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Se connecterIl existe trois types de listes de documents dans le WinClient, utilisées à différentes fins. Elles permettent d’exécuter sur les documents des actions différentes selon la liste utilisée.
Le même document peut apparaître simultanément dans plusieurs listes, par exemple comme un document serveur, ou comme copie locale dans la liste des documents locaux.
Couleurs de ligne
La couleur de fond des lignes dans les listes de documents peut être définie, selon la valeur du champ. Ceci peut être configuré dans le FileDirector Enterprise Manager.
La couleur de ligne affichée dépend de valeurs de champ spécifiées dans l’Enterprise Manager. Les options sont qu’une valeur contenue dans le champ doit être : Égal à, Non égal à, Plus petit que, Inférieur ou égal à, Plus grand que, Supérieur ou égal à, dans une zone.
Plusieurs conditions peuvent être définies de sorte que différentes couleurs de fond puissent être utilisées.
Si plusieurs champs de couleurs différentes sont définis dans un même type de document, le dernier champ d’un type de document, défini pour les couleurs de ligne et correspondant à une définition, détermine la couleur de ligne affichée dans FileDirector WinClient.
Liste de Résultats de recherche
Lorsqu’une recherche aboutit, les résultats s’affichent dans la liste des résultats de la recherche. Si cette liste est déjà ouverte, elle est mise à jour à partir des nouveaux résultats. Cette liste s’affiche uniquement lorsque vous êtes connecté au serveur FileDirector.
Si la recherche est exécutée sur un seul type de document, seuls les documents correspondants dans ce type de documents s’affichent. Si la recherche est exécutée sur tous les types de documents pour lesquels vous avez des droits d’accès, les résultats s’affichent séparément pour chaque type de document. Le nom du type de document et le nombre de documents trouvés sont indiqués.
Chaque document est affiché avec son statut actuel ; vous pouvez donc déterminer rapidement les documents qui sont disponibles, ceux que vous avez sortis et ceux qui ont été sortis par d’autres utilisateurs.
Dans chaque type de document, vous pouvez trier la liste en cliquant sur l’en-tête de colonne correspondant. Pour afficher les documents, double-cliquez sur la ligne correspondante.
Résultats d’une recherche plein texte
Lorsque vous effectuez une recherche plein texte, les résultats s’affichent dans la liste des Résultats de Recherche. Chaque enregistrement présent dans la liste renvoie à une page spécifique d’un document (document multipage) avec mention du numéro de page. De plus, pour chaque page trouvée, une indication de pertinence est indiquée en relation avec la recherche exécutée.
Les documents en format électronique, tels que des fichiers MS Word ou PDF sont inclus dans la recherche, cependant, lorsque vous sélectionnez un document à visualiser, la page 1 s’affiche toujours.
Liste Documents Locaux
Les documents affichés dans cette liste sont stockés localement sur le poste de travail ; il peut s’agir de nouveaux documents, de documents sortis pour édition ou de documents que vous avez téléchargés.
Les nouveaux documents, qu’ils soient numérisés, importés ou envoyés à FileDirector, sont stockés localement et affichés dans la liste des documents locaux avant d’être enregistrés sur le serveur FileDirector.
Les documents qui ont été sortis et ceux pour lesquels une copie locale a été créée figurent dans cette liste.
Chaque document est affiché avec son statut actuel ; vous pouvez donc déterminer rapidement les documents qui sont disponibles, ceux que vous avez sortis et ceux qui ont été sortis par d’autres utilisateurs.
Dans chaque type de document, vous pouvez trier la liste en cliquant sur l’en-tête de colonne correspondant.
Pour afficher les documents, double-cliquez sur la ligne correspondante.
Vous pouvez personnaliser le nom par défaut Documents Locaux dans la configuration d’un gestionnaire DTD, et donc peut être différent.
Boîte de réception (liste personnelle)
Les documents affichés dans la boîte de réception y ont été envoyés par d’autres utilisateurs FileDirector ou par un processus si l’utilisateur est destinataire dans ce processus.
Pour que les documents envoyés par d’autres utilisateurs ou par un processus arrivent dans la boîte de réception, le WinClient doit être connecté au serveur FileDirector.
Chaque document est affiché avec son statut actuel ; vous pouvez donc déterminer rapidement les documents qui sont disponibles, ceux que vous avez sortis et ceux qui ont été sortis par d’autres utilisateurs.
Pour chaque document de la liste, la fonction de gestion de processus peut spécifier une action qui peut être une tâche à exécuter, par exemple Approuver/Rejeter, Commentaire ou Visualiser. Cette tache doit être exécutée pour permettre au document de passer à l’étape suivante.
Pour afficher les documents, double-cliquez sur la ligne correspondante.
En cas de réception d’un document, la boîte de réception doit être rafraîchie. Dans Démarrer ->Options ->Notification, vous pouvez demander qu’une notification soit automatiquement générée lorsqu’un nouveau document arrive dans la liste personnelle. Appuyez sur F5 pour rafraîchir la liste personnelle manuellement.
Affichage des listes de documents
Par défaut, les listes de documents sont affichées sous forme d’onglets et vous ne pouvez visualiser qu’une liste à la fois.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un onglet pour afficher les listes horizontalement ou verticalement, afin de visualiser simultanément le contenu de chaque liste. Il est possible de définir des groups d’onglets. Lorsque deux onglets sont affichés pour les listes de documents (par exemple, une liste des résultats de la recherche et une liste de documents locaux), vous pouvez créer un groupe d’onglets en cliquant avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant Nouveau groupes d’onglets horizontal ou Nouveau group d’onglets vertical. Une nouvelle zone apparaît avec la liste de documents sélectionnée précédemment. Les listes peuvent être déplacées en faisant un glisser/déposer d’un groupe à un autre ou à partir du menu contextuel avec Déplacer vers Groupe d’onglets précédent/suivant.
Statut du document
Chaque document de la liste possède un statut défini. Ce statut indique si le document est stocké sur le serveur FileDirector ou localement sur le poste de travail. Si un document est en cours de modification par un autre utilisateur, il apparaît avec le statut Lecture seule, dans ce cas, il ne peut pas être édité au même instant.
Nouveau
Les documents avec le statut Nouveau sont stockés localement sur le poste de travail et ne sont pas enregistré sur le serveur FileDirector. Ils sont seulement disponibles que pour l’utilisateur actuellement connecté sur cette station de travail et n’apparaissent que dans la liste des documents locaux.
Stocké
Le statut Stocké indique qu’un document a été enregistré sur le serveur FileDirector. Pour être modifiable, le document doit être sorti afin d’éviter que d’autres utilisateurs effectuent parallèlement des modifications. Selon la configuration, la sortie du document peut se faire automatiquement ou manuellement. Les documents ayant le statut Stocké peuvent s’afficher dans les trois listes de documents.
Un document Stocké figurant dans la liste de recherche est un document téléchargé depuis le serveur. Si un document stocké apparaît dans la liste des documents locaux, il s’agit d’une copie locale téléchargée sur le poste de travail. Une fois enregistrés, ces documents s’affichent également dans la liste des documents locaux si une copie locale est conservée. Vous pouvez ainsi voir les documents sans pour autant être connecté au serveur FileDirector.
Voir aussi :
Sorti
Un document a le statut Sorti lorsque vous l’avez extrait du serveur FileDirector. Pendant l’extraction, une copie locale du document est automatiquement générée et affichée dans la liste des documents locaux. Ce statut s’affiche pour chaque document sorti actuellement listé dans votre liste personnelle. Pour les autres utilisateurs, ces documents sont affichés avec le statut Lecture seule et ne peuvent pas être édités.
Lecture Seule
Les documents ayant le statut Lecture seule sont ceux actuellement sorti par un autre utilisateur FileDirector. Ces documents peuvent être affichés mais ne peuvent pas être sortis en vue de les modifier. Ce statut peut apparaître dans les trois listes de documents.
Chargement
Le statut Chargement s’affiche pour tous les documents en cours d’envoie au serveur FileDirector. Il s’agit de nouveaux documents qui sont enregistrés pour la première fois ou de documents préalablement sortis puis réenregistrés après modification. Ce statut peut apparaître dans les trois listes de documents.
Supprimé
Pour visualiser les documents effacés du serveur, sélectionnez Recherche Info sur l’onglet Recherche dans la boîte de contrôle du gestionnaire DTD puis sélectionnez l’entrée Supprimé dans le champ Statut. En effectuant une recherche, les documents supprimés s’affichent, ils peuvent être annulés en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant Récupérer document.
Champ “Statut”
Le champ Statut dans la liste des documents locaux permet de visualiser des informations détaillées sur les problèmes éventuellement rencontrés lors de l’enregistrement du document. Par exemple, si un utilisateur essaye d’enregistrer un document alors qu’un champ obligatoire est resté vide, l’enregistrement n’a pas lieu et le champ statut en indique la raison.
Il peut s’agir de champs obligatoires qui n’ont pas été remplis ou de champs dont la validité doit être contrôlée par le serveur (par exemple, la date spécifiée est-elle valide ?).
Voir aussi : Enregistrement et sortie de document
Modes d’affichage
Les listes de documents peuvent être affichées de plusieurs façons, en fonction de vos besoins. Vous pouvez déterminer la manière dont les types de documents s’affichent et dont les listes apparaissent dans un type de documents.
Listes de types de documents
Vue par défaut
Chaque liste de documents affiche les documents regroupés par types de documents tous les groupes de types de documents sont en mode déroulant. Le nombre de types de documents est affiché en haut de la liste.
Si une recherche étendue est exécutée, tous les types de documents sont listés.
Activer/Désactiver la vue détail
Le bouton Bascule en vue détail permet de basculer entre la vue détaillée et la vue par type de documents.
Développer la liste déroulante d’un type de documents
Pour dérouler une liste d’un type de documents, cliquez sur le symbole Plus, qui se situe sur la gauche du nom du type de documents.
Réduire la liste d’un type de documents
Pour réduire un type de documents dans une liste de documents, cliquez sur le symbole Moins, à gauche du nom du type de documents.
Afficher un seul type de documents
Pour n’afficher qu’un seul type de documents de la liste, cliquez sur la Loupe à gauche des en-têtes de colonnes du type de documents concerné.
Afficher tous les types de documents
Pour afficher tous les types de documents de la liste, cliquez sur la Croix à gauche des en-têtes de colonnes.
Listes de documents
Tri ascendant/descendant dans un type de document
Les documents dans une liste de types de documents peuvent être triés sur la base de n’importe quelle colonne. Cliquez sur la colonne correspondante. En cliquant à nouveau sur l’en-tête de colonne, vous inversez l’ordre de tri.
Vous pouvez également sélectionner le tri ascendant ou le tri descendant, dans le menu contextuel qui s’ouvre par un clic droit sur l’en-tête de colonne.
Après une recherche, le résultat peut être retrié en cliquant sur l’en-tête de colonne tout en maintenant la touche Shift.
Changer l’ordre des colonnes
L’ordre des colonnes d’un type de document peut être modifié en glissant et déposant un en-tête de colonne à la nouvelle position.
Changer la largeur des colonnes
Il est possible de modifier la largeur des colonnes dans un type de documents.
Méthode 1 :
Déplacez la souris sur la ligne de séparation entre deux en-têtes de colonnes. Le curseur prend la forme d’une flèche à deux pointes. En maintenant appuyé le bouton gauche de la souris, vous pouvez déplacer la ligne de division en fonction de la largeur voulue.
Méthode 2 :
Placez le curseur de la souris sur l’en-tête de colonne à modifier et faites un clic droit. Sélectionnez l’option Meilleur choix, qui ajuste automatiquement la largeur de cette colonne. Lorsque vous sélectionnez Meilleur choix (toutes colonnes), toutes les colonnes de ce type de documents sont automatiquement ajustées.
Personnalisation des colonnes
Si un type de documents utilise un grand nombre de champs, l’affichage risqué de devenir illisible du fait que celles-ci sont trop étroites pour la taille et la résolution du moniteur. Vous pouvez alors sélectionnez certaines colonnes à afficher et cacher provisoirement les autres. Faites un clic droit sur l’en-tête de colonne et sélectionnez Personnalisation de colonnes. Une petite fenêtre s’ouvre dans laquelle les colonnes des champs d’index peuvent être déposées par glisser-déposer. Elles ne seront pas affichées. Pour afficher à nouveau toutes les colonnes, réduisez la liste et passez ensuite à la vue détaillée.
Ouvrir une liste
Pour ouvrir un groupe de colonnes pour l’affichage des documents, cliquez sur la case Plus, à gauche du nom du type de document.
Minimiser une liste
Pour fermer un groupe de colonnes pour masquer la liste de documents, appuyez sur la case Moins, sur la gauche du nom du type de Documents.
Filtre de colonne
Pour chaque colonne, une flèche déroulante est affichée. Les filtres peuvent être définis pour les données d’index énumérées dans cette colonne. La liste peut être filtrée pour les blancs, les non-blancs ou les valeurs renvoyées par la recherche initiale.
Il est également possible de configurer des filtres personnalisés qui peuvent filtrer les valeurs d’index d’une colonne pour certaines plages :
Grouper les listes en utilisant l’en-tête de colonne
Les listes dans le FileDirector WinClient peuvent être groupées en utilisant l’en-tête de colonne.
Il suffit de faire glisser un en-tête de colonne d’une liste vers la section supérieure de la liste pour que la liste soit regroupée par l’en-tête sélectionné.
Plusieurs en-têtes de colonne peuvent être utilisés pour le regroupement. Chaque en-tête sélectionné représente un niveau de regroupement..
Le menu contextuel, qui peut être ouvert en appuyant sur le bouton droit de la souris dans la zone située au-dessus de la liste, contient les options suivantes :
| Icon | Option | Description |
 | Expansion complete | Pour autant qu’un regroupement ait été défini, tous les groupes de la liste correspondante sont étendus. |
 | Reduction complete | Pour autant qu’un regroupement ait été défini, tous les groupes sont réduis. |
 | Effacer le groupement | Tous les éléments de regroupement sont effacés et la liste est affichée dans le tri par défaut. |
 | Masquer panneau de groupe | Cache la zone de regroupement au-dessus des en-têtes des listes. Note : Le panneau de groupe peut être affiché en utilisant le menu contextuel de l’en-tête de liste. |
Exemple (Résultats de recherche triés par le numéro Client)
Liste originale triée
Compressée
Etendue (un seul en-tête)
Etendue (en-têtes multiples)
Sélection de documents
Parmi les procédures générales de sélection, vous pouvez utiliser les commandes du menu du clic droit de la souris dans une liste de documents.
Les options sont :
| Icône/Command | Raccourci | Description |
| Tout sélectionner | CTRL+A | Tous les documents sont sélectionnés |
 Basculer | CTRL+T | Inverse la sélection |
 Supprimer | CTRL+R | Tous les documents sont désélectionnés |
Total de la colonne
Quand une liste de documents comporte un champ qui contient des valeurs numériques, vous pouvez calculer le total des valeurs contenues dans ce champ. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le champ et sélectionnez Total de la colonne. Le total s’affichera dans une fenêtre.
HyperLien
Lorsqu’une URL a été ajoutée à un champ paramétré comme HyperLien, l’URL sera affichée dans les listes de documents, et on peut cliquer dessus pour ouvrir l’emplacement de l’URL.
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