveau secondaire associées le sont également.

Lorsqu’on clique sur l’action « Stopper le processus », un message de confirmation est proposé à l’utilisateur.

Délégation unitaire

Permet à l’acteur de délégué son workflow pour qu’il soit validé par un autre acteur.

Modifier le délai

Permet de modifier le délai d’une action. Ainsi l’indicateur visuel est réactualisé en fonction de ce nouveau délai défini. Pour ceci un pop-up est proposé à l’utilisateur pour sélectionner une nouvelle date limite de fin d’action. Pour sélectionner cette date limite, il suffit de cliquer dans la zone date (2).

L’action peut être ensuite validée ou annulée en utilisant les boutons « Valider » et « Annuler ».

Modifier les métadonnées
Permet de modifier les métadonnées associées au document :
• Métadonnées du dossier GED dans lequel se trouve le document (Fiche INDEX)
• Métadonnées du document (Fiche NATURE)

L’enregistrement des métadonnées modifiées s’effectue en cliquant sur le bouton « Enregistrer » :

Le pop-up se ferme ensuite automatiquement.

Autres actions

A partir de la version Multigest 9.6.1 svn 16268

Autres Actions

Action de visa automatique

Le visa automatique est une image se posant sur le document automatiquement lorsque l’action est validée par l’acteur.

L’image se place automatiquement en bas du document, à gauche, au centre ou à droite en fonction du paramétrage de l’action effectué par l’administrateur.

L’image apposée est paramétrable par utilisateur Multigest. Il est aussi possible de paramétrer une image par défaut : elle sera utilisée lorsque l’acteur n’a pas d’image spécifique paramétrée.

A noter que lors de la validation de cette action, si le document est de type Word ou Tiff, celui-ci sera automatiquement converti en PDF.

Action de signature électronique

Cette action reprend la totalité du fonctionnement de visa automatique (voir paragraphe 2 Action de visa automatique) et y ajoute un cachet serveur se posant automatiquement sur le document à la validation de l’action.

Cette action nécessite un certificat de signature électronique propre au client. Le certificat paramétré est utilisé pour apposer la signature électronique du client, un horodatage qualifié est ensuite effectué auprès d’un service tiers spécialisé et certifié.

A noter que lors de la validation de cette action, si le document est de type Word ou Tiff, celui-ci sera automatiquement converti en PDF.

Validation des actions par lot

Objet

Dans l’interface de tableau de bord Workflow, il est désormais possible de valider les actions par lot. Ces actions doivent au préalable avoir été paramétrées en ce sens par l’administrateur. A noter que certains types d’actions ne sont pas compatibles avec cette fonctionnalité.

La validation par lot ne peut être faite que sur des actions associées à la même étape.

Types d’action compatibles

Les actions Workflow compatibles avec la validation par lot sont les suivantes :

• Par consultation
• Par consultation et/ou modification
• Par visa automatique
• Par signature électronique

Une contrainte néanmoins peut rendre inapplicable la fonctionnalité alors que l’action est de type compatible : si un des chemins qui suit l’action amène à un choix manuel d’acteurs, une action de suivi, action système de transfert, action de reclassement, visualisation obligatoire, alors l’option ne peut pas être activée

Utilisation

La fonctionnalité de validation par lot des actions s’utilise dans l’interface de tableau de bord Workflow. L’accès à celui-ci se fait depuis la page d’accueil, en cliquant sur l’onglet Workflow.

Le tableau de bord liste les actions en demande d’une action de l’utilisateur. Pour utiliser la validation par lot, il convient d’abord de filtrer les actions éligibles à la validation par lot. Ceci se fait via la liste déroulante du champ Choix d’une validation par lot visible dans la barre d’outils du tableau.

Lorsque le filtre est sélectionné, la liste des actions du tableau se met à jour en fonction. Il suffit ensuite de sélectionner via les cases à cocher les actions à valider en lot puis de cliquer sur le bouton vert contenant une coche blanche, présent dans la barre d’outils du tableau.

Les actions sont ensuite validées et apparaissent avec un fond vert.

Dans le cas d’une action avec choix vrai/faux ou choix multiple, un pop-up propose le choix à l’utilisateur : ce choix sera appliqué à toute la sélection.

Attention : quand vous sélectionnez un filtre de validation par lot, il n’est pas possible de réaliser d’autres actions sur la sélection que la validation de l’action. Par exemple, il n’est pas possible de changer l’acteur de toutes les actions sélectionnées.
Cette restriction évite des comportements susceptibles de créer des incohérences par rapport aux restrictions de la fonctionnalité de validation par lot.

Statistiques du Workflow

Une interface permet d’afficher des statistiques de l’utilisation du Workflow:

1. Statistiques par processus Workflow
2. Statistiques par actions (pour le processus Workflow sélectionné dans

Ces statistiques sont calculées sur une période (par défaut le mois en cours).

Cette période est modifiable dans la barre d’outils de l’interface des statistiques

– Saisir une fourchette de date (un calendrier est proposé lorsqu’on clique dans les zones de date).
– Calculer les statistiques sur la période saisie en cliquant sur le bouton rafraichir.

Les statistiques disponibles sont les suivantes :
• Zone 1 : Processus
o Nombre d’instances d’un processus :
-Total
-En cours
-Terminés
o Nombre d’actions pour un processus :
-Total
-En cours
-Terminées
-En retard
-Déléguées
o Temps de traitement du processus (en jours) :
-Temps total
-Temps moyen
-Temps maximum
-Temps minimum
-Temps moyen des retards
-Temps total des retards

• Zone 2 : Actions (du processus sélectionné)
o Nombre d’actions (pour chaque action du processus sélectionné) :
-Total
-En cours
-En retard
-Déléguées
-Rejetées (en bannette)
o Temps de traitement de l’action (en jours) :
-Temps minimum
-Temps maximum
-Temps moyen
-Temps total
-Temps moyen des retards
-Temps total des retards

Fiche suiveuse Workflow

La fiche de circulation répertorie les différentes actions qui ont lieu sur le document dans le cadre d’un workflow. Des améliorations ont été réalisées pour faciliter la lecture et organiser les informations dans les dernières versions de l’application.

A partir de la version Multigest 9.6 svn 16034.

Affichage de la liste des actions

Les principales caractéristiques de l’affichage de la fiche sont les suivantes :

• Tous les événements sont regroupés selon l’action définie.
• Si une action concerne plusieurs acteurs, les acteurs sont listés sous cette action.
• Il est possible de déplier ou replier la liste les détails concernant chaque action en actionnant le bouton situé à gauche du libellé de l’action.
• Par défaut, les actions terminées sont repliées et les actions en cours sont dépliées
• Pour une action en cours, tous les acteurs sollicités sont affichés
• Pour une action terminée, seuls les acteurs ayant effectués une action sont affichés
• Pour une action terminée, le nom de l’acteur est celui ayant effectué l’action. Dans le cas d’une délégation, le nom de l’acteur est celui du délégué.

Selon le statut de la tâche la date présente dans la liste est affichée d’une couleur différente :

• Terminée (vert)
• En cours (orange)
• En retard (rouge)

De la même façon une icône statut est présente dans la liste.

La barre d’outils permet (de gauche à droite) de :

• Déplier toutes les actions
• Replier toutes les actions
• Déplier seulement les actions en cours
• Masquer/Afficher les actions de type système comme par exemple “Exécution de commande”. Par défaut, ces actions sont masquées.

Cas particulier : étapes optionnelles en fin de workflow

S’il existe des étapes optionnelles en fin de workflow, elles sont validées automatiquement.

Dans ce cas, la colonne acteur précise :

• Étape ignorée si aucune liste d’acteur n’a été générée pour cette étape
• Validation automatique si une liste d’acteur a été générée pour cette étape

Fenêtre des acteurs sollicités

Le bouton “acteurs sollicités” permet d’afficher une fenêtre représentant tous les acteurs sollicités pour une étape.

Ce bouton n’est disponible que si plusieurs acteurs sont concernés.