Les étapes de la procédure d’envoi du dossier
Opérations pour transférer un dossier
- Aller dans le dossier dans un usager :
Le courrier de déménagement peut être ajouté dans le plan de classement depuis trois origines :
- Par une édition bureautique depuis une application métier
- Par une numérisation directe dans le plan de classement
- Par une importation directe dans le plan de classement
Dans l’exemple, nous allons prendre le dernier cas avec une importation du courrier de déménagement dans le plan de classement.
- Cliquer sur le bouton “Assistant Classement” pour ajouter le courrier de déménagement
- Choisir « Courrier déménagement » puis cliquer sur le bouton
- Cliquer sur le bouton “Parcourir”
- Sélectionner le courrier de déménagement dans votre espace informatique à importer dans le dossier de l’usager. puis cliquer sur le bouton “Ouvrir”.
- Cliquer sur le bouton “Importer”
Une fenêtre apparaît qui permet à l’utilisateur de renseigner les informations :
- Renseigner les informations suivantes :
- Code postal destination: Saisir le numéro de département de destination du dossier
- Statut du transfert: Sélectionner « A transférer » dans la liste déroulante
L’exemple ci-dessous montre la fiche de métadonnées renseignée.
- Cliquer sur le bouton “Enregistrer”
- Fermer la fenêtre en cliquant sur la croix en haut à droite
Lorsque le courrier de déménagement est enregistré, un suffixe de couleur bleue s’affiche contenant le numéro du département de destination ainsi que l’information « A transférer ».
L’administrateur reçoit un mail de ce type :
Pour indiquer que le dossier est transféré sur la plate-forme sécurisée et qu’il est mis à disposition pour le département de destination.