Gestion de Processus Métiers

Il est possible d’intégrer les documents FileDirector dans un processus de workflow en utilisant l’option de gestion de processus. Ce module permet de configurer le cheminement d’un document à travers les différentes étapes d’un processus défini puis de l’exécuter.

Un processus comporte plusieurs étapes qui sont exécutées successivement. Chaque étape du processus peut être configurée individuellement pour s’exécuter afin de déclencher l’exécution d’une action par un ou plusieurs utilisateurs. Des tâches prédéfinies sont spécifiées pour chaque utilisateur, par exemple approuver, rejeter, commenter ou simplement visionner (avec confirmation).

Si la tâche spécifiée est exécutée, le document est dirigé vers l’étape suivante du processus, selon la structure de ce dernier. La gestion des processus contrôle le cheminement du document à travers les étapes du processus et garde une trace du statut et de la localisation du document.

Envoi à un processus

Les processus doivent avoir été configurés pour qu’il soit possible d’y ajouter un document. L’envoi de documents à un processus peut être manuel ou automatique.

Envoi Manuel

Pour envoyer manuellement des documents à un processus :

1. Sélectionnez le document à envoyer
2. Faites un clic droit et sélectionnez Envoyer à… Processus.
3. Sélectionnez le processus à utiliser. Celui-ci doit avoir fait l’objet d’une vérification par l’administrateur qui configure les processus en fonction des besoins de la société.
4. Ajoutez un commentaire, si nécessaire
5. Cliquez sur Ok

Envoi automatique

Les documents peuvent être automatiquement envoyés à un processus, en fonction de la configuration de ce dernier. Les options d’envoi automatique incluent :

• Les nouveaux documents ajoutés dans un type de documents éventuellement en fonction des critères d’indexation fixés pour le document
• Des documents existants dans un type de documents, en fonction de critères d’index défini pour ce document.

Réception de document

Chaque document reçu par un utilisateur dans le cadre d’un processus est répertorié dans sa boîte de réception. L’action que l’utilisateur doit effectuer est affichée dans la colonne Action de la boîte de réception. Cela inclut les documents reçus dans le cadre d’un processus et ceux provenant de workflows ad hoc.

Lorsqu’un document est ouvert, ce qui suit se produit :

Lorsque le style de mise en page 1 est utilisé, un bouton est affiché dans la fenêtre d’affichage pour effectuer l’action correspondante. Les commentaires qui ont déjà été ajoutés par d’autres utilisateurs sont également affichés.

Lorsque le style de mise en page 2 ou 3 est utilisé, un panneau de tâches s’ouvre à droite de la fenêtre d’affichage pour permettre à l’utilisateur d’exécuter l’action requise. Les commentaires sont également affichés, y compris ceux que d’autres utilisateurs auraient déjà ajoutés.

Une fois l’action requise effectuée, le document est fermé et retourné au gestionnaire de processus. Si nécessaire, vous pouvez garder un lien (une copie locale) du document dans votre boîte de réception en sélectionnant Garder une copie avant l’exécution de l’action requise.

Actions de processus

Pour chaque document que reçoit un utilisateur, l’action configurée doit être exécutée. Le document reste dans la boîte de réception de l’utilisateur jusqu’à ce que l’action requise soit exécutée ou que le délai imparti soit atteint. Le gestionnaire de processus prend alors le contrôle du document.

Il est possible de définir les actions suivantes :

Pas d’action

L’option Pas d’action est utilisée pour envoyer un document à un utilisateur au cours d’un processus à des fins d’information. Cette action n’influence pas du tout le processus.

Confirmer l’affichage

Si l’action Affichage est spécifiée pour un document, l’utilisateur doit confirmer qu’il a visualisé le document. Le gestionnaire de processus peut alors diriger le document vers la prochaine étape du processus. Avant de confirmer l’action, l’utilisateur peut sélectionner Garder une copie. Ainsi, le document restera dans la boîte de réception de l’utilisateur une fois l’action exécutée.

Commentaire

Lorsqu’un document contient l’action Commentaire, l’utilisateur doit visualiser le document et ajouter un commentaire. Le bouton Commenter le document permet d’ouvrir une fenêtre affichant tous les commentaires précédents dans laquelle l’utilisateur peut ajouter ses propres commentaires. Le gestionnaire de processus dirige ensuite document vers la prochaine étape du processus. Avant de confirmer l’action, l’utilisateur peut sélectionner Garder une copie. Ainsi, le document restera dans la boîte de réception de l’utilisateur une fois l’action exécutée.

Approuve/Rejette

Lorsqu’un document est configuré avec l’action Approuve/Rejette, l’utilisateur doit le lire et choisir de l’approuver ou de le rejeter. Dans les deux cas, il peut ajouter un commentaire. Le gestionnaire de processus dirige ensuite le document vers la prochaine étape du processus. Avant de confirmer l’action, l’utilisateur peut sélectionner Garder une copie. Ainsi, le document restera dans la boîte de réception de l’utilisateur une fois l’action exécutée.

Le texte de l’action par défaut est Approuver le document ou Rejeter le document. L’utilisateur peut définir lui-même ce texte, de sorte que les actions Approuve/Rejette peuvent avoir des noms différents.

Validation des actions utilisateurs

Il est possible de définir des actions utilisateurs pendant la configuration du processus. Une liste d’entrées est alors définie et elle doit être complétée pour que l’utilisateur puisse confirmer l’action. Cette liste peut être spécifique d’un utilisateur. Tant que toutes les entrées ne sont pas validées, le document est rejeté. Il ne peut pas être dirigé vers l’étape suivante du processus et reste donc dans la boîte de réception.

Les options qui ont été validées peuvent être visualisées dans le commentaire du document.

Garder une copie

Si vous décidez de garder une copie du document après avoir exécuté l’action du processus, vous pouvez supprimer ce document à tout moment. Cette opération ne supprime pas le document stocké sur le serveur mais uniquement celui qui se trouve dans votre boîte de réception. Un document ayant le statut Sortie ne peut pas être supprimé de la liste.

Branche interactive

Un autre type d’action utilisateur dans la gestion de processus management peut être une Branche Interactive.

Des branches interactives sont nécessaires lorsque, pour des documents de même type, des étapes cibles variables dans la gestion du processus sont possibles et qu’un routage par valeurs de champs d’index n’est pas possible.

À cette fin, une fenêtre pop-up avec des options est affichée à l’utilisateur.

Ces options sont définies par un administrateur FileDirector dans l’Enterprise Manager.

Exemple de Branche Interactive

L’exemple ci-dessous montre une Branche Interactive avec deux options.

Statut des Processus

Il est possible d’afficher le statut actuel d’un document à l’intérieur d’un processus. Pour chaque document, les informations suivantes s’affichent : le nom du processus, l’utilisateur actuel du document, l’action qu’il doit exécuter, le nom de l’utilisateur qui a envoyé le document au processus et la date et l’heure auxquelles le document a été envoyé au processus.

Vous pouvez appeler les documents et y ajouter un commentaire depuis la fenêtre de statut des processus. Vous pouvez aussi imprimer la liste des processus et, au besoin, annuler un document. Dans le menu Extras, sélectionnez Statut du processus.

Pour un document particulier, vous pouvez afficher les mêmes informations et exécuter les actions en cliquant avec le bouton droit et en sélectionnant Document Info, puis l’onglet Processus

Configuration de l’absence

Lorsque vous utilisez la gestion des processus, les documents à traiter sont envoyés aux différents utilisateurs. L’utilisateur voit ces documents dans sa boîte de réception. Si l’utilisateur est absent, il peut désigner un remplaçant pour une période temporaire. Ce remplaçant doit posséder les droits nécessaires pour travailler sur les documents et assurer l’intérim en conséquence.

Pour définir les paramètres, sélectionnez Extras Configuration absence. L’opération peut également être effectuée par un administrateur FileDirector dans Enterprise Manager.

Exemple 1 :

Un seul assistant est désigné.

L’utilisateur 1 défini uniquement comme assistant désigné l’utilisateur 2 et l’utilisateur 2 n’a pas défini d’absence.

Les documents sont transmis à l’utilisateur 2.

Exemple 2 :

Un seul assistant est désigné.

L’utilisateur 1 défini uniquement comme assistant désigné l’utilisateur 2 et l’utilisateur 2 a défini une absence. Les documents ne sont pas transmis.

Exemple 3 :

Plusieurs assistants sont désignés.

L’utilisateur 1 défini comme assistants désignés pendant son absence les utilisateurs 2 et 3. Ni l’utilisateur 2 ni l’utilisateur 3 n’ont activé les paramètres d’absence.

Les documents sont transmis seulement au premier utilisateur de la liste.

Exemple 4:

Plusieurs assistants sont désignés.

L’utilisateur 1 défini comme assistants désignés pendant son absence les utilisateurs 2 et 3. L’utilisateur 2 a aussi une absence activée mais pas l’utilisateur 3.

Les documents sont transmis seulement au premier utilisateur de la liste n’ayant pas activé les paramètres d’absence.

Exemple 5 :

Plusieurs assistants sont désignés.

L’utilisateur 1 défini comme assistants désignés pendant son absence les utilisateurs 2 et 3. Les utilisateurs 2 et 3 ont aussi une gestion absence activée.

Les documents ne sont pas transmis.

Signer des documents en utilisant un pad de signature

Il est possible de configure un processus de telle sorte que les documents doivent être signés pour être approuvés. Dans ce cas, une licence et le matériel spécifique sont nécessaires. FileDirector peut utiliser différents pads. La configuration est décrite dans la section Signatures du chapitre Paramètrage/Options.

Si un utilisateur doit signer un document, une fenêtre s’ouvre pour lui permettre d’inscrire sa signature sur le pad. La signature est comparée avec les modèles de signatures enregistrés durant la configuration et, si elle correspond, elle est acceptée. Dans le cas contraire, l’utilisateur doit recommencer.