Annotations

Il est possible d’ajouter des annotations aux pages en format .TIF, *.JPG ou *.PDF d’un document. Les annotations peuvent apparaître sous la forme de zones en surbrillance en couleur, de lignes, de flèches, de liens hypertexte, etc. Ces annotations ne modifient pas le document original et se superposent à l’image d’origine.

En cas d’ajout ou de suppression d’annotations dans une page, le document est traité comme s’il était édité. Une fois les annotations ajoutées à la page, un document peut être réenregistré dans le gestionnaire DTD, créant une nouvelle révision.

Les annotations ne peuvent être modifies que siles droits appropriés sont définis. Ainsi, il est possible de masquer des parties de texte en les recouvrant de blocs blancs ou noirs que les autres utilisateurs ne peuvent déplacer.

Si une page a une annotation, un symbole Plus apparaît dans le coin gauche de la vue des miniatures.

Afficher/Cacher les annotations

Cliquez sur le bouton Montre/Cache les annotations pour afficher ou masquer les annotations. Seul l’utilisateur autorisé à modifier les annotations peut les masquer ou les afficher.

Sélectionner un type d’annotation

Pour ajouter une annotation à une page d’un document, vous devez afficher la page dans la fenêtre d’affichage. La page doit avoir le format *.TIF, *.JPG ou *.PDF.

Le type d’annotation à ajouter à la page peut être sélectionné à deux endroits :

Sélectionnez le type d’annotation souhaité annotation dans la liste déroulante des Annotations, figurant dans la zone de visualisation des documents. L’icône par défaut est celle du zoom, mais elle change en fonction du type d’annotation sélectionné. Sinon, faites un clic droit sur la page dans la fenêtre d’affichage, sélectionnez Annotations puis choisissez le type d’annotation souhaité.

Masque noir

Sélectionnez l’outil Masque noir et dessinez un rectangle sur la page. Il sera rempli de noir et le contenu en dessous sera occulté.

Pour changer la couleur de remplissage, double cliquez sur le rectangle, sélectionnez Choisir la couleur, puis sélectionnez la couleur souhaitée.

Masque blanc

Sélectionnez l’outil Masque blanc et dessinez un rectangle sur la page. Il sera rempli de blanc et le contenu en dessous sera occulté.

Pour changer la couleur de remplissage, double cliquez sur le rectangle, sélectionnez Choisir la couleur, puis sélectionnez la couleur souhaitée.

Texte

Sélectionnez Texte pour ajouter une annotation de type texte sur la page. Une annotation texte ne possède aucune couleur de fond. Dessinez un rectangle sur la page, lorsque vous relâchez le bouton gauche de la souris, les propriétés du type d’annotation s’affichent dans la fenêtre. Entrez le texte puis sélectionnez la police et la couleur. Lorsque vous cliquez sur OK, l’annotation s’affiche.

Le texte de l’annotation est reconnu lorsque la lecture en texte intégral est configurée. Vous pouvez recherche un document en tapant le texte d’une annotation texte dans la recherche plein texte.

Ligne

Sélectionnez l’outil Ligne pour dessiner une ligne sur la page. Pour tracer une ligne, déplacez la souris tout en maintenant le bouton gauche enfoncé, puis relâchez le bouton à l’endroit souhaité.

Vous pouvez changer la couleur de la ligne en double-cliquant dessus. Sélectionnez Choisir la couleur, sélectionnez la couleur puis cliquez sur OK.

Flèche

Sélectionnez l’outil Flèche pour dessiner une flèche sur la page. Tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez la souris pour tracer la ligne, et relâchez le bouton gauche pour compléter la ligne.

Vous pouvez changer la couleur de la flèche en double-cliquant dessus. Sélectionnez Choisir la couleur, sélectionnez la couleur puis cliquez sur OK.

Surbrillance

Sélectionnez l’outil Surbrillance et dessinez un rectangle sur page. Une partie de l’image est ainsi mise en évidence sans masquer le contenu sous-jacent. This annotation works like a text marker used on paper.

Vous pouvez changer la couleur de la surbrillance en double-cliquant dessus. Sélectionnez Choisir la couleur, sélectionnez la couleur puis cliquez sur OK.

Note épinglée

Sélectionnez l’outil Note épinglée pour ajouter une note dans la page. Elle aura un fond jaune.

Une fois l’outil sélectionné, maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé à l’endroit où la note doit commencer. Faites glisser la souris à l’endroit où la note doit se terminer et relâchez le bouton de la souris. Les propriétés de l’annotation sont affichées dans une fenêtre. Entrez le texte et sélectionnez les propriétés de la police. Lorsque vous cliquez sur OK, la note s’affiche sur la page.

Mini-note épinglée

Sélectionnez l’outil Mini-note épinglée pour ajouter une mini note dans le document ou la page. Une fenêtre contextuelle s’ouvre dans laquelle vous pouvez entrer le texte de la note.

La mini-note affiche une icône de note dans la page ou le document. Cliquez dessus pour l’ouvrir, la consulter ou l’éditer si nécessaire.

Dans des images, telles que des images TIFF ou JPG numérisées ou importées, il est possible d’ajouter plusieurs mini-notes sur une page et de les positionnés selon les besoins. Dans des documents électroniques tels que des fichiers MS Word, vous ne pouvez ajouter qu’une seule mini-note ; l’icône correspondante s’affiche en haut à gauche de la fenêtre d’affichage.

Hyperlien

Sélectionnez l’outil Hyperlien pour créer un lien vers une URL sur la page.

Si vous choisissez ce type d’annotation, faites glisser une case dans la zone où vous souhaitez placer l’hyperlien. Une fois le bouton de la souris relâché, une fenêtre s’affiche dans laquelle les propriétés de l’hyperlien sont spécifiées.

Saisissez une description de l’hyperlien à afficher sur la page. Sélectionnez une police et une couleur pour le texte.

L’hyperlien peut être un lien vers une URL, par exemple un site Web externe. Entrez l’adresse web dans le champ URL.

Signature

Pour insérer une signature sur un document, vous devez au préalable définir un fichier image. Pour cela, sélectionnezExtra Options Signature Choisissez votre image de signature. Vous pouvez définir jusqu’à trois signatures différentes par personne. Pour placer la signature, un mot de passe doit être entré, le même mot de passe doit être configuré pour les trois signatures. L’image de la signature est ensuite incorporée dans le fichier tiff de la page du document et ne peut plus être supprimée.

Signature Ad-hoc

Pour ajouter une signature ad-hoc à un document, il convient d’utiliser un pad de signature, qui permet de générer la signature. L’image de la signature est ensuite incorporée dans le fichier tiff de la page du document et ne peut plus être supprimée.

Tampon

Sélectionnez l’outil Tampon pour ajouter un tampon dans la page. Utilisez la flèche de sélection à droite pour choisir le tampon souhaité. Les tampons peuvent aussi être appliqués sur une page en utilisant la combinaison de touches de raccourci définie pour le tampon dans Enterprise Manager.

Le curseur de la souris prend la forme d’un réticule avec l’image du tampon sélectionné en arrière-plan. Positionnez le tampon à l’emplacement souhaité sur la page et déposez-le en cliquant avec le bouton gauche de la souris.

Index OCR

Avec l’index OCR, il est possible de dessiner une zone sur une page affichée et de déplacer directement l’information reconnue dans un champ d’index indépendamment de la reconnaissance des formulaires qui peut être configurée. Cette fonction peut également être utilisée pour les pages scannées qui ne sont pas adaptées à l’indexation automatique par OCR

Effectuer une reconnaissance de zones OCR

Pour dessiner une zone, en faire l’OCR sur une page affichée puis placer le texte dans un champ d’index, suivez les étapes suivantes :

1. Sélectionnez le document à indexer et affichez-le.
2. Sélectionnez l’onglet Editer dans la boîte de contrôle
3. Sélectionnez le champ d’index à remplir
4. Sélectionnez Index OCR dans la liste des annotations.
5. Dessiner une zone autour de l’information à lire.

Hyperlien vers un autre document

Ouvrez le document dans lequel l’annotation doit être placée. Recherchez le document vers lequel doit pointer le lien. Faites glisser le document vers la page affichée. Un lien est créé à partir des informations d’index du document à relier.

Il est possible de sélectionner plusieurs documents simultanément et de les lier au document. Dans ce cas, les liens sont créés les uns après les autres sur la page.

Lors de l’affichage d’un lien, un onglet supplémentaire apparaît pour afficher le document lié.

Déplacer des annotations

Pour déplacer une annotation, sélectionnez-la en appuyant sur le bouton gauche de la souris. Maintenir le bouton enfoncé, faites glisser l’annotation à l’endroit souhaité, puis relâchez la souris.

Effacer des annotations

Pour effacer une annotation, sélectionnez-la, puis choisissez Effacer dans la barre d’outils ou utilisez le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris.