Pools de stockage – Documentation Efalia

Présentation

FileDirector stocke les données d’index des documents archivés dans une base de données SQL, les documents correspondants sont physiquement stockés dans des pools de stockage. Par ailleurs, un fichier XML descriptif est stocké avec les données du document. Ce fichier XML décrit le document et l’index.

Nouveau pool de stockage

En cliquant sur Nouveau, une fenêtre s’ouvre pour la création de pools de stockage.

Paramètres généraux

Dans l’onglet Général, entrer un nom et une description pour le pool de stockage.

Configuration du pool de stockage

Les réglages de configuration d’un pool de stockage peuvent être ouverts en double-cliquant sur le pool sélectionné.

Une fenêtre de dialogue s’affiche. Elle permet de spécifier les réglages d’un emplacement de stockage, sa priorité parmi les pools de stockage existants ainsi que le nombre de documents à stocker par sous-répertoire.

Généralité du système de fichiers et container

Les données de FileDirector sont d’abord enregistrées comme des données image et des fichiers XML dans le système de fichier. Les structures du répertoire et le grand nombre de fichiers exigent beaucoup d’espace de sauvegarde. La sauvegarde de nombreux dossiers et fichiers peut aussi prendre beaucoup de temps.

L’utilisation d’un container permet de compresser les données du système de fichier, de les enregistrer, de les crypter à des intervalles planifiés, et de les gérer avec un planning. FileDirector peut lire les données directement dans le container et les fournir sur demande.

Avantages de l’utilisation des containers :

Les nouvelles données saisies peuvent être enregistrées. Les données existantes n’ont pas à être à nouveau enregistrées. (Sauvegarde incrémentielle).
L’espace disque sera utilisé plus efficacement du fait de la compression.
L’utilisation des clusters est plus efficace du fait des paquets de données plus grands et donc de la réduction de l’espace disque nécessaire.
Grâce à la méthode de cryptage Blowfish, si un utilisateur a des droits sur le dossier de données de FileDirector, il ne peut toujours pas accéder aux données.
La sauvegarde des données est beaucoup plus rapide.
La taille d’un paquet de données sauvegardées est variable. La sauvegarde sur différent types de support est ainsi simplifiée.

Information

Une licence est requise pour l’utilisation de container. Sans cette licence, vous pouvez seulement configurer le container mais le planning ne fonctionnera pas.

Configuration des emplacements de stockage

Par défaut, les données du document sont stockées dans le répertoire filedirector.data. Le compte fd- server doit avoir un contrôle total sur le répertoire créé et utilisé pour le stockage de documents. Dans le cas contraire, FileDirector ne peut pas gérer correctement les données du document.

Si une page d’un document doit être affichée dans le client Windows FileDirector, le document correspondant doit être téléchargé du pool de stockage.

Information

La recherche Push-Down est un réglage qui permet d’utiliser un jukebox. Elle indique que les données se trouvent toujours dans un sous-répertoire.
Si un chemin UNC est spécifié sur un réseau, les réglages peuvent être effectués sur un ordinateur du réseau exécutant Enterprise Manager. Si un chemin local sur le serveur est utilisé (par ex. C :…), les réglages ne peuvent être effectués que sur le serveur, car ce chemin est évalué depuis le PC comme un chemin local. Les données ne seront pas trouvées sur le serveur et les réglages doivent être répétés et corrigés sur le serveur lui-même.
Ne pas utiliser les chemins mappés, car ils dépendent de la connexion des utilisateurs.
L’utilisateur fd-server ne peut pas accéder à ces répertoires, mais l’administrateur le peut. Seuls des pilotes réels ou des chemins UNC peuvent être utilisés.

Priorité

Spécifier le nombre d’emplacements de stockage pour un pool de stockage. Spécifier le pool de stockage utilisé en assignant des priorités. Si un emplacement de stockage est plein, l’emplacement avec la priorité suivante est utilisé. La taille d’un emplacement de stockage dépend de la taille du disque. Pour changer un emplacement de stockage, le définir manuellement en lecture seule.

Une priorité ne peut être assignée qu’une fois, incluant les emplacements de stockage du container et du système de fichier.

Détails du système de fichier

Nombre de Documents par Sous-emplacement

Le nombre de documents stockés dans un sous-répertoire peut être spécifié. Si le nombre spécifié est atteint, un nouveau sous-répertoire (Location-SubID) est automatiquement créé. Les documents sont stockés dans un sous-répertoire nommé avec l’ID du gestionnaire DTD correspondant. Dans ce sous-répertoire, les documents sont stockés comme des sous-répertoires, qui sont nommés selon le GUID du document.

Chaque document contient des fichiers TIFF ou des documents électroniques et un fichier XML avec des données d’index également stockées dans la base de données du gestionnaire DTD sur le serveur SQL. Les miniatures affichées dans le client Windows ne sont pas stockées comme des fichiers séparés ; elles font partie de la description XML.

En cas de modification, seules les pages modifiées ou nouvelles sont stockées. Pour les documents électroniques, l’ensemble du document est à nouveau stocké dans son format d’origine.

Sous-emplacement actuellement utilisé (Location-SubID)

Le sous-répertoire courant affiche le nombre de répertoires déjà créés ainsi que le répertoire dans lequel les documents sont actuellement stockés.

Container *

Les données sont écrites par le planning depuis le système de fichier vers un container. Le fichier du container est stocké dans le répertoire prédéfini. L’utilisateur fd-server doit avoir accès à cet emplacement.

Un pool de stockage, dans lequel un container est créé, doit toujours avoir un emplacement de stockage depuis lequel les données sont déplacées via le planning dans le container. Un container n’est configurable que si un emplacement de stockage existe.

Taille Maximum

Les fichiers du container sont stockés dans le répertoire indiqué avec la taille maximum définie au préalable. Ainsi, les paquets de données sont adaptés au support de stockage utilisé.

Cryptage

Le cryptage des données est implémenté via un algorithme Blowfish. Selon le mot de passe, tous les fichiers XML et image sont cryptés lors de l’enregistrement. Le mot de passe ne peut être assigné qu’UNE SEULE FOIS. Le cryptage ne peut être décrypté que si le mot de passe est connu. A utiliser avec précaution. Le mot de passe doit contenir entre 6 et 10 caractères.

Compression

En cas de Compression, les données sont compressées au format 7-zip. Les formats de fichiers existants peuvent être exclus. Par défaut, les réglages .zip, .rar et .jpg sont déjà définis.

Information sur le fichier de container

Le nom du fichier est associé à l’ID du gestionnaire DTD et à un nombre continu. Dans l’emplacement de stockage indiqué, plusieurs fichiers seront créés selon la taille maximum définie initialement. La taille totale correspond à la taille de tous les fichiers du container existants dans ce répertoire. La taille et le nom du fichier actif s’afficheront dans les champs correspondants. Les fichiers du container ont l’extension *.FDDC (Field Document Container).

Purge automatique des fichiers de container

Lorsque les documents sont supprimés, par exemple par le processus de contrôle de rétention, ils restent dans le fichier container correspondant.

Un container est uniquement purgé et supprimé, lorsque tous les documents de ce container sont supprimés par une action effectuée par FileDirector.

Un exemple de cette action est la purge d’un type de document qui n’est plus utilisé, en utilisant l’option Purger la Gestionnaire DTD de FileDirector Enterprise Manager.

Important

Les fichiers conteneurs ne doivent pas être supprimés manuellement, en utilisant le système de fichiers Windows.

Container ODBC

Outre le container normal, un container ODBC peut être créé. Le container ODBC est une base de données permettant l’archivage des données.

Un container normal doit exister.

La configuration suivante est nécessaire au préalable :

Créez la base de données, elle doit être créée manuellement.
Une source ODBC pour cette base de données doit être configurée dans Windows pour la connexion. (voir Configuration du lien ODBC dans Windows )

Voir : Informations supplémentaires pour les réglages ODBC, pour plus d’informations.

Source ODBC

Après la configuration, saisir le nom de la source ODBC créée.

Table ODBC

Dans la base de données créée, entrer le nom de la table du container ODBC.

Assigner des pools de stockage

Les pools de stockage créés peuvent être assignés à des types de documents dans les propriétés du type de documents.

Conseil

Pour plus d’informations, voir Pools de Stockage dans le chapitre Types de Documents .

Pool de stockage miroir

Le pool de stockage peut être le miroir d’un second emplacement de stockage pour des raisons de sécurité.

Créer un second pool de stockage puis spécifier son emplacement de stockage. Sélectionner le pool de stockage généralement utilisé pour stocker les documents puis sélectionner Réglages. Le réglage Miroir à, permet de spécifier le second pool de stockage comme cible.

L’utilisateur fd-server doit pouvoir accéder au répertoire cible pour copier les données.

Attention

Un pool de stockage existant n’est PAS copié. Seuls les fichiers enregistrés après la configuration de l’option miroir seront dupliqués.

Effacer le pool / emplacement de stockage

Un emplacement de stockage ne peut être effacé que s’il renvoie à un répertoire vide. La configuration d’un nouvel emplacement avec un lien vers un répertoire existant rempli ne peut être supprimé. Pour supprimer l’entrée, modifier le chemin vers un répertoire vide. Elle peut alors être supprimée.

Un pool de stockage récemment créé utilise par défaut un emplacement existant. Si l’emplacement contient déjà des données, il ne peut pas être immédiatement supprimé. Pour supprimer un pool de stockage, l’emplacement doit être vide.

Séparer un pool de stockage

Si plusieurs documents sont enregistrés dans un emplacement de stockage, il devient de plus en plus difficile de sauvegarder les données et les performances ralentissent.

Il s’agit d’une description de la répartition d’UN pool de stockage et de la création de plusieurs emplacements de stockage.

Pour répartir un pool de stockage en plusieurs emplacements de stockage, voir ci-dessous :

La structure, en situation normale, est la suivante :

:filedirector.dataCABINETID.CAB 00000001

00000002

00000001 est le sous-emplacement. Le nombre de documents dans un sous emplacement peut être défini lors de la configuration de l’emplacement de stockage (ici 5000):

Séparer les données

Pour chaque nouvel emplacement, créer un nouveau répertoire avec le nom de l’ID du gestionnaire DTD, par exemple :

filedirector.data1FD_CabID

Les répertoires doivent être partagés pour le compte fd-server et doivent être modifiable. Pour optimiser les performances, ces répertoires doivent se trouver sur différents disques durs. Les sous-emplacements peuvent maintenant être déplacés vers les différents emplacements de stockage.

Exemple :

0000001-0000010 dans storagelocation1FD_CABID, (avec chacun 5000 Docs)

0000011-0000020 dans storagelocation2FD_CABID,

0000021-0000030 dans storagelocation3FD_CABID…

Configurer les pools de storage dans Enterprise Manager

Lorsque les données sont copiées vers différents répertoires, les emplacements de stockage dans Enterprise Manager doivent être replacés vers ces répertoires. Tous les emplacements qui sont listés dans Enterprise Manager sont parcourus pour les documents.

Les priorités sont définies selon l’ordre de navigation. Tous les emplacements de stockage dans lesquels aucune écriture ne doit être effectuée, sont définis en lecture seule. Le dernier emplacement de stockage dans lequel les documents actuels sont écrits doit être modifiable.

Exemple

Pool de stockage :

Storagelocation1 = (Priorité 1, lecture seule = true)

5000 documents dans 10 sous-emplacements = 50000 documents

Storagelocation2 = (Priorité 2, lecture seule = true)

5000 documents dans 10 sous-emplacements = 50000 documents

Storagelocation3 = (Priorité 3, lecture seule = false: emplacement de stockage actuel)

5000 documents dans 10 sous-emplacements = 50000 documents

Les documents actuels sont sauvegardés dans le troisième emplacement de stockage et les emplacements de stockage en lecture seule peuvent être parcourus.

Les données dans les pools de stockage en lecture seule ne sont pas modifiées et la sauvegarde est simplifiée.