Gérer ses préférences pour les armoires

Préférences Utilisateur

Les « Préférences utilisateur » vont permettre à chaque utilisateur d’optimiser sa navigation et l’utilisation de Multigest.

Accéder à une armoire : Dans la plupart des cas, Multigest n’est configuré qu’avec une seule armoire et l’utilisateur souhaite accéder directement au formulaire de recherche à la connexion
Accéder à un dossier : Dans la plupart des cas, l’utilisateur cherche le bon dossier et ne comprend pas qu’il lui soit proposé la liste de résultat.
Numériser : Lorsque le « popup » de numérisation s’ouvre, l’utilisateur souhaiterait un lancement automatique de la numérisation

Toutes ces optimisations de la navigation n’ont pas été imposées dans le produit mais proposées à chaque utilisateur au travers de préférences par armoire.

Ces préférences sont accessibles sur toutes les interfaces de l’application (page d’accueil, recherche, consultation, etc., …).

Onglet Général

Cet onglet « Général » propose des options pour les armoires et les dossiers :

Armoire par défaut: Si cette case est cochée alors lors de la prochaine connexion, l’utilisateur aura cette armoire par défaut
Accès direct à l’armoire par défaut: Si cette case est cochée alors l’utilisateur aura un accès direct au formulaire de recherche de cette armoire
Onglet Workflow sélectionné par défaut: Si un workflow a été crée sur cette armoire alors l’onglet workflow apparaitera par défaut en lieu et place de l’écran d’accueil classique
Ne pas voir les derniers dossiers consultés en page d’accueil: Le bloc « Derniers dossiers consultés » ne sera pas affiché sur la page d’accueil
Nouveau dossier après création: A la fin de la création d’un nouveau dossier, le formulaire se vide et il est possible de recréer directement un nouveau dossier dans l’armoire

Onglet « Recherche »

Cet onglet « Recherche » permet de :

Sélectionner le type de recherche: Recherche sur tous les champs (données de description des armoires) en utilisant l’opérateur ET
Choisir l’affichage du nombre de résultats par page: Possibilité de choisir le nombre de résultats par page
Recherche approchée automatique: Si on active cette option alors lors d’une recherche dans la bloc « Rechercher dans l’Armoire », il n’est pas nécessaire d’ajouter le symbole * à la suite d’un mot ou d’un bout de mot pour chercher « tout ce qui commence par »

Accès direct à la consultation si un seul résultat : Si une seule réponse est renvoyée dans la liste de résultats alors affichage direct des éléments du dossier (Mode Dossier) ou du document (Mode Fichier).

Onglet « Filtre »

Cet onglet « Filtre » propose les options suivantes :

Sélection des filtres de recherche: Cette option permet de filtrer les résultats en fonction de l’état d’archivage du dossier (actifs, inactifs, conservés pour l’archivage, supprimés)
Afficher les champs système
Sélection des filtres de l’onglet Complétude : Cette option permet de filtrer les résultats en fonction de la compéltude du dossier (En retard, en cours, …)

Onglet « Consultation »

Cet onglet « Consultation » propose les options suivantes :

Filtrer les documents à afficher : Cette option permet de filtrer sur période ou dates en fonction de la date d’entrée en GED, la date de création du document ou la date de modification du document
Fusion avancée des documents: Cette option permet de sélectionner un à n fichiers dans l’arborescence et de les imprimer dans un seul fichier PDF (avec des options d’affichage) via le bouton
Afficher la date des documents: Cette option permet d’afficher la date du document dans l’arborescence lors de la consultation du document.

Fichier de configuration des barres d’outils de la visionneuse: Cette option permet de sélectionner un fichier de configuration à utiliser pour la visionneuse (emplacement des barres, limitation des boutons des barres, …) (Cf. Manuel Administration fonctionnelle)

Onglet « Documents »

Décomposer les boutons de création de document: Si cette option est activée alors les boutons de numérisation via code à barre ou direct sont affichés dans la barre d’outils principale
Lancement automatique de la numérisation: Numérisation directe à l’ouverture du « popup » de numérisation. Si cette ption est cochée, il n’est plus possible de modifier les paramètres de numérisation.
Message de confirmation en fin de numérisation : Un message sera affiché à la fin de la numérisation
Enregistrement automatique après numérisation: Si cette option est activée
Adapter le plan de classement à la sélection en cours :
Action à faire après la numérisation/import:

Onglet « Messagerie »

Lors de l’envoi de documents par mail, cette interface permet de paramétrer un mail par défaut avec :

Choix d’un ou plusieurs destinataires: Mettre une ou des adresses mails (Destinataire principal ou en copie)
L’objet du mail (Exemple : Envoi d’un document)
Un texte dans le message (Exemple : Veuillez trouver ci-joint le document demandé)

Ensuite, il est possible de sélectionner des options par défaut :

Insérer des informations sur le dossier GED : Cette option permet d’afficher les informations liées au dossier dans le contenu du mail
Insérer des informations sur le document: Cette option permet d’afficher les informations liées au document dans le contenu du mail
Insérer un lien de connexion au dossier: Cette option permet aux destinataires internes (Utilisateurs déclarés dans Mutligest) d’accèder directement au dossier en spécifiant une durée de validité pour le lien

Exemple de mail :