Complement Office

Paramétrage

Fichier MgestOfficeAddIn.config

Pour connecter le complément au serveur de la GED il suffit d’adapter le paramétrage du fichier « MgestOfficeAddIn.config » en mettant à jour les variables en gras ci-dessous :

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<configuration>
	<appSettings>
		<add key="Language" value="fr" />
		<add key="AdrMgest" value="URL_PORT_SRV_GED" />
		<add key="ftpAdr" value="FTP_SRV_GED" />
		<add key="ftpUser" value="FTP_USER" />
		<add key="ftpPwd" value="FTP_PASS" />
		<add key="ftpPort" value="FTP_PORT" />
		<add key="URLArmoire" value="" />
		<add key="URLBannette" value="" />
		<add key="URLHelp" value="" />
	</appSettings>
</configuration>

Mode HTTPS

Dans le cas où le serveur GED devrait être accédé via HTTPS, il suffit d’éditer les fichier

  • MgestWordAddIn.dll.config
  • MgestExcelAddIn.dll.config
  • MgestOutlookAddIn.dll.config

Et d’ajouter dans la balise « binding » la balise « security » comme suit :

<bindings>
	<basicHttpBinding>
		<binding name="APIMultigestBinding">
			<security mode="Transport">
				<transport clientCredentialType="None" />
			</security>
		</binding>
	</basicHttpBinding>

Accès au complément

Le complément Office est disponible pour les applications MS WORD, MS EXCEL et MS OUTLOOK. Il est disponible dans un onglet « Multigest » du ruban dans chacune de ces applications.

Tableau des fonctionnalités

Armoire
(Envoi d’un document dans une armoire)

Bannette

(Envoi d’un document dans une bannette)

Accès Multigest

MS WORD

X

X

X

MS EXCEL

X

X

X

MS OUTLOOK

X

X

MS OUTLOOK

MS WORD

MS EXCEL

Fonctionnalités

Envoi d’un document ou d’un mail dans une armoire

Conseil

Cette fonctionnalité est accessible depuis le bouton :

Pour les documents Word et Excel, le document doit être un document enregistré avant d’être envoyé à Multigest. Dans le cas contraire, un message préviendra l’utilisateur d’enregistrer le document au préalable.

Les interfaces qui permettent de classer le document ou le mail dans une armoire sont les suivants :

Choix d’une armoire (en fonction des armoires sur lesquelles l’utilisateur est habilité)

En fonction du paramétrage de l’armoire sélectionnée, il est possible de :

  • Créer un nouveau dossier GED
  • Rechercher un dossier GED existant

Cliquer ensuite sur le bouton « Suivant »

Formulaire de création ou de recherche d’un dossier GED

A partir du formulaire de l’armoire, il est possible :

  • De créer un nouveau dossier GED (les champs obligatoires marqués par un astérisque doivent être renseignés). Lorsque la saisie est terminée, cliquer sur le bouton « Suivant ».
  • De rechercher un dossier GED existant. Lorsque la ou les vakeurs de recherches sont saisies, cliquer sur le bouton « Suivant » pour exécuter la recherche. Une liste de résultat sera alors proposée, sélectionner alors le résultat souhaité :

Classement du document

Sélectionner une rubrique de classement dans le plan de classement proposé

Récapitulatif

Un récapitulatif est proposé à l’utilisateur. 2 options sont ensuite possible :

  • Fermer la fenêtre d’indexation (bouton « Fermer la fenêtre »)
  • Atteindre le dossier dans lequel le document a été classé (bouton « Ouvrir le dossier »)

Envoi d’un document dans une bannette

Conseil

Cette fonctionnalité est accessible depuis le bouton :

Pour les documents Word et Excel, le document doit être un document enregistré avant d’être envoyé à Multigest. Dans le cas contraire, un message préviendra l’utilisateur d’enregistrer le document au préalable.

L’interface qui permet de déposer le document dans une bannette est la suivante :

  • Choix de la bannette (parmi les bannettes accessibles à l’utilisateur)
  • Nom du document modifiable (par défaut : le nom du document)
  • Assurer un suivi

Accès à la page d’accueil de Multigest

Conseil

Cette fonctionnalité est accessible depuis le bouton :