Types de documents

Présentation

Dans un gestionnaire DTD de FileDirector, les documents sont organisés et classés par types de documents. Chaque type de documents pouvant être configuré individuellement, il peut être spécifiquement modifié selon les exigences de workflow du client.

FileDirector autorise la création d’un nombre illimité de types de documents dans un gestionnaire DTD. Ces types de documents peuvent être modifiés, amendés ou supprimés à tout moment.

Nouveau Type de Documents

Cliquez sur Nouveau après avoir sélectionné Types de Documents et la fenêtre de configuration du Type de Documents s’ouvrira.

Propriétés générales des Types de Documents

Sélectionnez l’icône Types de Documents et choisissez Editer, cela vous permettra de définir un alias et de trier l’ordre des Types de Documents.

Alias

Par défaut, le WinClient intitulera la liste déroulante des Types de Documents Types de Documents. Vous pouvez choisir de remplacer le nom par une description personnalisée.

Ordre de tri

Sélectionner l’ordre d’affichage de la liste déroulante de types de document dans le WinClient. Appuyez sur le bouton Tri A-Z pour tirer la liste par ordre ascendant ou descendant.

L’ordre d’affichage des types de document peut également être sélectionné manuellement en sélectionnant un type dans la liste, puis en le glissant-déposant vers la position requise.

Autres Alias

Par défaut, le WinClient intitulera la liste affichant les documents gérés localement Documents Locaux. Vous pouvez choisir de remplacer le nom par une description personnalisée dans l’onglet Autres Alias.

Dupliquer le Type de Documents

Les Types de Documents existants dans un gestionnaire DTD peuvent être dupliqués. Sélectionnez l’élément à dupliquer et cliquez sur l’icône Dupliquer. Un nouveau Type de Documents apparaîtra dans la liste, qui aura le même nom mais préfixé avec Copy of. Ce Type de Documents a exactement les mêmes propriétés que l’original. Si nécessaire, le nouveau Type de Documents peut être modifié en sélectionnant l’icône Réglages.

Général

L’onglet Général permet de spécifier le nom et le pool de stockage. Une description peut être entrée pour ce type de documents. Cette description s’affiche dans une info bulle sur le client Windows, lorsque le curseur de la souris reste sur le nom du type de documents. Un utilisateur peut ainsi obtenir rapidement des informations sur le type de documents utilisé.

Pool de Stockage

Les données d’image sont sauvegardées dans le pool de stockage. Le gestionnaire DTD de la base de données SQL ne stocke que les informations d’index. Par défaut, un répertoire filedirector.data est créé pendant l’installation. Le compte fd-server doit avoir un accès total à ce répertoire.

Configuration de base

La configuration de base du pool de stockage est spécifiée dans le chapitre pools de stockage. Les pools de stockage configurés peuvent être assignés ici.

Désactiver les Révisions

Avec cette option définie, les révisions ne seront pas créées et stockées dans le Type de Documents. Un exemple pourrait être le courrier entrant qui a été scanné au départ. Les informations d’index et les annotations peuvent être appliquées sans avoir à stocker une révision à chaque fois. Après avoir distribué et travaillé sur les courriers entrants, ils peuvent être stockés dans les types de documents pertinents.

Ce paramètre ne peut être appliqué que lors de la création du Type de Documents. Une fois que le Type de Documents a été créé, il ne peut plus être modifié.

Lecture OCR plein texte

Les types de document peuvent être définis individuellement pour la lecture plein texte. Si un planning plein texte est configuré, il traite les types de document spécifiés pour la lecture plein texte.

Pour la configuration de la recherche plein texte : voir Planning plein texte

Effectuer une lecture OCR instantanée

Si cette option est cochée, La lecture plein texte est immédiatement effectuée sur un document après enregistrement sur le serveur. Le moteur OCR doit être lance à chaque enregistrement d’un nouveau document, ce qui peut entraîner des retards et réduire les performances du système pendant l’enregistrement.

Accepter uniquement les documents signés

Définir cette option si seuls les documents signés doivent être enregistrés dans le type de documents. Pour les documents enregistrés par un utilisateur sur le client Windows, une signature doit être fournie à l’utilisateur par l’administrateur. L’utilisateur doit charger la signature depuis le menu Extras → Options du WinClient, pour s’assurer que les documents seront enregistrés avec la signature dans ce type de documents.

Si un planning est configuré pour enregistrer des documents dans un type de documents qui n’autorise que les documents signés, le certificat doit être chargé sur le serveur FileDirector

Utiliser comme Boîte aux lettres

Avec cette option sélectionnée, l’adresse email de l’utilisateur, spécifiée dans son compte est utilisée comme un filtre lors de la recherche d’emails. Lorsqu’un utilisateur recherche dans le Type de Documents, il ne pourra récupérer que les emails reçus ou envoyés par lui.

Si cette option n’est pas sélectionnée, l’utilisateur pourra voir les emails envoyés ou reçus par tous les autres utilisateurs.

Utiliser pour AutoCapture

Avec cette option sélectionnée, le document est défini pour l’utilisation avec le module optionnel FileDirector AutoCapture. FileDirector AutoCapture nécessite au moins deux types de documents configurés – un type de documents pour les Nouveaux documents et un Boîte d’envoi.

Un nom individuel et descriptif peut être saisi dans le champ Nom d’affichage, au-dessus.

Réglages	Description
Nouveaux documents	Un type de documents, défini à Nouveaux documents, est la boîte de réception pour la routine FileDirector AutoCapture. La routine vérfiie ce type de documents pour détecter les nouveaux documents et trie, après une reconnaissance réussie, les documents traités dans un des types de documents, qui sont configurés comme Boîte d’envoi. Il ne doit pas être configuré avec plus d’un type de documents en tant que Nouveaux documents par gestionnaire DTD.
Boîte d’envoi	Les types de Documents, définis comme Boîte d’envoi, sont des types de documents cibles, où FileDirector AutoCapture stocke les documents traités après une reconnaissance réussie. Plusieurs types de documents peuvent être définis comme Boîte d’envoi par gestionnaire DTD.

ID du Type de Documents

L’ID du type de document est nécessaire pour limiter les requêtes dans la base de données aux documents d’un certain type. L’ID est un numéro unique correspondant à un type de document stocké.

Champs d’un Type de Documents

Lorsqu’ils sont créés, les champs peuvent être utilisés dans plusieurs types de documents. Dans ce cas, une recherche peut être effectuée sur plusieurs types de documents.

Dans l’onglet Champs, sélectionnez les champs à associer au type de documents dans l’ensemble des champs disponibles. Cliquez sur Ajouter pour afficher la liste des champs d’index disponibles pour la sélection.

Les champs s’affichent dans le client Windows selon l’ordre spécifié lors de la configuration du type de document. Les champs sélectionnés pour le type de document peuvent être triés automatiquement ou manuellement. Cliquez sur le bouton A à Z pour trier l’affichage des champs par ordre alphabétique, croissant ou décroissant.

Pour sélectionner l’ordre d’affichage manuellement, utiliser la fonction Glisser-Déposer. Sélectionner un champ, appuyez sur le bouton gauche de la souris et déplacez le champ correspondant vers sa nouvelle position.

Des nouveaux champs peuvent être ajoutés ou supprimés de la liste. En cas de suppression d’un champ, les champs suivants se déplacent d’une position. Ils peuvent être à nouveau triés et disposés

Réglages Etendus au niveau Type de Documents

Des propriétés étendues peuvent être définies pour les champs d’index. Par exemple, Vide non permis ou Date et heure système. Ces réglages sont spécifiés lors de la création des champs.

Le réglage spécifié est général et s’applique à tous les types de document.

Les paramètres étendus de chaque champ peuvent être modifiés individuellement pour chaque type de documents en cliquant sur les propriétés d’un champ dans un type de documents (double clic ou clic droit – Propriétés) et en modifiant le réglage. Ces réglages sont différents du réglage général. Ce dernier est spécifié par défaut. La liste de champs pour chaque type de documents affichée dans la partie droite de la fenêtre Enterprise Manager montre les paramètres étendus actuels.

A ce stade, des listes de mots clés peuvent être définies pour fournir différentes listes à un seul champ de mot clé dans différents types de documents.

Il est également possible de définir si le champ de mot clé doit être utilisé pour le système de classement, si la saisie manuelle d’entrée est autorisée ou si une sélection multiple est proposée.

Couleur de ligne

la couleur de fond des enregistrements des listes de Documents peut être définie, en fonction de la valeur contenue dans un champ. Elle peut être définie en sélectionnant l’onglet Couleur de ligne dans les Propriétés du champ, au sein d’un type de documents.

Il faut d’abord fixer une condition. Les options sont qu’une valeur contenue dans le champ doit être : Égal, Pas égal, Moins que, Inférieur ou égal, Plus grand, Supérieur ou égal, zone.

Une fois la condition définie, une ou deux valeurs peuvent être saisies. Pour toutes les conditions à l’exception de Zone, une valeur doit être saisie dans le premier champ de valeur. Pour une Zone, les valeurs de début et de fin doivent être saisies.

La couleur à utiliser peut être sélectionnée en cliquant sur le menu déroulant Couleur.

Il est possible de définir plusieurs conditions de manière à avoir différentes couleurs de fond.

Sécurité pour tous les types de documents d’un gestionnaire DTD

L’onglet Sécurité du nœud Types de documents, affiche une fenêtre présentant tous les types de document et leur réglage de sécurité pour le gestionnaire DTD sélectionné.

Pour configurer les droits pour les types de document, sélectionner les types de document avec la souris.

Maintenir la touche Ctrl ou Shift enfoncée puis sélectionner les champs avec la souris pour sélectionner et modifier plusieurs champs à la fois en utilisant la barre d’espace après la sélection.

Dans la partie inférieure de la fenêtre, le groupe auquel appartient l’utilisateur sélectionné ou les membres du groupe sélectionné s’affichent.

Le bouton Voir les droits pour… permet d’afficher les droits au niveau du type de documents pour un groupe ou un utilisateur. Des sélections multiples avec Ctrl ou shift sont également possible.

Sécurité au niveau du type de documents

L’onglet Sécurité permet de configurer des profils d’accès individuels pour le type de document correspondant. Cliquez sur Ajouter pour afficher une liste des utilisateurs et groupes disponibles pour la sélection. Spécifiez les droits d’accès pour chaque utilisateur et groupe dans la partie inférieure de la fenêtre en cochant les cases Autorise ou Refuse. Utilisez le bouton Effacer pour supprimer l’entrée sélectionnée de la liste.

Si un type de document est créé, seul l’utilisateur qui l’a créé a les droits sur ce type de document.

En général, tous les droits sont spécifiés au niveau du gestionnaire DTD et sont automatiquement transmis au niveau du type de documents. Si un nouvel utilisateur ou un nouveau groupe est ajouté en cliquant sur Ajouter, les droits hérités (carrés) sont affichés en cliquant sur OK et en actualisant la fenêtre.

Pour accorder des droits d’accès, l’utilisateur doit être spécifié au niveau du gestionnaire DTD car l’utilisateur doit voir le gestionnaire correspondant pour pouvoir l’utiliser. Au niveau du type de document, un refus des droits peut être configuré. Pour refuser explicitement des droits, cocher la case Refuse, il ne suffit pas de supprimer la coche correspondante.

Les propriétés des droits sont identiques aux droits au niveau du gestionnaire DTD.

Voir Droits au niveau du gestionnaire DTD.

Droits spécifiés au niveau d’un document

Si un utilisateur a l’accès total aux types de documents, il peut spécifier des droits individuels pour chaque document directement dans le client Windows.

Voir : → Manuel d’utilisation : Droits du client Windows au niveau du document

Droits sur les types de documents

Le système de droits d’accès est construit hiérarchiquement pour permettre la transmission des droits d’accès des gestionnaires DTD aux types de documents de ce gestionnaire. Le Refus est toujours prioritaire par rapport à l’Autorisation.

Si des droits doivent être autorisés ou refusés, la case Autorise ou Refuse doit être cochée. Si seule la coche est supprimée, les droits du groupe correspondant ou les droits transmis sont automatiquement utilisés.

Accès total

Permet à l’utilisateur d’autoriser ou de refuser des droits. Vérifier que l’utilisateur administrateur pour FileDirector a un accès total.

Si ce droit est refusé, l’utilisateur administrateur ne peut pas changer les droits d’accès.

Créer

Si la création est refusée pour un utilisateur, il peut créer des documents dans son cache local, mais ne peut pas ensuite les enregistrer sur le serveur. Ceci s’applique uniquement à la création de nouveaux documents.

Si cette option est refusée, les ajouts ou modifications d’un document ne sont pas refusés.

Effacer

Si le droit de suppression est refusé à un utilisateur, celui-ci ne peut pas supprimer des documents déjà enregistrés sur le serveur.

Les documents du répertoire local Document et de la boîte de réception peuvent être supprimés.

Modifier

Si cette option est refusée, les documents archivés ne peuvent pas être sortis. La modification de nouveaux documents sur la liste locale et leur enregistrement sont autorisés.

Affichage

Si cette option est refusée pour un gestionnaire DTD, le gestionnaire n’apparaît plus dans la liste et ne peut pas être sélectionné pour ouverture.

Télécharger

Si cette option est refusée, les informations d’index d’un document peuvent être récupérées et affichées, mais les pages correspondantes ne s’affichent pas, car le téléchargement de ces documents vers la liste locale est interdit. Le changement d’index est impossible.

Charger les révisions

Si cette option est refusée, un utilisateur peut uniquement afficher la dernière révision du document. Les révisions plus anciennes ne sont pas disponibles.

Changer les annotations

Les annotations enregistrées sur une page ne peuvent pas être modifiées si ce droit est refusé à un utilisateur.

Ce réglage permet de masquer des parties d’une page à certains utilisateurs ou groupes.

Numériser

Si ce droit est refusé, l’utilisateur n’a pas accès aux options de numérisation sur le client Windows. L’onglet Numériser n’est pas disponible.

Editer

Si ce droit est refusé, l’onglet Editer n’est pas disponible.

Imprimer

Si l’option Imprimer est refusée, les options d’impression disponibles dans les menus sont désactivées et ne sont pas accessibles.

Affichage des types de documents

L’onglet Affichages permet de définir des réglages individuels pour les utilisateurs et groupes pour les champs dans la boîte de contrôle et la liste de résultats dans le WinClient pour un type de documents.

Ces réglages peuvent être définis séparément pour les onglets Rechercher et Editer/Numériser.

Par ailleurs, les affichages des champs d’index affichés dans la zone de contrôle et dans la liste de résultats peuvent être configurés individuellement.

Noms des utilisateurs et des groupes

Dans la section haute de l’onglet Affichages, des utilisateurs et/ou groupes peuvent être ajoutés, supprimés ou les réglages d’un groupe ou utilisateur précédemment configuré peuvent être copiés.

Les réglages pour un utilisateur ou un groupe ne peuvent être configurés que lorsque l’utilisateur ou le groupe est sélectionné.

Affichages

Les champs du type de documents seront listés et peuvent être ajoutés à la liste d’index de la boîte de contrôle et la liste des résultats de recherche. Le champ sélectionné sera affiché soit dans les onglets Index et liste des résultats ou seulement dans l’onglet sélectionné. Cela dépend du bouton sélectionné.

	Ajoute le ou les champs d’index sélectionnés dans l’onglet actif.
	Ajoute le ou les champs d’index sélectionnés dans les deux onglets.
	Supprime le ou les champs d’index sélectionnés de l’onglet actif.
	Supprime le ou les champs d’index sélectionnés des deux onglets.

Différentes configurations peuvent être définie pour l’onglet Rechercher, de la boîte de contrôle et la liste de résultats de recherche, et pour l’onglet Editer / Numériser dans la boîte de contrôle et la liste de documents.

Tous les champs qui n’ont pas encore été ajoutés peuvent l’être en sélectionnant tous les champs et en appuyant sur le bouton Ajouter tous les champs.

Les champs peuvent être supprimés des onglets Index et liste de résultats en les sélectionnant puis en appuyant sur le bouton Supprimer le champ.

Les champs sélectionnés peuvent être classés en les faisant glisser et en les déposant dans l’ordre souhaité, ou en utilisant les boutons haut et bas pour déplacer les champs.

Si les paramètres d’affichage ne sont configurés que pour l’un des deux onglets – Recherche ou Editer / Numériser, l’onglet sans aucun champ attribué est évalué comme vue refusée et aucun des champs n’est affiché.

Valeur par défaut

Chacun des champs sélectionnés peut être défini avec une valeur par défaut qui sera affichée dans la boîte de contrôle du gestionnaire DTD dans le WinClient. Sélectionnez le champ dans l’onglet Index, et tapez la valeur du champ près de son nom.

Séparateurs

Insérer un séparateur

Ceci ajoute un séparateur à la vue du champ d’index. L’utilisation de séparateurs permet de diviser les champs d’index en sections logiques. Un nom peut être attribué à chaque séparateur en l’ajoutant au champ Valeur à côté du séparateur.

Insérer un séparateur de groupe

Tous les champs affichés sous un séparateur de groupe ne seront pas automatiquement affichés dans la boîte de contrôle du WinClient. Le groupe de champs peut être soit affiché soit caché. La fin de ce groupe de champs est constituée par le prochain séparateur ou la fin de la liste de champs. Un nom peut être attribué à chaque séparateur en l’ajoutant au champ Valeur à côté du séparateur.

Réglages de l’onglet Editer / Numériser

L’onglet Editer / Numériser dans la partie inférieure de la fenêtre liste tous les champs disponibles pour le type de documents. Si une valeur est ajoutée pour un champ sélectionné dans l’onglet Index sur la droite de la section inférieure, cette valeur est utilisée comme valeur par défaut dans le client Windows pour ce champ d’index.

Les champs sont assignés comme décrit pour l’onglet Recherche.