Plannings

FileDirector offre des plannings paramétrables par l’utilisateur pour des tâches telles que la reconnaissance OCR plein texte, de contrôle de validité en cours, d’import COLD, import de fichiers et import d’index.

Tous les plannings font partie du FileDirector Scheduler Service, qui est un service Windows. Il est configuré pour démarrer automatiquement au démarrage du serveur.

Un double-clic sur l’icône Planning affichera les plannings configurés. Pour chaque planning, les colonnes Type, Description, Serveur, Démarrage à, Intervalle, Permis, Statut, Créé par et Créé le sont affichées.

La configuration des plannings est toujours liée à d’autres paramètres de configuration. Vous trouverez des notes à ce sujet dans les descriptions de chaque type de planning.

Démarrer et Arrêter un Planning

Un planning peut être démarrer immédiatement en effectuant un clic-droit sur le planning et en sélectionnant Démarrer le planning. L’heure de démarrage de ce planning est fixée à la nouvelle valeur.

Si une grande quantité de données doit être traitée, il peut être nécessaire d’arrêter un planning pendant l’exécution. Ceci peut être effectué en effectuant un clic-droit sur le planning puis en sélectionnant Arrêt Planning.

Planning d’import des comptes OS

Le planning d’import des comptes OS peut être configuré pour importer automatiquement les utilisateurs à partir des groupes FileDirector de Windows.

Des détails complets sur la configuration des utilisateurs et des groupes sont donnés dans le chapitre Utilisateurs et Groupes, et dans le guide d’installation de FileDirector.

Configuration requise

Le planning d’import des comptes OS nécessite des comptes Windows locaux ou de l’Active Directory sélectionnés dans l’onglet Utilisateur et Groupes du FileDirector ConfigUtility

Si seule la gestion des utilisateurs et groupes internes de FileDirector est utilisée, le planning d’import des comptes OS n’est pas créé.

Le planning est créé lorsqu’une connexion au serveur est établie pour la première fois. Cela peut être fait, par exemple, par :

• Un appel du fichier dataaccess.asmx.
• Une connexion via FileDirector EnterpriseManager.
• Une connexion via FileDirector WinClient.

Nouveau planning

Pour créer un nouveau planning, sélectionnez l’icône Planning puis choisissez Nouveau. La liste des types de plannings disponibles sera alors affichée. Vous pouvez ensuite sélectionnez le type de planning que vous souhaitez créer.

Les plannings disponibles sont :

Paramètres généraux des plannings

Certains paramètres sont appliqués à tous les plannings.

Exécuter sur le serveur

Il existe des paramètres spéciaux pour chaque planning. Si plusieurs serveurs FileDirector existent, la licence peut être choisie pour chaque planning. Si N’importe lequel est sélectionné, le premier serveur trouvé avec une licence valide exécutera le planning.

Permis

Le planning doit être activé pour être prêt à démarrer. La colonne Statut affiche le statut actuel et l’heure à laquelle le planning a été démarré pour la dernière fois. Cette information peut aussi être consultées dans liste d’affichage des plannings.

Exécuter au démarrage du serveur

Lorsqu’il est configuré ainsi, le planning démarrera automatiquement dès que le FileDirector server service démarre, quel que soit la planification.

Intervalle du planning

La date de début indique la date de début initiale du planning.

La date/heure de début configurée est relative aux jours sélectionnés.

Pour chaque jour sélectionné, le planning est démarré à l’heure de début spécifiée. Le planning est redémarré chaque fois que l’intervalle est écoulé jusqu’à minuit du jour spécifié.

Fin d’un planning

L’option Heure de fin permet de mettre fin à l’activité d’un planning à une certaine heure. Vous pouvez ainsi mettre en pause, par exemple, une importation de fichiers afin de lancer un processus de sauvegarde.

Moniteur répertoire

Lorsque cette option est sélectionnée, le répertoire d’importation spécifié est constamment surveillé, et le planning démarrera automatiquement lorsqu’un fichier est copié ou créé dans ce répertoire.

S’il y a déjà des Fichiers dans le répertoire d’importation lorsque cette option est sélectionnée, ils ne seront importés que lorsqu’un nouveau fichier est copié ou créé dans le répertoire.

L’option Moniteur répertoire est disponible pour les plannings suivants :

Importation de Fichier
Importation XML/Fichier MailStore

Lecture Plein Texte

Afin de configure la lecture plein texte, il faut d’abord l’activer.

Conditions requises pour la configuration de la lecture plein texte :

• Licence OCR-Server
• FileDirector ComponentService est installé sur le Serveur.
• Le compte FileDirector Server doit avoir accès aux emplacements du pool de stockage.
• FileDirector OCR Engine doit être installé sur le serveur.
• L’index de texte intégral doit être installé dans SQL-Server.

Configuration des Types de Documents pour la reconnaissance plein texte

La lecture plein texte n’est effectuée que sur les Types de Documents qui ont été configuré pour la lecture plein texte. La lecture plein texte doit être activée pour les Types de Documents requis.

La case à cocher Lecture OCR plein texte doit être coché dans les propriétés du Type de Documents. Voir Type de Documents

Fonctionnalités du planning

Ce planning effectue automatiquement le lecture OCR plein texte de tous les documents stockés dans les Types de Documents correspondants. Le texte reconnu est écrit dans la base du gestionnaire DTD.

Vous devez configurer les Paramètres Généraux des Plannings comme décrit ci-dessus, pour que le planning fonctionne.

Configurer Microsoft SQL Server pour le plein texte

Afin de récupérer les documents via la recherche plein texte dans le WinClient et le WebServer Le SQL Server doit être configuré pour construire et maintenir un catalogue de texte intégral du texte reconnu. Sa configuration dépendra de la version de SQL que vous utilisez. Vous devez vous assurez que le SQL server a bien été installé avec l’option plein texte, afin de pouvoir construire des catalogues SQL de texte intégral.

Dans Enterprise Manager, déterminez l’ID du gestionnaire DTD FileDirector à sélectionner pour l’indexation en plein texte.

Démarrez SQL Server Management Studio, ouvrez la base correspondante au gestionnaire DTD et sélectionnez Tables. La liste des Tables sera alors affichée dans l’arborescence. Faites un Clic droit sur la table dbo.FD_Images puis sélectionnez Index de texte intégral – Définir l’index de recherche en texte intégral. L’assistant d’indexation du texte intégral s’affiche alors.

Sélectionnez un Index

Sélectionnez comme index unique PK_FD_Images pour cette table, ce qui est la valeur par défaut. Appuyez sur Suivant.

Sélectionnez les colonnes de la Table

Sélectionnez la colonne OCR Text et appuyez sur Suivant.

Sélectionnez Suivez des modifications

Sélectionnez cette option pour suivre automatiquement les changements.

Sélectionnez le Catalogue

Dans le champ Nouveau Catalogue, entrez un nom pour le catalogue plein texte. Appuyez sur Suivant.

Définir le planning de remplissage

Vous devez ensuite définir un planning de mise à jour du Catalogue par le SQL. Vous devez le définir de manière à ce qu’il convienne aux procédures de votre organisation et à tenir compte que le catalogue SQL ne doit pas être mis à jour avant que la lecture plein texte ai été effectuée par le FileDirector scheduler.

SQL Server Agent

Le Service SQL Server Agent doit être démarré pour la fonctionnalité de planification du SQL plein texte. Il doit être démarré avec le même compte que le service MSSQLServer.

Planning Container de Stockage *

Les containers qui sont définis dans les pools de stockage et les emplacements de stockage peuvent être remplis à l’aide de ce planning. Les données des pools de stockage sont stockées compressées dans un Container afin de fournir une sauvegarde confortable. En utilisant un container, la sauvegarde est plus confortable en raison de la compression des données et donc de l’augmentation des performances.

Lorsque ce planning est exécuté, les données provenant du chemin des données (standard : filedirector.data) sont écrites dans le répertoire cible du container. Les données stockées dans les répertoires de stockage en miroir ne sont pas placées dans un container. Lorsqu’un document est modifié, la révision sera stockée à l’emplacement de stockage d’origine (et avec une configuration correspondante en miroir). Lors de la prochaine exécution du planning de container, les données seront écrites dans le container.

Saisissez un texte descriptif dans la fenêtre de dialogue qui s’affichera dans la liste des plannings. Lorsqu’un planning est activé, la sauvegarde dans le Container prédéfini s’effectuera aux intervalles indiqués.

Voir Paramètres généraux des plannings pour la configuration de base.

Réglages

Dans l’onglet Réglages, le gestionnaire DTD peut être sélectionné et des conditions appliquées pour les documents à sauver dans le Container.

Il est possible de sélectionner tous les types de Documents et les documents à sauvegarder dans le Container peuvent être filtrés en appliquant une condition sur un champ. Tous les champs des gestionnaires DTD sont disponibles, dont les champs Document Created On et Document Last Modified On.

Planning Réplication de Document *

Ce planning démarre la réplication des données sur un serveur FileDirector situé sur un autre site. Pour se faire, la licence de réplication doit être activée sur le serveur démarrant le planning et le paramètre de connexion du ou des gestionnaires DTD à répliquer doit être réglé sur online (Voir Configurer le gestionnaire DTD pour la réplication).

Saisissez une description dans la fenêtre de dialogue qui s’affichera dans la liste des plannings. Lorsqu’un planning est activé, la sauvegarde dans le Container prédéfini s’effectue selon les intervalles indiqués.

Voir Paramètres généraux des plannings pour la configuration de base.

Planning d’importation de Fichier

Ce planning effectue une importation automatique de fichiers avec ou sans reconnaissance automatique des Formes OCR. Une description est saisie dans la fenêtre de configuration du planning qui est ensuite affichée dans la liste des plannings. Activez le planning pour le démarrage. Configurez un intervalle de temps et une date/heure de départ pour que le planning soit actif. Chacun des jours de la semaine peut être sélectionné individuellement pour l’activité du planning.

Voir Paramètres généraux des plannings pour la configuration de base.

Gestionnaire DTD et Type de Documents

Choisissez le gestionnaire DTD et le Type de Documents dans lesquels les documents seront enregistrés. Lorsque vous choisissez le gestionnaire DTD, ses Types de Documents seront sélectionnables comme cible pour l’importation de fichiers.

Répertoire d’Importation

Dans l’onglet Importation de fichier, une fenêtre s’ouvrira dans laquelle vous pouvez configurer le répertoire d’importation. L’utilisateur fd-server doit avoir les droits appropriés pour accéder à ce dossier, comme le serveur récupère les données avec cet utilisateur.

Utiliser l’OCR la reconnaissance de forme

Si les formes OCR sont définies pour les données à importer, les documents peuvent automatiquement être indexés en arrière-plan. Assurez-vous que la reconnaissance de forme est autorisée (licence). La configuration des formes doit être vérifiée avant qu’une importation automatique soit démarrée. Voir le chapitre OCR pour des informations sur la configuration de la lecture des formes.

Reconnaissance totale de forme

Si toutes les formes doivent être automatiquement reconnues et triées selon le type de Documents défini, l’option Reconnaissance totale de forme doit être utilisée.

Reconnaissance de forme limitée au type de Document

Si plusieurs formes sont définies pour le Type de Document qui est défini dans le champ Type de Document, Seules ces formes sont utilisées.

Pas de reconnaissance de forme – Toujours utiliser cette forme

Si seul un type de documents doit être indexé, une forme clairement définie peut être utilisée.

Mode page unique

Lorsque vous utilisez cette option pour l’importation, chaque fichier d’un dossier est lu et importé comme un document d’une seule page. Les Fichiers TIFF multipages sont divisés et importés comme des documents d’une seule page. Par défaut, un fichier TIFF multipages est importé comme un document multipage.

Les paramètres de la reconnaissance OCR des pages suivantes et de la dernière page ne sont pas utilisés pour des fichiers dans des sous-dossiers (par exemple : VNP), car VNP créé automatiquement un nouveau sous-dossier par document.

Les paramètres des pages suivantes de la dernière page ne sont pris en compte que pour les fichiers multipages.

Séparé PDF et OCR

Lorsque vous utilisez cette option pour l’importation, chaque fichier PDF est converti en un document, composé de fichiers TIFF/JPEG. Cette option ne peut être combinée avec l’option Mode page unique ci-dessus. Lorsque cette option est combinée avec Utiliser l’OCR et la reconnaissance de forme, une routine interne utilise le mode page unique automatiquement.

Traitement séquentiel

Les informations relatives au fichier, au chemin d’accès ou au deux peuvent être utilisés pour l’indexation des documents lorsqu’ils sont importés par le biais d’un planning d’importation.

Exemple

Les fichiers qui ont été nommés avec les données de l’index comme nom de fichier, le nom peut être fractionné et importé comme un index. La condition préalable est d’avoir des séparateurs de champs dans le nom de fichier entre les index.

Dans le chemin d’importation se trouvent des fichiers tiff avec les noms suivants :

0001_Schneider.tif

0002_Schmitz.tif

Comme séparateur de champ, le soulignement est configuré “_“. Le nombre de champs est à 2.

La valeur 1 est associée au champ, qui sera rempli avec le contenu 0001, par exemple le numéro client – La valeur 2 est associée au nom.

Si l’option Inclure le chemin dans le nom de fichier est activée, le chemin sera pris en compte lors du processus de fractionnement.

Définir le champ à la valeur

Ici, les champs peuvent être défini à une valeur fixe. Ce paramètre est identique à celui du profil de numérisation. Avec cette option, vous pouvez définir, par exemple, un champ d’état ou un champ de condition pour la gestion de processus.

Masque (Overlay)

Un masque est une image qui est placée derrière un texte. Si, par exemple, le VNP ne met que le texte dans un fichier tiff, vous pouvez ajouter un entête de lettre avec un overlay pour l’archivage. Cet overlay est fusionné avec le fichier Tiff importé et est stocké dans FileDirector.

Sélectionnez les fichiers et ajoutez-les à la liste pour ajouter un overlay. Les fichiers stockés doivent avoir été scannés avec la même résolution que les fichiers importés. Si plusieurs overlays sont chargés dans la liste, ils seront disponibles dans ce questionnaire DTD en tant qu’option dans le prochain planning d’Importation de Fichier.

Utilisez l’icône de la flèche vers le bas pour sélectionner l’overlay qui doit être stocké dans la liste. Si vous souhaitez supprimer le fichier stocké, veuillez utiliser le bouton X.

Forcer la création de pages en noir et blanc

Lorsqu’un overlay en couleurs est stocké, vous pouvez fusionner et enregistrer ce fichier sous forme d’image noir et blanc avec les données importées. L’avantage est que le volume de données des images est nettement réduit.

Prévisualisation de l’image fusionnée

Cette option vous permet de voir comment le modèle convient aux données finales. A des fins de tests, vous pouvez sélectionner un fichier qui sera à importer plus tard. Il peut s’agir, par exemple, d’un fichier créé par VNP pour des tests.

Dossier des erreurs

Si des documents ne peuvent pas être reconnus lors de l’importation du fichier, ils sont déplacés dans un sous-dossier Errors et le nom du fichier file est complété avec un tampon date/heure.

Plus d’informations concernant les erreurs lors de l’importation peuvent être trouvées dans la traçabilité de FileDirector Enterprise Manager ou dans le journal application de l’observateur d’événements de Windows.

Planning d’importation d’ index

Ce planning est capable d’importer des données d’index dans un document existant automatiquement. Par exemple, les informations d’une liste de clients (fichier texte séparé par des virgules) peuvent être automatiquement importé dans l’index FileDirector, si une partie des informations du client est déjà indexée.

Voir Paramètres généraux des plannings pour la configuration de base.

Paramètres de l’importation d’index

Dans l’onglet Importation d’index, le répertoire d’importation peut être spécifié. Le compte utilisateur fd-server doit avoir accès à ce répertoire, car les plannings sont exécutés automatiquement par le serveur.

Ci-dessous, un exemple de données d’index sans caractère de contrôle :

201,Smith,Walter 202,Kern,Richard 203,Tiger,Tina

Sélectionnez le gestionnaire DTD et le Type de Documents à utiliser pour l’importation d’index.

Configurez le séparateur de champs (dans ce cas, la virgule) et le nombre de champs, afin que le fichier d’index puisse être traité correctement.

Si le Type de Documents contient un champ déjà indexé (par exemple Client), ce champ est défini comme la valeur de connexion. En utilisant cette valeur de connexion, les autres champs sont attribués aux champs d’index.

Si plusieurs champs sont définis comme champs de connexion, ils doivent tous correspondre afin d’ajouter des données du fichier d’index.

Lors de l’importation, le nom et le prénom du client sont importés en fonction du numéro client déjà spécifié.

Certains logiciels créent des fichiers d’index avec des caractères de contrôle. Un exemple possible pourrait être le suivant :

L001-101,Smith,Walter L002-202,Kern,Richard L003-203,Tiger,Tina

Afin de traiter ce format d’index, tout caractères de contrôle au début et à la fin d’une entrée d’index doit être ignoré. Pour cela, on peut utiliser Justifié gauche and Justifié droite pour la découpe de caractères. Dans l’exemple ci-dessus, ‘L00x-’ doit être supprimé, ce qui signifie que le paramètre Justifié gauche doit être réglé sur 5.

Importation d’index via ODBC

Pour effectuer une importation directe d’index à partir d’une source ODBC, la source ODBC doit d’abord être configurée. Une source ODBC pourrait, par exemple, être une table provenant d’une base de données différente.

Voir les liens ODBC

Sélectionnez le gestionnaire DTD le Type de Documents à partir duquel les données d’index doivent être importées. Si des informations d’index unique sont déjà stockées, d’autres index peuvent être lus à partir de la source ODBC.

Par exemple, si des documents sont déjà stockés avec un numéro client unique, les données d’adresse correspondantes peuvent être lues directement à partir d’une source ODBC, qui contient ces informations.

Connexion avec –Document ID —

Chaque document reçoit un identifiant individuel (document-ID). Cet ID est enregistré dans la base du gestionnaire DTD dans la table FD_Documents.

Avec cet ID, chaque document peut être identifié. Si les importations sont contrôlées à partir d’autres systèmes, il peut être utile de connecter avec cet ID les données d’index pour l’indexation unique.

Si les ID de documents sont lues dans la base par un autre système et sont mises à disposition pour l’importation d’index, l’ID peut être configuré comme un champ de connexion dans le planning d’importation d’index.

Créer documents avec 0 pages via l’importation d’index

Si le champ de connexion dans FileDirector n’est pas trouvé, vous pouvez définir que les enregistrements d’index sont créés avec 0 pages en sélectionnant Créer les documents à 0 page.

De plus, une clé dans le web.config du FileDirector Server est nécessaire :

<add key=“FDServer.IndexImportCreate0PageDocs“ value = „1“ />

Conditions

Des conditions plus détaillées peuvent être utilisées pour spécifier les lignes de la source de données d’index importées.

Par conséquent, vous pouvez définir une ou plusieurs conditions qui sont vérifiées avant que les valeurs d’une ligne de votre source ne soit importée dans un document FileDirector.

Pour définir une condition, l’opérateur et la valeur doivent être définis. Les opérateurs peuvent être :

Dans le cas où vous définissez plusieurs conditions, vous pouvez utiliser un ET, OU, “=” ou “< >” comme lien pour définir les conditions.

Suppression des documents en double pendant l’importation d’index

Si des documents sont importés plusieurs fois, il se peut que vous ayez des documents identiques avec les mêmes données d’index. Pour supprimer ces doubles entrées du répertoire de données filedirector.data, l’entrée suivante peut être définie dans le web.config :

<add key=”FDServer.DeleteDuplicateDocuments” value=”D:path” />

Déplacer le fichier d’index dans dossier save

Si le fichier d’index ne doit pas être relu après une importation, il peut être automatiquement déplacé dans un dossier nommé save. Ce dossier est automatiquement créé comme sous-dossier save dans le chemin où le fichier d’index est importé. Pour déplacer le fichier d’index après l’importation, le commutateur suivant doit être défini dans le web.config du serveur :

<add key=”FDServer.ImportSourceCopyTo” value=”1″ />

Planning d’import d’index et de fichier

Ce planning est capable d’importer des documents complets qui sont stockés sous forme de pages/fichiers et d’un fichier d’index supplémentaire. La fonctionnalité de ce planning est comparable à l’importation manuelle du WinClient, mais le planning peut effectuer cette tâche à des moments définis automatiquement.

Une description peut être saisie, qui sera affichée ultérieurement dans la liste des plannings configurés. Si le planning est activé, il démarrera après l’intervalle configuré.

Voir Paramètres Généraux des plannings pour la configuration de base.

Dans l’onglet Import d’index et de fichier, une fenêtre de dialogue est ouverte pour spécifier le répertoire d’import. Le compte fd-server doit avoir des droits suffisants sur le répertoire, car le serveur FileDirector y accède.

Ci-dessous, un exemple de données d’import d’index et fichier sans caractères de contrôle :

201,Smith,Walter,000001.tif 202,Kern,Richard,000002.tif 203,Tiger,Tina,000003.tif

Pour pouvoir être importés, les documents répertoriés (dans ce cas 000001.tif) doivent être stockés dans le même répertoire où est stocké ce fichier d’index.

Sélectionnez le gestionnaire DTD cible ainsi que le Type de Documents cible dans lesquels les données doivent être stockées. Définissez le séparateur de champs (ici : virgule) et spécifiez le nombre de champs d’index correctement afin que le fichier d’index puisse être traité.

Comme dans tous les autres plannings, les paramètres doivent être spécifiés dans Enterprise Manager sur le serveur lui-même. Sélectionnez le Gestionnaire DTD et le Type de Documents dans lesquels les données doivent être importées. Avec ce planning, de nouveaux documents sont créés et chacun d’eux est stocké avec un nouveau DocGuID unique.

Les options Justifié gauche et justifié droite peuvent être utilisées pour supprimer des caractères de contrôle spéciaux comme les caractères de délimitation de champ. Certains systèmes externes créent des fichiers d’index incluant ces caractères de contrôle, qui doivent être filtrés lors de l’importation.

Le planning d’import d’index et de fichier peut aussi être utilisé en relation avec les configurations ODBC.

Planning importation COLD *

Ce planning permet l’importation automatique en COLD des données de spool selon les modèles d’importation configurés. A des intervalles de temps définis, le système traite et importe les données stockées dans les répertoires définis selon les paramètres des modèles COLD spécifiés pour le répertoire concerné. Les données d’index sont importées directement à partir des fichiers spool. Les pages de texte sont stockées avec les données d’index dans le type de Documents concerné.

Une description est saisie dans la fenêtre de configuration du planning qui est affichée plus tard dans la liste des plannings. Pour la configuration d’un modèle d’import COLD voir Configuration du modèle d’importation COLD

Voir Paramètres Généraux des plannings pour la configuration de base.

Planning Import XML

Ce planning permet l’import de données contenues dans des fichiers XML, où les données d’index sont stockées sous forme de balises.

Un nom et un texte descriptif sont saisis dans la fenêtre de configuration du planning, qui s’affiche dans la liste des plannings. Si le planning XML est activé, il démarrera aux horaires définis.

Voir Paramètres Généraux des plannings pour la configuration de base.

Dans l’onglet Import XML, le répertoire d’import doit être spécifié. Le compte fd-server doit avoir les droits d’accès à ce répertoire, car l’import XML est exécutée par le serveur. Ce répertorie contient le fichier XML, qui contient les balises à importer et à configurer dans la partie basse de cette fenêtre.

Exemple d’un fichier XML

<?xml-stylesheet type='text/xsl' href='edj_display.xsl'?>
<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>
<EDI_XML>
<INVOICE>
<INVOICE_HEADER>
<INVOICE_TYPE>INV</INVOICE_TYPE>
<INVOICE_NUMBER>2000004958</INVOICE_NUMBER>
<INVOICE_DATE>08 Apr 2005</INVOICE_DATE>
</INVOICE_HEADER>
</INVOICE>
</EDI_XML>

Les <Balises> listées sont lues à partir du fichier XML et entrées dans les champs d’index liés avec les balises. Afin de sélectionner les champs d’index, un gestionnaire DTD et un Type de Documents doivent être sélectionnés.

Afin d’attribuer une mise en page à un fichier XML, il est lié à un fichier XSL. L’en-tête du fichier XML contient un lien vers le fichier XSL correspondant. Pour importer des données avec une mise en page définie, le fichier XSL correspondant peut être sélectionné comme un overlay. Une fois qu’un overlay est sélectionné, il est automatiquement listé. En utilisant le bouton Masque, les overlays peuvent être sélectionnés à partir d’une liste. Le bouton X supprimera un overlay de la liste.

Une fois la configuration terminée, les données peuvent être importées à partir du répertoire correspondant. Après avoir été importés avec succès, les fichiers sont supprimés du répertoire d’import.

Après une importation, un point d’exclamation dans un triangle jaune apparaît à côté du répertoire d’import. Cela indique que le fichier listé a été supprimé du répertoire d’import. Tant qu’aucun nouveau fichier n’est stocké dans ce répertoire, aucune modification de configuration ne peut être effectuée dans les paramètres d’import, car un fichier avec des <Balises> à lire doit être présent pour modifier cette configuration.

Planning importation XML/Fichier

Les documents et leurs données d’index associées peuvent être importés, les données d’index et le nom du document étant stockés sous forme de balises dans un fichier XML.

Une description est saisie dans la fenêtre de configuration du planning, qui est le nom du planning, comme indiqué dans la liste des plannings.

Voir Paramètres Généraux des plannings pour la configuration de base.

Planning Importer Retrieval

Ce planning vous permet d’importer des données de gestionnaires DTD qui ont été créés par l’Export Retrieval dans le WinClient (Veuillez lire le chapitre → Créer des CD/DVD Retrieval dans le manuel utilisateur).

L’Export Retrieval sert à créer un CD ou un DVD contenant les données avec le Client Retrieval, de manière à ce que qu’elles puissent être lues sans une installation de FileDirector. Les données peuvent être importées sur un serveur FileDirector existant en utilisant l’import Retrieval. Par conséquent, il n’est pas nécessaire de licencier les données exportées avec un ticker.

Dans la boîte de dialogue, une description est saisie qui apparaîtra plus tard dans la liste des plannings. Si un planning est activé, les données sont vérifiées dans les intervalles configurés.

Voir Paramètres Généraux des plannings pour la configuration de base.

N’oubliez pas que le fichier de log est enregistré avec un nouvel horodatage dans l’intervalle de temps configuré et que le dossier de log doit être purgé parfois manuellement. Il n’est pas recommandé de configurer l’heure dans des intervalles trop courts.

Fichier d’import

Lors de l’exécution de la commande d’export dans le WinClient, un fichier de schéma Schemes_CabID.XML est créé (CabID est le gestionnaire DTD correspondant). Ce fichier contient les informations requises pour l’importation d’un fichier. Vous devez vous assurez que l’utilisateur fd- server est autorisé à accéder à ce fichier et au fichier d’export pour pouvoir importer ce fichier de schéma.

Gestionnaire DTD

Sélectionnez le gestionnaire DTD cible. Les champs et Types de Documents avec le même nom sont attribués immédiatement.

Types de Documents / Champs d’index

Les Types de Documents et les champs d’index qui peuvent être lus à partir du fichier sont indiqués dans la colonne Source. Les Types de Documents et les champs qui sont identifiés à partir du gestionnaire DTD sélectionné sont affichés dans la colonne Cible.

Si les champs ne peuvent pas être rattachés par le nom du champ automatiquement, un point d’exclamation rouge sera affiché à la place d’une coche verte. Plusieurs autres indications sont affichées à cet endroit lorsque l’allocation est corrompue – par exemple lorsqu’il est impossible de remplir un champ en raison de la longueur différente des champs.

Dans la zone cible, précisément dans la sélection des champs du gestionnaire DTD et les Types de Documents, vous pouvez modifier ou attribuer les champs manuellement.

Planning stockage Mail (MailStore)

Le planning stockage Mail fonctionne avec les emails stockés sous forme de fichiers *.eml. Lorsque ces fichiers sont stockés dans un répertoire, le planning MailStore importe automatiquement les fichiers *.eml et *.xml et crée automatiquement des index en utilisant les propriétés des mails telles que l’expéditeur, sujet ou destinataire, etc. Le mail lui-même est stocké en tant que document.

FileDirector MailStore

Pour stocker les Emails sous forme de fichier *.eml dans un répertoire, vous avez besoin d’un module FileDirector supplémentaire nommé FileDirector MailStore. Cet outil doit être installé sur le serveur qui exécute le service de serveur SMTP. Tous les emails traités avec ce service peuvent être stockés dans le répertoire et importés dans FileDirector par la suite.

Installation de FileDirector MailStore

Vous trouverez le fichier FileDirector MailStore.msi pour installer cette application sur le CD d’installation FileDirector. Exécutez ce fichier sur l’ordinateur où le service de serveur SMTP est installé.

Pour la configuration, démarrez le programme FileDirector MailStore Config.exe en utilisant Démarrer →Program files →FileDirector →MailStoreConfig

Pour Exchange 2007 et 2010, il y a une passerelle séparée pour les mails, qui récupère les e-mails à partir du service de transport Exchange. Exchange 2003 reste l’ancienne passerelle mail disponible, qui est le service SMTP de Microsoft pour archiver les e-mails.

Cet outil doit être lancé au moins une fois afin de stocker des emails dans ce chemin. Mail store path contient le chemin où les emails doivent être stockés automatiquement.

Dans les différents onglets, les filtres suivants peuvent être définis pour les emails :

Subject Mail from

Rcpt to (Recipient to)

Avec Add ou Remove, des filtres supplémentaires peuvent être ajoutés ou supprimés.

Par défaut, tous les emails sont stockés dans le répertoire (le réglage par défaut est (*)).

Après avoir confirmé la configuration avec le OK, un fichier de configuration DSDMS FileDirector MailStore.xml est créé dans le chemin Program FilesSpielberg Solutions GmbHFileDirector MailStore.

Ce fichier sera conservé après désinstallation de l’application MailStore. Cela garantit que les paramètres de configuration créés ne seront pas perdus même si MailStore est mis à jour.

Eml / Split

Dans le dossier d’export est écrit un fichier XML avec un horodatage et un sous-dossier avec le même nom est créé qui est lié au fichier XML.

En outre, les noms des pièces jointes sont enregistrés dans le fichier XML qui peut être relié à un champ dans le planning. Il est donc possible de rechercher les noms des pièces jointes dans FileDirector.

Lorsque les emails sont enregistrés dans le dossier configuré, ils sont stockés sous la forme de fichiers *.eml et *.xml si l’option eml est sélectionnée.

Lorsque l’option Split est activée, le corps de l’email est enregistré dans le sous-dossier selon le format de l’email en tant que *.html ou *.txt. Les pièces jointes de ces emails seront enregistrées dans ce sous-dossier.

Lorsque les deux options sont activées, l’email est enregistré sous les deux formes. Avec ces paramètres, les conditions relatives à l’objet, à l’expéditeur et au destinataire peuvent être indépendantes les unes des autres et enregistrées de différentes manières.

Priorités

Lorsque les données sont prélevées directement à partir du service SMTP, différentes applications peuvent être utilisées. Toutes ces applications déclenchent différents événements. Par exemple, l’antivirus ou l’antispam peuvent également collectés des données du service SMTP. Si FileDirector ne doit archiver que les Emails qui ont déjà passés les scanners de virus et les filtres antispam, la priorité de l’événement FileDirector MailStore doit être configuré pour être traité après les événements déclenchés par les scanners de virus et les filtres antispam. Dans l’onglet Priorité, les priorités des événements actifs du service SMTP sont listés. Si les paramètres SMTP event priority sont changés, l’ordre de démarrage de MailStore peut être modifié.

Archivage d’E-Mails internes

Tous les emails à archiver doivent passer par le serveur SMTP Windows. Les emails Internes ne sont pas envoyés via le serveur SMTP mais restent à l’intérieur du serveur Exchange. En principe, l’archivage des emails internes est inhabituel. Mais vous pouvez le gérer en configurant une adresse SMTP supplémentaire pour tous les utilisateurs du serveur Exchange qui ne se trouvent pas sur le serveur. Ces copies d’archives sur le serveur SMTP peuvent être configurées pour être supprimées via la configuration du serveur SMTP.

Importation manuelle des emails

Lorsque des fichiers *.eml et *.xml files qui n’ont pas été exporté à partir du serveur SMTP doivent être archivés, ils doivent être stockés manuellement en tant que fichiers *.eml dans le dossier MailStore. Sélectionnez Store mails puis sélectionnez le répertoire à partir duquel les fichiers *.eml doivent être importés.

Arrêter le stockage de mailà partir du service SMTP

Arrêtez FileDirector MailStore Service sous Démarrer → Paramètres → Panneau de Configuration → Outils d’Administration →Services afin d’interrompre l’enregistrement des emails dans le chemin spécifié.

Planning MailStore dans FileDirector Enterprise Manager

Pour importer les fichiers *.eml à partir d’un chemin MailStore, un planning doit être configuré dans Enterprise Manager.

Avec ce planning les fichiers *.xml et *.eml peuvent être importés et les données d’information peuvent être stockées dans les champs d’index correspondants.

Une description peut être saisie pour décrire le planning. Ce texte apparaît dans la liste des planning démarrés. Lorsque le planning est activé, MailStore commence à importer les données aux intervalles spécifiés.

Voir Paramètres Généraux des plannings pour la configuration de base.

Paramètres de MailStore

Le planning affectera automatiquement le contenu des champs étendus tels que E-Mail from, E-Mail To, E-mail subject, etc. aux informations correspondantes de l’e-mail.

Le champ BCC n’est pas disponible dans MailStore 2007-2010.

Répertoire d’importation

Saisissez le dossier dans lequel les emails sont enregistrés par l’outil MailStore.

Dossier de Rejet

Saisissez le dossier dans lequel les emails qui ne peuvent pas être importés sont déplacés.

Gestionnaire DTD

Pour configurer la cible pour le planning MailStore, spécifiez le gestionnaire DTD dans lequel les e-mails devraient être importés.

Condition

Pour l’importation d’emails, vous pouvez configurer des conditions. Chaque condition peut être associée à un type de documents cible différent. Une condition peut être ajoutée avec Add et ensuite être lié à un type de documents cible ci-dessous. Dans l’exemple suivant, la condition suivante est définie :

Si le mot Code fait partie de l’objet du mail, le mail est enregistré dans le type de documents spécifié.

Les noms de fichiers des pièces jointes peuvent aussi être attribués à un champ d’index.

Définition d’une condition

Chaque condition peut contenir une ou plusieurs définitions, qui sont liées par un AND ou un OR selon le contexte.

Pour l’importation d’emails, vous pouvez configurer différentes conditions qui définissent un classement vers un type de documents. Plusieurs conditions peuvent être configurées, et peuvent être combines avec des AND ou des OR, selon le paramètre sélectionné.

Type de Documents

Indiquez ici le Type de Documents dans lequel l’email sera stocké. L’email doit correspondre à la condition d’importation.

Fichier cible

Cette option est similaire à Set field to value. La valeur entrée est définie pour le champ spécifié pour chaque document importé.

Convertir en Msg

Cette option convertie les emails importés au format .msg. Le réglage est global pour le planning et toutes les conditions définies au sein d’un planning MailStore.

Définir les champs

Dans la section Champ E-mail, les champs d’un e-mail, tels que EMAIL – De Adresse et EMAIL – A Adresse sont énumérés. Ces champs peuvent être attribués aux champs appropriés du Type de Documents. Veuillez-vous assurer que la longueur de champs dans les Types de Documents est suffisante pour les informations importées, telles que des adresses e-mail multiples qui sont écrites à la suite, séparées par un point-virgule.

Pour remplir des champs spéciaux, vous pouvez créer des attributions. Le deux-points dans l’exemple peut être défini comme séparateur de champs. Le numéro qui suit les deux points est à écrire dans le champ EMAIL – A Adresse du Type de Documents. Le champ est ainsi mis en correspondance.

Si un champ est séparé par un séparateur de champs (voir exemple), un champ d’email peut être attribué plusieurs fois à un champ d’index.

Séparateur de champ

Le séparateur de champ a permis de séparer une ligne des index qui sont attribués aux champs. Dans l’exemple, les deux-points sont utilisés comme séparateur de champs. Ainsi, l’index 2 est le numéro d’index de la ligne sujet définie.

Sujet: Code:123456

Index: 1 : 2

Code = valeur de champ

: = séparateur de champ

123456 = contenu de l’index 2, qui est connecté au champ EMAIL – A Adresse

Si un texte supplémentaire est écrit après le numéro, un autre deux-points doit être placés entre les deux pour séparer le texte. S’il n’y a pas d’autre séparateur, le texte sera également écrit dans le champ 2.

Un séparateur de champ n’est nécessaire que lorsque le contenu d’un champ d’email doit être séparé en plusieurs champs d’index.

Test des réglages

Pour tester les paramètres, un fichier xml peut être chargé manuellement et vérifier les informations qui ont déjà été écrites dans le dossier d’importation. Un masque de résultat avec tous les contenus des champs et le Type de Documents cible reconnu apparaît. Ainsi, la configuration peut être contrôlée avec tous les champs attribués.

Si les fichiers sont importés, Ils sont supprimés du dossier.

Si une erreur se produit pendant l’importation, un sous-dossier appelé errors sera créé et les fichiers y sont transférés avec un horodatage. Cela peut se produire si, par exemple, le nombre de caractères des champs cibles n’est pas suffisant pour le contenu du champ. Assurez-vous que le compte fd-server dispose de droits suffisants pour collecter les fichiers dans le dossier d’importation. Pour une importation complète, l’utilisateur doit avoir les droits de lecture, de déplacement et de suppression des fichiers.

Si aucune condition n’est définie pour un email, celui-ci n’est pas importé et reste dans le chemin d’importation. Pour importer ces emails, une condition adéquate doit être définie. Lors du prochain démarrage du planning, ces emails seront alors importés.

Mailbox Archiver

Le planning Mailbox Archiver importera les emails et leurs pièces jointes directement dans FileDirector depuis les comptes de messagerie Microsoft Exchange. Les groupes d’utilisateurs des comptes d’utilisateurs individuels peuvent être sélectionnés.

Les Emails contenu dans les dossiers Boîte de réception et Eléments envoyés de chaque compte utilisateur peuvent être importés, ainsi que d’autres dossiers spécifiés. D’autres comptes de messagerie, non liés aux comptes utilisateurs FileDirector, peuvent aussi être importés.

Lors de la première exécution du planning, si aucun Type de Documents et champs relatifs aux emails n’ont été configurés dans le gestionnaire DTD, ceux-ci seront automatiquement créés et configuré pour le stockage d’emails. Les champs email créés dans les Types de Documents seront :

Si les champs ci-dessus existent déjà dans le gestionnaire DTD, les champs existants, dans leurs types de Documents correspondants, seront utilisés.

Voir Paramètres Généraux des plannings pour la configuration de base.

Exchange Web Services

Le Mailbox Archiver utilise Microsoft Exchange Web Services pour accéder aux boîtes aux lettres des comptes utilisateurs dans Exchange 2007 et supérieurs.

L’URL par défaut pour EWS est https://mail.domain.com/ews/exchange.asmx

Si l’adresse n’est pas fonctionnelle, L’URL correcte peut être récupérée de différentes manières :

1. Utilisez la fonction de découverte Automatique de Mail Archiver, décrite ci-dessous.
2. Utilisez la commande PowerShell sur le serveur Exchange
   1. Ouvrez Powershell
   2. Tapez Get-WebServicesVirtualDirectory |Select name, *url* | fl
3. Utilisez la fonction de découverte automatique d’Outlook
   1. Effectuez un clic droit sur l’icône d’Outlook dans la zone de notification, en maintenant pressée la touche Ctrl (à partir d’Outlook 2007)
   2. Sélectionnez Tester la Configuration Automatique du courrier
   3. Entrez une adresse email valide pour le serveur Exchange
   4. Assurez-vous qu’Utiliser la Découverte Automatique est la seule case à cocher sélectionnée
   5. Cliquez sur le bouton Test
   6. La ligne commençant par Availability Service URL contient l’URL

Noms des Utilisateurs et des Groupes

Des comptes de groupes d’utilisateurs et d’utilisateurs individuels peuvent être sélectionnés pour l’archivage de mail. Des comptes Active directory, Windows et internes à FileDirector peuvent être ajoutés, pour autant qu’ils disposent d’une adresse email valide qui est associée avec le serveur Exchange sélectionné.

Pour sélectionnez les comptes, appuyez sur le bouton Ajoute, et la liste des utilisateurs et des groupes sera affichée. Pour sélectionner un groupe d’utilisateur, double-cliquez sur celui-ci, et il sera ajouté à la liste des comptes sélectionnés. Une fois que tous les utilisateurs et groupes ont été sélectionnés, appuyez sur le bouton OK. Les comptes seront alors affichés dans la zone des comptes.

Pour supprimer un groupe ou un compte utilisateur de la sélection en cours, cliquez sur le compte et appuyez sur le bouton Supprimer.

Gestionnaire DTD

Le gestionnaire DTD dans lequel les emails seront stockés peut être sélectionné parmi ceux qui figurent dans la liste déroulante.

Les Types de Documents pour les emails ne sont pas sélectionnés, car ils seront automatiquement définis.

Nom d’Utilisateur et mot de passe

Le compte et le mot de passe du compte de service Exchange doivent être saisis. Ce compte doit avoir reçu le rôle d’Impersonation dans Microsoft Exchange pour lui permettre d’accéder aux boîtes aux lettres des autres utilisateurs.

Pour plus d’informations sur le rôle d’Impersonation et sa configuration, veuillez consulter les articles Microsoft suivants :

https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/dn722376(v=exchg.150).aspx#bk_addresources

https://technet.microsoft.com/en-us/library/dd776119(v=exchg.150).aspx

URL du Serveur Exchange

L’URL du serveur Exchange doit être saisie. Veuillez consulter la section Exchange Web Services ci-dessus pour savoir comment déterminer l’URL.

Découverte Automatique

Vous pouvez utiliser l’outil de découverte automatique pour trouver l’URL d’Exchange en utilisant l’outil de découverte automatique de l’URL. Appuyez sur le bouton et entrez ensuite u adresse email qui existe sur le serveur Exchange. L’URL peut alors être retournée.

Si l’option ne retourne pas l’URL, veuillez utiliser une des options de la section Exchange Web Services ci-dessus.

Démarrer l’import le

Utilisez le calendrier déroulant pour sélectionnez la date à partir de laquelle les emails seront importés. Tous les emails des dossiers de la boîte aux lettres sélectionnée, envoyés ou reçus à partir de la date sélectionnée, seront importés.

Redémarrer le processus d’Importation

Par défaut, le planning importera les emails à partir de la date et heure de la dernière importation. Seuls les nouveaux emails seront importés.

Lorsque cette option est activée, le planning, lors de sa prochaine exécution, importera tous les emails à partir de la date sélectionnée dans le calendrier Démarrer l’import le.

Une fois que le planning a été exécuté, cette option sera alors réinitialisée, de sorte que seuls les nouveaux emails seront à nouveau importés.

Boîtes e-mail supplémentaires

Les boîtes aux lettres qui ne sont pas associées avec des comptes utilisateurs peuvent être aussi importées en les ajoutant dans la liste des boîtes e-mail supplémentaires.

Entrez les adresses email des comptes à importer dans ce champ. Pour plusieurs adresses email, entrez chacune sur une nouvelle ligne.

Boîte de réception

Les dossiers Boîte de réception et Éléments envoyés peuvent être sélectionnés individuellement pour l’importation. Lorsque la case est cochée, la boîte aux lettres sera importée.

AutoCapture

Lorsque la case AutoCapture est cochée, tous les e-mails entrants avec des pièces jointes au format PDF sont traités par FileDirector AutoCapture.

Lorsque seule la case à cocher AutoCapture est sélectionée, FileDirector ne prend en compte que le fichier PDF joint, mais ne stocke pas l’e-mail lui-même dans le type de documents utilisés pour les e-mails entrants.

Les e-mails et les piéces jointes sont stockés lorsque les cases AutoCapture et Boîte de réception sont cochées.

FileDirector stocke alors les e-mails dans le type de documents, utilisé pour les e-mails entrants et transmet les pièces jointes PDF au programme FileDirector AutoCapture.

Remplacer les pieces jointes

Lorsque cette case est cochée, toutes les pièces jointes d’e-mails sont stockées uniquement dans le système ECM de FileDirector et non plus dans l’emplacement de stockage de Microsoft Exchange du côté de FileDirector. FileDirector stocke les pièces jointes et les remplace par un lien FDCF dans le serveur Microsoft Exchange.

Lorsque ces courriers sont ouverts dans Microsoft Outlook, l’utilisateur peut sélectionner le lien FDCF et la pièce jointe stockée est affichée dans FileDirector WinClient.

Dossier supplémentaire

Les emails qui ont pu être stockés dans des sous dossiers créés avec le dossier Boîte de réception seront automatiquement importés dans FileDirector. Il se peut toutefois que des dossiers supplémentaires aient été créés et doivent être importés. Les noms de ceux-ci peuvent être ajoutés ici.

Saisissez le nom du dossier à importer dans ce champ. Pour plusieurs dossiers, entrez chacun d’eux sur une nouvelle ligne.

Archivage des boîtes aux lettres IMAP

Le planning d’archivage des boîtes aux lettres importera les emails et leurs pièces jointes directement dans FileDirector à partir des comptes de messagerie IMAP.

Les emails contenus dans ls boîtes de réception et Eléments envoyés de chaque compte peuvent être importés, ainsi que d’autres dossiers spécifiés.

Lors de la première exécution du planning, si aucun Types de Documents et aucuns champs de type email n’ont été configurés dans le gestionnaire DTD, ils seront automatiquement créés et configurés pour le stockage des emails. Les champs email créés dans les Types de Document seront :

Si les champs ci-dessus existent déjà dans le gestionnaire DTD, les champs existants, dans leurs Types de Documents respectifs seront utilisés.

Voir Paramètres Généraux des plannings pour la configuration de base.

Gestionnaire DTD

Le gestionnaire DTD où seront stockés les emails peut être sélectionné parmi ceux affichés dans la liste déroulante.

Les Types de Documents pour les emails ne sont pas sélectionnés, car ils seront automatiquement définis.

Serveur de courrier

Défini l’URL du serveur de courrier.

Port

Défini le port utilisé par le serveur de courrier IMAP, défini ci-dessus.

Utiliser SSL

A condition que le serveur de messagerie IMAP, spécifié ci-dessus, utilise des connexions SSL.

Comptes

Une ou plusieurs boîtes de messagerie peuvent être définies pour cette configuration de planning, en utilisant le bouton Ajouter.

A condition que la liste contient déjà des comptes de messagerie, les comptes existants peuvent être édités.

Après la sélection d’un compte dans la liste, le bouton Editer ouvre la fenêtre contextuelle correspondante.

Le bouton permet de Supprimer de la liste les comptes sélectionnés. Les comptes supprimés ne sont plus pris en compte par le planning.

Informations d’identification

Après la sélection soit avec Ajouter ou Editer, une fenêtre contextuelle est affichée, dans laquelle un nouveau compte et les informations d’identification correspondantes peuvent être ajoutées ou modifiées si elles existent déjà.

Dans la section Comptes, les adresses email d’un ou plusieurs comptes IMAP sont ajoutés à ce planning.

La section Mode d’authentification fourni mot de passe ou Google OAuth.

Mot de passe

Entrez le mot de passe correspondant du compte IMAP.

Google OAuth

En utilisant cette option, le bouton Requêtes demande un jeton (token) auprès du service d’authentification de Google. Un jeton existant peut être supprimé par le bouton Effacer et, si nécessaire, un nouveau peut être recréé par le bouton Requêtes.

Démarrer l’import le

Utilisez le calendrier déroulant pour sélectionner la date à partir de laquelle les emails seront importés. Tous les emails dans les dossiers des boîtes aux lettres sélectionnées, envoyés ou reçus à partir de la date sélectionnée seront importés.

Redémarrer le processus d’importation

Par défaut, le planning importera les emails à partir de la date et heure de la dernière importation. Seuls les nouveaux emails seront importés.

Lorsque cette option est activée, le planning, lors de sa prochaine exécution, importera tous les emails à partir de la date sélectionnée dans le calendrier Démarrer l’import le.

Une fois que le planning a été exécuté, cette option sera alors réinitialisée, de sorte que seuls les nouveaux emails seront à nouveau importés.

Dossiers

Les dossiers Boîte de réception et Éléments envoyés peuvent être sélectionnés individuellement pour l’importation. Lorsque cette case est cochée, les comptes seront importés.

Dossiers supplémentaires

Dans certains cas, les boîtes de réception contiennent plusieurs sous-dossiers, qui doivent être aussi importés. Ces dossiers peuvent être ajoutés ici.

Saisissez les noms correspondants directement dans la fenêtre.