Rechercher des documents

Toutes recherches pour des documents dans un gestionnaire DTD sont exécutées en utilisant les outils de Recherche dans la boîte de contrôle du gestionnaire DTD. Les recherches peuvent être exécutées au sein d’un Type de Documents ou dans tous les Types de Documents auxquels l’utilisateur a accès.

Les documents peuvent être recherchés à l’aide des données d’index saisies pour chaque document, ou en recherchant le contenu des documents eux-mêmes à l’aide de la recherche plein texte. Pour la recherche en texte intégral, l’option OCR Serveur est requise et doit avoir été configurée pour la reconnaissance plein texte des Types de Documents correspondants.

Boîte de Contrôle

Des exemples de boîte de contrôle de gestionnaire DTD sont présentés ci-dessous, avec l’onglet Recherche sélectionné.

Affichage par défaut de la structure d’index	Structure d’index avec le système arborescent

Outils de recherche

Vider les champs d’index

Cet outil efface toutes les informations présentent dans les champs d’index. L’utilisation de cet outil dans l’onglet Recherche ne modifie pas les index d’un document

Recherche dans le type de documents

Cet outil exécute une recherche dans le type de documents sélectionné, en utilisant les informations saisies dans les champs d’index.

Recherche dans le gestionnaire DTD

Cet outil lance une recherche dans tous les types de documents auxquels vous avez accès, en utilisant les informations entrées dans les champs d’index.

Recherche dans le système arborescent

Lorsque le gestionnaire DTD a été configuré pour utiliser le système arborescent, les types de documents et les champs d’index sélectionnés sont affichés sous la forme d’une arborescence. Pour effectuer une recherche, cliquez avec le bouton droit sur un nœud de l’arborescence et sélectionnez Rechercher. Si le nœud contient des nœuds secondaires, ceux-ci seront inclus dans la recherche par défaut. L’option Recherche de type Explorateur restreint la recherche au seul nœud sélectionné.

Recherche en texte intégral

La recherche de documents d’après leurs contenus peut être exécutée en sélectionnant l’outil Recherche plein texte. Après avoir saisi le mot ou la phrase correspondant, la recherche peut être exécutée dans le type de documents sélectionné, ou dans tous les types de documents auxquels l’utilisateur a accès en sélectionnant l’outil correspondant, disponible à la droite de la zone de saisie de la recherche plein texte.

Pour vous puissiez utiliser la recherche Plein Texte, les documents doivent avoir été traités sur le serveur FileDirector avec le module (facultatif) OCR Serveur.

Recherche Info

Cet outil étend le nombre de critères d’indexation possible pour la recherche d’un document. Quand un document est stocké dans FileDirector, certaines informations sont automatiquement enregistrées avec lui, comme sa date de création dans FileDirector. Les critères suivants deviennent disponibles lorsque Recherche Info est sélectionné :

Créé par

Créé le

Archivé le

Modifié par

Modifié le

Sorti par

Sorti le

Statut

Pages

Identifiant (GUID)

Les champs de saisie pour ces propriétés apparaissent dans la boîte à outils sous les champs d’index standard du type de document sélectionné.

Recherche Précédente/Suivante

Les critères de recherche utilisés lors d’une session sont stockés par FileDirector. Pendant la session, un utilisateur peut naviguer dans les recherches effectuées et les réutilisées. Sélectionnez la recherche correspondante en naviguant à travers la liste enregistrée avec Recherche précédente ou Recherche suivante. Les critères pour chaque recherche s’affichent dans les champs d’index.

Historique de recherche

Le bouton historique de recherche ouvre la zone Tâches, sur le côté droit de l’image.

Le bouton devient sélectionnable soit après un minimum de deux recherches, soit après qu’une recherche ait été stockée de manière permanente dans l’historique de recherche, avant.

L’historique de recherche, dans la partie haute, liste toutes les recherches exécutées dans la session active. Les recherches sont stockées temporairement, sauf les recherches stockées de manière permanente en utilisant Renommer.

Ici, les recherches stockées temporairement sont nommées Recherche 001, Recherche 002, etc.

Renommer

Le bouton Renommer permet de sauvegarder un élément temporaire de la liste l’historique de recherche sous un nom spécifique.

Toutes les entrées renommées sont converties en entrées disponibles de manière permanente, liées avec le compte utilisateur FileDirector.

Effacer

Le bouton Effacer supprime une entrée sélectionnée de la liste.

Rechercher

Le bouton Rechercher dans le panneau historique de recherche démarre une recherche avec le type de documents et les paramètres de l’entrée sélectionnée.

Recherche Étendue

Le bouton Recherche Étendue dans le panneau historique de recherche démarre une recherche dans le gestionnaire DTD, en utilisant les paramètres del’entrée sélectionnée.

Copier les paramètres de recherche

Le bouton Copier les paramètres de recherche copie les paramètres de l’entrée sélectionnée dans la boîte de contrôle du FileDirector WinClient.

Maintenant, les paramètres copiés peuvent être adaptés avant que la nouvelle recherche ne soit lancée à partir de la boîte de contrôle.

Dès que la nouvelle recherche adaptée est lancée à partir du bouton Recherche de la boîte de contrôle, une nouvelle entrée temporaire est ajoutée dans l’historique de recherche.

Supprimer les entrées temporaires

Le bouton Supprimer les entrées temporaires supprime toutes les entrées temporaires de la liste historique de recherche.

Les entrées permanentes sauvées en utilisant Renommer ne sont pas supprimées.

Effacer la liste

Le bouton Effacer la liste supprime toutes les entrées de la liste historique de recherche. En utilisant cette option, toutes les entrées, temporaires et permanentes, sont supprimées.

Paramètres de Recherche

Au sein de la zone paramètres de recherche, les paramètres de l’entrée sélectionnée de l’historique de recherche sont affichés.

La première ligne affiche le type de documents. Les lignes suivantes listent les champs correspondant du type de documents sur le côté gauche. Sur le côté droit, la valeur est affichée, utilisée pour la recherche sélectionnée.

Paramètres de recherche

Lorsque vous exécutez une recherche sur la base des champs d’index, vous pouvez choisir pour chaque champ un paramètre qui déterminera la façon dont la recherche sera effectuée.

Paramètre	Description
*	Caractère de remplacement (joker)
=	Correspondance exacte
>	Plus grand que la valeur entrée
>=	Plus grand ou égal à la valeur entrée
<	Plus petit que la valeur entrée
<=	Plus petit ou égal à la valeur entrée
()	Vide
<>()	Recherche de tous les documents avec le champ d’index non vide
.–.	Plage de recherche Avec cette option, deux valeurs doivent être spécifiés, une limite inférieure et une supérieure, afin de définir un intervalle de recherche.
<>	Différent de la valeur entrée

Recherche avec les champs d’index

Pour effectuer une recherche dans un gestionnaire DTD avec les champs d’index, sélectionnez l’onglet Recherche dans la boîte de contrôle, puis spécifiez le type de documents et saisissez les critères de recherche et si nécessaire, définissez les paramètres de recherche.

Cliquez le bouton Recherche pour effectuer la recherche dans le type de documents sélectionné ou le bouton de Recherche étendue afin d’effectuer la recherche dans tous les types de documents.

Le nombre de documents trouvés et affichés dans la liste de résultats de recherche dépend des critères de recherche entrés. Par exemple, si vous cherchez un document avec un numéro unique (tel qu’un numéro de facture) ; un seul document devrait s’affiché.

Si le paramètre de recherche a été modifié en Plus grand ou égal, tous les documents ayant des numéros plus grands que la valeur spécifiée seront listés en plus.

Recherche avec une combinaison OU

Si plusieurs mots sont saisis dans un champ d’index, la recherche est effectuée avec un OU logique entre les mots.

Exemple

Un document a été déposé sous le nom Grey. Si vous n’êtes pas sûr de l’orthographe du nom, vous pouvez saisir plusieurs possibilités, telles que :

Grey Gray Graye

Dans ce cas la recherche est effectuée pour chacun des mots entrés et le contenu des champs d’index devront correspondre à un des noms recherchés.

Si un document a été enregistré sous le nom John Grey, la recherche ne le trouvera pas. Elle ne peut aboutir que si vous utiliser un caractère Joker : *Grey.

Recherche Joker

Les paramètres de recherche qu’il est possible de définir dans la liste déroulante devant les champs d’index sont utilisables pour faciliter la saisie. Une recherche avec des caractères de substitution tels que l’astérisque * est aussi possible.

Exemple :

Une recherche sur Mi ne retournera par Smith, mais uniquement des documents commençant par Mi. Afin d’obtenir Smith, la recherche doit être exécutée avec *Mi* ou Smi*

L’astérisque peut être utilisé au milieu d’un mot – par exemple avec Me*er, tous les noms tels que Meyer et Meier sont listés.

Recherche entre guillements

Pour vous assurer que le texte recherché dans le WinClient ou le serveur Web est toujours place entre guillemets, ajoutez l’entrée suivantes dans le fichier web.config du serveur FileDirector (“0” = off, “1” = on):

<add key="FDServer.SetQuotedIndexSearch" value="1" />

Liste MRU

Les listes MRU (Most Recently Used, dernières entrées utilisées) contiennent les +entrées recherchées précédemment. En les utilisant, vous pouvez réutiliser les critères de recherche sans avoir à les ressaisir. La liste peut être ouverte avec ALT . Avec la souris, la liste déroulante peut être affichée en cliquant sur la flèche sur le côté droit d’un champ d’index.

Effacer la liste MRU

Les listes MRU gardent jusqu’à 32 entrées. Dès que la liste est pleine, les dernières entrées seront automatiquement écrasées. Si vous souhaitez effacer les listes MRU, sélectionnez Démarrer Options Cache Effacer la liste MRU.

Liste de mots clés

Lorsqu’un champ d’index a été défini pour utiliser des mots clés, les entrées de la liste de mots clés peuvent être sélectionnées directement. Avec le clavier, la liste peut être ouverte avec ALT.

Des raccourcis pour les entrées de listes de mots clés peuvent être utilisés, ce qui évite de taper entièrement l mot clé et accélère la saisie au clavier.

Il est possible de sélectionner simultanément plusieurs mots clés dans une liste déroulante. Dans ce cas, ils sont séparés par un point-virgule dans le champ d’index. Pour afficher les mots clés, cliquez sur l’icône à l’extrémité du champ correspondant.

Saisie d’une date

Si une date doit être saisie, un calendrier s’ouvre à côté du champ d’index dans lequel vous pouvez sélectionnez la date correspondante.

Le Calendrier peut être affiché en cliquant sur l’icône à l’extrémité du champ de date.

Champ mémo

Si un champ est configuré comme champ mémo, il peut être ouvert en cliquant sur le symbole de punaise à l’extrémité du champ.

Liens ODBC

Les liens ODBC permettent que les champs d’index soient remplis automatiquement avec des données hébergées dans une base de données externe, lorsqu’une valeur unique d’index est saisie dans le champ configuré comme lien ODBC.

Par exemple, lorsqu’un numéro de client est saisi, le nom et l’adresse du client peuvent être automatiquement ajouté depuis une base connectée aux champs d’index, pendant la numérisation scanning ou lorsque vous êtes en mode Editer.

La liaison des champs d’index à la base de données doit être configurée par un administrateur comme une connexion ODBC sur le serveur FileDirector.

Indexation manuelle avec la reconnaissance de zone OCR

La reconnaissance OCR manuelle peut être effectuée sur une zone d’une image et les données lues peuvent être insérées dans un champ d’index. Cette fonction nécessite une licence OCR Server.

Reportez-vous à la section sur les Annotations (Index OCR).

Recherche Plein Texte

Il est possible de lancer une recherche sur le contenu des documents afin de récupérer un document qui contient certains mots ou expressions. Cette opération n’est réalisable que si les documents ont été traités avec le module optionnel OCR serveur de FileDirector. Le module de texte intégral OCR peut être configuré pour traiter uniquement certains types de document. Selon la configuration, les informations de texte intégral ne sont disponibles qu’après avoir été ajoutées dans la base de données par un processus planifié.

Pour effectuer une recherche plein texte, sélectionnez Rechercher dans la boîte de contrôle. Sélectionnez le type de documents et activez le champ texte utilisé pour entrer l’information de recherche en sélectionnant l’outil Recherche Plein texte. Pour démarrer la recherche plein texte, entrez le(s) mot(s) et cliquez sur le bouton à droite du champ.

Recherche de plusieurs mots en utilisant AND, OR, OR NOT

Lorsque vous recherchez plusieurs mots en plein texte, reliez les entrées dans le champ de recherche.

Fonction AND :

Lorsque vous entrez Robert AND Mueller dans le champ de recherche plein texte, toutes les pages contenant uniquement les DEUX termes figurent dans les pages résultats.

Fonction OR :

Si des factures et des avoirs sont stockés dans un type de documents, une recherche sur facture OR avoir renvoie les documents contenant les mots facture ou avoir.

Fonction OR NOT :

Si vous recherchez facture OR NOT Mueller, toutes les factures ne contenant PAS le nom Mueller sont listées.

Recherche plein texte combine avec des champs d’index

Vous pouvez combiner une recherche en texte intégral avec des champs d’index. Si, en plus du champ de recherche plein texte, des champs d’index sont remplis, le résultat de la recherche sera limité.

Recherche dans un document

Lorsque vous affichez un document figurant dans un type de documents défini pour une reconnaissance OCR Plein texte, une recherche peut être exécutée dans ce document. Une barre de recherche est disponible en haut de la fenêtre d’affichage du document. Entrez le mot recherché, puis appuyez sur le bouton Recherche à droite de la barre.

Si le mot est trouvé, il apparaît en surbrillance partout où il figure dans le document. Lorsqu’il existe plusieurs occurrences du mot, utilisez les boutons Suivant et Précédent dans la barre de recherche pour les afficher.

Par ailleurs, vous pouvez modifier la couleur de surbrillance en cliquant sur le bouton Choisir la Couleur dans la barre de recherche, puis sélectionnez la couleur souhaitée.

Affichage des types de documents

Il est possible de configurer des paramètres individuels pour les utilisateurs et les groupes pour les champs de la boîte de contrôle et la liste des résultats de recherche dans le WinClient pour un type de document. Cette configuration est effectuée par un utilisateur administratif dans Enterprise Manager.

Ces paramètres peuvent être définis séparément pour les onglets Recherche et Édition/Scanner.

Il est possible de configurer des vues qui détermineront les champs du type de document qui seront disponibles pour les utilisateurs, ainsi que l’ordre dans lequel ils seront affichés. En outre, des séparateurs ou des séparateurs de groupe peuvent être ajoutés pour regrouper les champs dans la boîte de contrôle.