Listes de mots clés

Présentation

FileDirector permet de simplifier l’indexation manuelle répétée grâce à des listes de mots clés contenant des abréviations pour les entrées d’index souvent utilisées. Ces abréviations sont automatiquement converties en entrée d’index complète lors de l’indexation. Plusieurs entrées d’index sont possibles ; elles sont affichées dans une zone de sélection.

FileDirector autorise la création d’un nombre illimité de listes de mots clés. Elles peuvent être amendées, modifiées et supprimées à tout moment.

Créer une nouvelle liste de mots clés

Après avoir sélectionné l’icône listes de mots clés, choisissez Nouveau et la fenêtre de création de listes de mots clés s’affichera.

Paramètres Généraux

Spécifiez le nom de la liste de mots clés et un texte descriptif. Une liste de mots clés peut être remplie en saisissant un mot clé à la fois manuellement ou en les important depuis un fichier.

Cliquez sur OK pour créer la liste de mots clés. Une nouvelle entrée apparaît dans la liste de mots clés dans Enterprise Manager.

Ordre de tri

Si des mots clés sont ajoutés à la liste, ils peuvent être triés manuellement ou automatiquement. Les mots clés listés dans l’onglet ordre de tri peuvent être triés par ordre alphabétique, croissant ou décroissant, en cliquant sur le bouton A à Z. Alternativement, les mots clés peuvent être déplacés manuellement vers le haut ou le bas dans la liste, soit en les glissant vers la position souhaitée dans la liste, soit en sélectionnant le mot clé et en utilisant les flèches vers le haut et vers le bas.

Créer un nouveau mot clé

Pour créer une nouvelle entrée dans une liste de mots clés existante, la liste doit être sélectionnée dans Enterprise Manager. Cliquer sur Nouveau pour ouvrir la fenêtre d’édition de mots clés qui permet de créer une nouvelle entrée.

Nom du mot-clé

Entrer le nom du mot clé dans le champ Nom. L’utilisation d’un ou de plusieurs raccourcis permet d’accélérer l’indexation manuelle dans le client Windows.

Les mots clés ne peuvent pas contenir de ; ou .

Raccourci

Si un ou plusieurs raccourcis doivent être spécifiés pour un mot clé, ils doivent être séparés par un point-virgule.

Si un raccourci existe déjà dans cette liste de mots clés, un message s’affiche. Les raccourcis et les noms doivent être uniques. Il n’y a pas de distinction entre les majuscules et les minuscules.

Si une description est spécifiée pour une liste de mots clés, elle s’affiche dans la liste de mots clés dans Enterprise Manager pour faciliter l’identification.

La section Paramètres étendus permet de configure les listes de mots clés liées. Les champs d’index et les listes à lier doivent être créées au préalable.

Voir Lier des listes de mots-clés

Si un mot clé est mis à jour dans la liste, la modification peut être appliquée à chaque document auquel le mot clé est associé en sélectionnant l’option Mettre à jour la dernière version de vos documents afin de refléter ce changement de mot-clé.

Importer les mots-clés du fichier

Structure du fichier texte

Le fichier texte comprend un Nom, un raccourci et une Description. Un séparateur de champ doit être défini. Il ne doit s’agir d’un point-virgule, car ce séparateur est déjà utilisé entre les séparateurs.

Si un seul raccourci est utilisé pour chaque mot clé, le point-virgule peut également être utilisé comme séparateur.

Exemples

Fichier d’import avec séparateur point-virgule :

Miss Ulla Schmitz;schm;Secretary

Mr. Anton Miller;mi;Accounts

Fichier d’import avec séparateur virgule et plusieurs raccourcis :

Miss Ulla Schmitz,schm,Secretary

Mr. Anton Miller,mi;an,Accounts

Les espaces peuvent être utilisés dans les mots clés, car ils ne peuvent pas être utilisés comme séparateurs.

Séparateur de champ / nombre de lignes d’entête à sauter

Lorsqu’une liste de mots-clés est créée à partir d’une application tierce, le fichier résultant peut contenir des lignes d’entête, qui ne doivent pas être importées. Ceci peut être configuré dans Nombre de lignes d’entête à sauter.

Le séparateur de champ pour importer une liste de mots-clés peut être défini. Les séparateurs de champs peuvent être par exemple une virgule, un point-virgule, un trait vertical (|) ou tout autre caractère imprimable. Les espaces et les tabulations ne peuvent pas être utilisés comme séparateurs.

Ces deux options sont spécifiées dans l’onglet Réglages de la liste de mots-clés.

Lier une liste de mots-clés à un champ

Une fois créée, une liste de mots clés peut être liée à un champ d’index. Elle peut ensuite être utilisée pour l’indexation dans le client Windows.

Créez un nouveau champ d’index dans la section Champs ou sélectionnez un champ existant.

Voir Champs

Sélectionnez Mot clé dans la section Contient des propriétés de champ. La section liste de mots-clés dans la partie inférieure de la fenêtre de réglages peut être alors configurée. Liez ce champ à une des listes de mots-clés créées.

Autoriser la saisie manuelle

Si cette option est activée, des entrées supplémentaires peuvent être saisies manuellement en utilisant le WinClient. Ces informations peuvent être ajoutées en utilisant l’onglet Editer de la boîte de contrôle ou dans la fenêtre de capture d’index.

Sélection multiple

Si cette option est activée, l’utilisateur peut lier un document avec plusieurs mots clés simultanément. Les mots clés sont sélectionnés par un clic de souris directement dans la liste déroulante de mots clés. Ils sont séparés par un point-virgule et sont enregistrés dans les champs d’index correspondants.

Calculer la fréquence d’usage de mots-clés

Cette option se trouve sur la partie droite de FileDirector Enterprise Manager dans la section Etendu lorsque le contenu de la liste de mots-clés est affiché.

L’utilisation d’un mot-clé peut être calculé en sélectionnant le mot clé et en appuyant sur Calculer la fréquence d’utilisation de mots-clés. Le résultat est affiché dans la colonne Utilisation du mot clé sélectionné.

Lier les listes de mots-clés

Avec des listes de mots-clés liées, le contenu d’un champ d’index est limité à certain valeurs, selon le contenu d’un autre champ d’index. Un exemple permet d’expliquer l’utilisation de cette possibilité, qui est utile pour de nombreuses applications. La profondeur des listes liées peut être plus importante que celle de l’exemple.

Exemple :

1. Le champ d’index Pays contient une sélection de pays enregistrés dans une liste de mots-clés.
2. Si un pays est sélectionné dans le champ, un second champ d’index, Ville, affichera uniquement les villes du pays sélectionné précédemment.
3. La liste primaire dans ce cas est la liste des pays.
4. D’abord, Créez et liez des listes
5. Créez une liste de pays et une liste de villes pour chaque pays.
6. Connectez le champ … à la liste
7. Si un pays est sélectionné dans la liste, seules les villes de ce pays seront affichées dans le champ d’index correspondant pour les villes. Dans ce cas, pour Angleterre, le champ Villes est lié avec la liste de mots-clés Villes anglaises.
8. Connecter des listes liées aux champs
9. Les listes doivent être liées aux champs d’index pour une indexation propre selon les listes.
10. Le champ Pays doit proposer les pays disponibles enregistrés dans la liste de mots-clés Pays. Dans le champ Ville, seules les villes liées avec l’entrée correspondante de la liste primaire des pays seront affichées dans le champ d’index Ville. Les villes (liste de mots-clés) doivent être sélectionnées selon l’index de Pays. Pour le champ Ville, la propriété Contient doit être mis à la valeur Mot clé.

Dupliquer une liste de mots clés

Des listes de mots-clés existantes peuvent être dupliquées dans un gestionnaire DTD. Sélectionnez la liste de mots-clés et choisissez Dupliquer. Une nouvelle liste de mots-clés est créée avec le même nom et une numérotation supplémentaire. Cette nouvelle liste de mots clés a des propriétés identiques à la liste d’origine. Les propriétés de la nouvelle liste de mots clés peuvent être modifiées selon les exigences de l’application.

Listes de mots clés dynamiques utilisant l’ODBC

Pour remplir les listes de mots clés dynamiquement, un lien ODBC doit être créé au préalable. Ce lien permet d’utiliser toutes les sources de données, accessibles via les pilotes ODBC – par exemple, une base de données SQL, une base de données Access, un fichier texte, une feuille de calcul Excel ou une base de données Oracle. Pour des informations générales sur la configuration d’une source de données ODBC, consulter le chapitre Configuration d’un lien ODBC dans Windows.

Préparer le lien ODBC pour une liste de mots clés

La liste de mots clés à importer doit se trouver dans une table contenant les colonnes Nom, Raccourci et Description. Si ces colonnes sont présentes, elles peuvent être assignées dans FileDirector lors de la configuration d’un lien ODBC.

Lors de l’assignation des trois catégories, les listes de mots clés s’affichent à la fin des champs listés :

<Nom mot-clé>

<Raccourci mot-clé>

<Description mot-clé>

Si ces colonnes sont assignées en fonction des entrées dans la liste de mots clés, le lien ODBC peut être utilisé pour la configuration d’une liste de mots clés.

Assigner un lien ODBC à une liste de mots clés

Ouvrez les Réglages pour la liste de mots clés. Le lien ODBC peut être sélectionné ici.

Définir ensuite le champ de la liste de mots clés qui doit contenir le lien ODBC. Créer un champ avec la propriété liste de mots clés. Spécifiez la liste de mots clés stockée avec le lien ODBC sous-jacent.

Mixer des entrées fixes et dynamiques

Une liste de mots clés avec un lien ODBC peut également être complétée avec des valeurs saisies directement dans FileDirector. Lors de l’affichage des entrées dans le client Windows, les entrées fixes s’affichent en premier suivies par les entrées dynamiques.

Listes de mots clés dynamiques (ODBC) et liens ODBC normaux

Une liste de mots clés peut être renseignée avec un lien ODBC qui peut également être lié à une autre liste ODBC. Comme dans les listes liées normales, cette configuration est définie sous Champ →Réglages →Paramètres étendus →Lien ODBC.

La liste peut par exemple être remplie comme suit :

• Un raccourci est saisi dans le champ mot clé.
• Le raccourci est automatiquement remplacé par le mot clé depuis la table ODBC de la liste de mots clés.
• Le mot clé peut être recherché dans un autre tableau ODBC et, à l’aide de ces informations, d’autres champs peuvent être remplis selon la procédure ODBC standard.