Export sur supports externes (Retrieval Media)

Il est possible d’exporter les documents et les données d’index associées de FileDirector vers d’autres supports, ainsi qu’une application Retrieval pour afficher les documents avec leurs données d’index. Vous pouvez visualiser ces données sans utiliser un serveur FileDirector. Le client spécifique Retrieval est disponible à cette fin. Cette solution offre une méthode très simple pour transmettre des données d’un serveur FileDirector à un utilisateur qui n’a pas accès à l’infrastructure FileDirector.

Conditions

Pour créer un CD ou un DVD de récupération, des « tickers » sont nécessaires. Ces tickers doivent être achetés par lot et ils sont stockés dans la licence du produit. Il est possible d’exporter et d’ajouter des documents dans une collection de données déjà enregistrée. Lorsque les données requises ont toutes été collectées, il convient de leur octroyer une licence à l’aide d’un ticker. Une fois la licence accordée, le programme Retrieval peut traiter les données.

Un CD ou DVD avec une licence peut être copié sans aucune limitation et sans nouveau ticker. Si les données d’une collection possédant déjà une licence sont modifiées, un nouveau ticker est nécessaire.

Si une collection de documents occupe plus d’un CD ou DVD, les données sont divisées en plusieurs répertoires. Ces répertoires peuvent être ouverts par le client Retrieval comme tout autre gestionnaire DTD. Pour chaque répertoire, un ticker est nécessaire.

Créer un CD/DVD Retrieval

Pour exporter des documents sur un support, sélectionnez-les et choisissez Fichier Export Exporter sur CD/DVD.

Si vous exportez des documents issus de différents types de documents, vous pouvez les regrouper un à un sans avoir à mettre en œuvre une licence après l’exportation. Il est possible de créer une liste de documents contenant plus de documents que le nombre maximum actuellement affichable.

Vous pouvez à tout moment ajouter des documents dans un gestionnaire DTD exporté. Si l’export du gestionnaire DTD dispose déjà d’un ticker, un nouveau ticker est nécessaire. Si aucun ticker n’a encore été utilisé, les documents sont ajoutés librement et le ticker n’est nécessaire qu’à la fin du processus.

Une fois que vous avez sélectionné les documents à exporter, sélectionnez Fichier Export Exporter sur CD/DVD, la fenêtre Exporter sur CD/DVD s’ouvre.

Répertoire cible

Les données exportées sont placées dans le répertoire cible. Un sous-dossier nommé avec l’ID du gestionnaire DTD est créé. Un fichier CABINETS.XML est également créé et utilisé par le client Retrieval. Un fichier de licence et d’autres fichiers XML sont créés, ils décrivent le contenu du gestionnaire DTD.

Révisions / historiques inclus

Pour exporter des révisions de document, cochez cette option. Notez que l’utilisateur qui exporte les données doit posséder les droits requis pour visualiser les révisions ; à défaut, l’exportation des données ne se déroule pas correctement.

Plein texte inclus

Les informations générées à la suite d’une reconnaissance plein texte peuvent être incluses dans l’export et utilisées lors de la recherche de documents dans le logiciel Retrieval

Nouveau répertoire cible après :

Indiquez ici la taille du répertoire cible. La taille des fichiers XML est prise en considération lors du calcul de l’espace nécessaire.

Si le client Retrieval est également copié, veillez à réserver suffisamment d’espace sur le support d’export.

Informations générales

Indiquez ici la raison sociale de la société et l’utilisateur qui réalise l’exportation des données.

Certificats

Lorsque vous utilisez un certificat, vous pouvez réaliser l’exportation avec une signature numérique.

Pour utiliser cette fonctionnalité, les services de certification doivent être disponibles dans le domaine (Public Key Infrastructure – PKI). Une signature permet de s’assurer que les données exportées proviennent d’une source fiable.

ID Média

Chaque nouveau support contient un numéro unique, ou ID Média. Cet ID permet d’identifier un disque comme étant l’original. Il est possible d’indiquer ici les ID Médias précédents, actuels et suivants.

Licence Retrieval

Cette option met un fichier licence sur les données exportées du gestionnaire DTD. Si la collection de données exportées est plus grande que l’espace spécifié, un nouveau sous-répertoire est créé avec un nouveau répertoire du gestionnaire DTD. Pour chaque répertoire, un ticker est utilisé pour la licence.

Les exports de 23000 MB ou plus utilisent quatre tickers pour l’octroi de licences.

Lancer

FileDirector ne comporte pas de logiciel de gravure ; par conséquent, les données exportées ne peuvent pas être directement écrites sur le CD/DVD. Les données sont toujours écrites dans un répertoire d’export dont la taille ne doit pas dépasser celle du support envisagé. Pour qu’il soit possible de graver ces données sur un CD/DVD, une licence doit leur être octroyée.

Client Retrieval

Pour récupérer les données d’un disque, vous devez posséder le client FileDirector Retrieval. Celui-ci doit être disponible pour quiconque a besoin d’utiliser le disque. Le client Retrieval peut être copié sur le disque ou envoyé aux utilisateurs par d’autres moyens.

Installation

Sur le Cd d’installation de FileDirector, le client retrieval peut être trouvé dans le dossier Setups FileDirector Retrieval Setup.msi.

Pour l’installation, connectez-vous au système en tant qu’administrateur et exécutez le fichier *.msi. Suivez les instructions qui s’affichent à l’écran.

Après l’installation, une icône de FileDirector Retrieval apparaît sur le bureau. Double-cliquez sur l’icône pour lancer le programme.

Ouvrir un gestionnaire DTD avec le Client Retrieval

Au démarrage du client Retrieval, une fenêtre permettant l’ouverture d’un gestionnaire DTD s’affiche. Ouvrez le fichier Cabinets.xml, qui a été créé lors de l’exportation. Vous ne pouvez ouvrir un gestionnaire DTD exporté que si une licence lui a été octroyée.

Le client FileDirector retrieval est comparable à un WinClient aux fonctionnalités restreintes. Ces fonctionnalités sont décrites dans la documentation du WinClient.