Numérisation en format PDF/A

Préambule

Cette fonctionnalité permet d’enregistrer des fichiers numérisés dans le format PDF/A. La spécification PDF/A-1 est une version standardisée ISO du Portable Document Format et elle est utilisée pour garantir la sécurité et la fiabilité de la diffusion et des échanges de documents électroniques.

Le principal avantage de ce format est que les fichiers au format PDF/A-1 sont fidèles aux documents originaux : les polices, les images, les objets graphiques et la mise en forme du fichier source sont préservés, quelles que soient l’application et la plate-forme utilisées pour le créer.

Source : Wikipedia

Mise en place

L’activation de cette fonctionnalité s’effectue par la copie d’un fichier de licence Nom de la licence = « ERIC ARCHIVAGE-DOCSTE19.lic » dans le répertoire « [INSTALL_MULTIGEST]\bin\mgtools ».

Lorsque la licence existe les cases correspondantes à cette fonctionnalité s’affichent dans les différentes interfaces de configuration.

Armoire en mode dossier

Dans le menu d’administration de l’armoire en mode dossier:

• Cliquer sur l’onglet « Assistant classement »
• Séléctionner le ou les document(s) à enregiotrer en format PDF/A.
• Cliquer sur l’onglet « Sécurité »
• Cocher la casse « Conversion au format PDFA lors de la numerisation »

Armoire en mode fichier

Dans le menu d’administration de l’armoire en mode ficher:

• Cliquer sur l’onglet « Configuration »
• Cocher la casse « Conversion au format PDFA lors de la numerisation »

Bannette

Dans le menu d’administration des bannettes:

• Cliquer sur l’onglet « Général»
• Cocher la casse « Conversion au format PDFA lors de la numerisation »

Utilisation

Lors que l’utilisateur numérise un document sur une des interfaces paramétrées précédemment le document sera automatiquement enregistré en format PDF/A.

Lors de l’ouverture du fichier enregistré dans le cadre de cette nouvelle fonctionnalité avec le logiciel « Adobe Reader » une bande bleue apparaît informant l’utilisateur que le fichier a été enregistré en respectant la norme PDF/A.

Toute modification du document en utilisant la visionneuse de Multigest engendre la suppression du format PDF/A. De la même manière l’utilisation d’un traitement OCR dans les différentes interfaces : armoire, bannette, engendre la modification du document et par conséquent la suppression du format PDF/A.