Importation des documents

Les documents et les données d’index associés peuvent être importés depuis le WinClient. Les données d’index des documents sont lues depuis un fichier texte.

Fichier texte source

Le fichier source de l’import est un fichier texte qui contient les données d’index d’un document et le ou les noms des fichiers associés à ces données. Les données d’index des documents et les informations relatives aux noms de fichiers figurent sur une ligne du fichier texte d’import. Si les fichiers sont stockés ailleurs que dans le répertoire d’importation, le chemin d’accès à chaque fichier doit être spécifié dans le fichier d’import.

Lorsqu’un fichier texte est créé, il doit comporter des séparateurs de champs afin que FileDirector détermine les données d’index. Ce séparateur est un caractère valide non utilisé dans les données d’index ou les noms de documents. Chaque ligne doit contenir le même nombre de champs, qu’il existe ou non des données d’index pour ce champ.

123456,Bob Smith,image1.tif 234567,Tim Brown,image2.tif,image3.tif

345678,,C:ImportDocumentsimage4.tif

Dans l’exemple ci-dessus, il y a deux champs, suivi par le nom du fichier. Dans chaque ligne, l’index et le nom du fichier sont séparés par une virgule, mais il pourrait s’agir de tout autre caractère valide non utilisé dans les données d’index ou le nom de fichier. L’enregistrement 1 a un document associé, alors que l’enregistrement 2 a deux documents associés, toujours séparés par une virgule.

L’enregistrement 3 contient une partie seulement des données d’index, mais garde la virgule pour signifier la fin de ces données. Le fichier n’étant pas stocké dans le même répertoire que le fichier d’import, le chemin complet d’accès au document est spécifié.

Paramètres d’importation

Pour importer les documents et les données d’index, sélectionnez Importer dans le menu Fichier, la fenêtre d’import s’affiche.

Fichier Source

Naviguez vers l’emplacement du fichier texte d’importation.

Séparateur de champs

Spécifiez le caractère utilisé pour séparer les données d’indexation et les noms de fichiers des documents dans le fichier texte d’import.

Nombre de champs

Spécifiez le nombre de champs de données d’index contenus dans le fichier d’import.

Justifié à gauche/droite

Cette fonction permet de couper les caractères de contrôle qui ont éventuellement été ajoutés au début ou à la fin de chaque champ dans le fichier texte lorsque celui-ci a été généré par une application externe, et qui ne doivent pas être importés dans les champs d’index FileDirector.

^123456^,^Bob Smith^,^image1.tif^

^234567^,^Tim Brown^,^image2.tif^,^image3.tif^

En utilisant l’option Justifié à gauche et Justifiié à droite, vous pouvez spécifier le nombre de caractères à supprimer, et donc non importés, au début et/ou la fin de chaque champ d’index. Dans l’exemple ci-dessus, pour enlever le caractère ^, définissez l’option Justifié à gauche & droite à 1.

Ignorer les lignes commençant par

Si le fichier texte d’import contient des lignes qui ne doivent pas être importées, telles que des lignes de commentaires, vous pouvez spécifier le caractère qui marque le début des lignes afin que l’importation ignore toutes lignes commençant par ce caractère spécifié.

Ligne entière comme nom de fichier

Cette option doit être sélectionnée lorsque le nom du fichier de document contient les données d’index complètes et constitue le seul contenu du fichier d’importation.

123456_Bob Smith_image1.tif 234567_Tim Brown_image2.jpg

Dans l’exemple ci-dessus, il existe pour chaque enregistrement deux champs d’index séparés par un trait de soulignement (_). Le nom du fichier correspond à la ligne complète, y compris les données d’index.

Importer depuis tous les répertoires

Si le répertoire sélectionné contient des sous-répertoires qui, à leur tour, contiennent des Fichiers texte d’import du même nom que le fichier sélectionné, cette option permet de traiter également ces fichiers.

Regrouper toutes les pages

Cette option permet de regrouper dans un enregistrement unique de FileDirector tous les enregistrements du fichier d’import possédant les mêmes données d’index.

123456_Bob Smith_image1.tif 123456_Bob Smith_image2.tif 234567_Tim Brown_image2.jpg

Dans l’exemple ci-dessus, les deux premiers enregistrements seront regroupés dans un seul document dans FileDirector.

Type de documents

Vous pouvez sélectionner le type de document dans lequel ajouter les données d’index et le document.

Index sources – Champs cibles

Une fois que vous avez indiqué le nombre de champs d’index contenus dans le fichier d’import, la colonne Index source liste les champs, numérotés 0,1, 2 etc. Il est alors possible d’associer les champs d’index source aux champs du type de document que vous avez sélectionné.

Test d’importation

Vous pouvez tester la validité des paramètres en utilisant Test Importation. Cette commande créée dans le répertoire source un fichier texte *.testresult qui récapitule toutes les erreurs éventuellement rencontrées. Il est ainsi possible de corriger les erreurs avant d’importer les données et les documents.

Le test d’import vérifie uniquement la structure importée, et non l’ensemble des données et des documents à importer.

Lancement de l’importation

Une fois que l’import a été configuré et testé, sélectionnez Importer pour traiter le fichier texte et importer les données d’index et les documents.

Les documents importés sont créés dans la liste des documents locaux et doivent être enregistrés.

A la fin de l’importation, un message vous informe si l’importation a abouti ou non. Si la procédure d’importation n’a pas abouti, mais a été exécutée, les données de l’index peuvent indiquer des documents inexistants. Si cela se produit, vérifiez que les images sont toutes situées dans le même chemin que le fichier d’index.