Importation COLD

Présentation

Le module COLD permet d’importer les données de spool dans FileDirector, les données d’index étant automatiquement extraites des données. FileDirector permet de créer un nombre illimité de gabarits d’importation dans un gestionnaire DTD. Ils peuvent être amendés, modifiés et supprimés à tout moment.

Qu’est-ce que COLD ?

COLD est l’abréviation de Computer Output on Laser Disc, un terme historique. Ce module importe des données de spool (données ASCII/ANSI), qui sont généralement imprimées. Le module d’importation peut séparer les données en pages individuelles, les regrouper en documents si nécessaire puis extraire l’index pour chaque document automatiquement.

Chaque page (contenant plus ou moins que du texte) peut être affichée et imprimée avec un gabarit. Un formulaire vide numérisé est généralement utilisé pour que le document de sortie affiché et imprimé soit aussi proche que possible de l’original.

Licence COLD

COLD requiert une option de licence qui doit être activée pour le module COLD à utiliser. Si cette option est absente, des gabarits d’importation peuvent être créés, mais le planning d’importation COLD ne peut pas être lancé pour importer des données.

Créer un nouveau gabarit COLD

Pour créer un nouveau gabarit COLD, sélectionnez l’icône COLD puis choisissez Nouveau.

Paramètres généraux

Sous Paramètres généraux, vous pouvez attribuer au gabarit un nom, une description, assigner le gabarit à un type de documents et sélectionner le chemin du fichier de spool.

Configurer un gabarit

Pour commencer, ouvrir un fichier d’exemple en sélectionnant Ouvrir le fichier de spool. Le fichier d’exemple ouvert n’est pas enregistré dans la configuration du gabarit. Un gabarit COLD doit être rechargé s’il est modifié.

Ouvrir le fichier de spool

Cliquez sur ce bouton pour ouvrir un fichier de spool. Le contenu de ce fichier est affiché dans la fenêtre de configuration.

Champs prévus

Si des champs d’index sont définis, une prévisualisation montre quels champs d’index sont lus pendant la navigation. Cette option est particulièrement utile lors de l’utilisation de champs composés.

Ajouter champ

En cliquant ce bouton, le système bascule dans l’onglet Champs.

Ajouter filtre

Pour ajouter un filtre, sélectionnez le texte à filtrer puis appuyez sur Ajouter filtre ou en effectuant un clic-droit et en sélectionnant Ajouter filtre. L’affichage bascule sur la liste des filtres, de sorte que les réglages pour le filtre sélectionné peuvent être spécifiés.

Utiliser filtre

En utilisant ce bouton, les filtres configurés sont appliqués au texte affiché et le bouton reste appuyé. Après un nouveau clic, le bouton est relâché et le texte est affiché sans filtre (aucun filtre n’est appliqué).

Vue graphique

Cliquez sur ce bouton pour basculer en mode d’affichage graphique. Dans ce mode, le texte est affiché avec le masque spécifié. (Sélectionnez les masques dans l’onglet réglage de la page de cette fenêtre de configuration). Cliquez à nouveau pour repasser en mode affichage texte sans masques.

Saut à la page …

Première page, Page précédente, Page suivante, Dernière page

Utilisez ces boutons pour parcourir les pages du fichier de spool. Le nombre de pages est affiché dans le coin supérieur droit.

Processus de configuration COLD

Vérifiez que COLD dispose d’une licence. Sans cette licence, des gabarits COLD peuvent être créés mais le planning d’importation COLD ne peut pas être lancé.

Créez un nouveau gabarit COLD. Spécifiez un nom pour le gabarit et un chemin depuis lequel les données de spool doivent être importées.

Passez à l’onglet Gabarit et chargez un fichier de spool d’exemple pour créer le gabarit. Si le format du fichier d’exemple n’est pas connu, vous pouvez exécuter une reconnaissance automatique dans l’onglet Réglage de la page. Pour simplifier cette reconnaissance, les réglages de filtre correspondants aux formats connus sont automatiquement définis.

Si le caractère de séparation de page ne peut pas être défini automatiquement avec la reconnaissance, il doit être spécifié manuellement. Le fichier de spool doit soit contenir un caractère de séparation de page (ou une chaîne de caractères) ou un nombre constant de lignes par page peut être utilisé.

Si des caractères individuels (ou chaînes de caractères) doivent par exemple être coupés, un filtre doit être défini.

Voir Filtre

L’index peut être importé automatiquement depuis une position définie (ligne, colonne) si les informations correspondantes sont toujours représentées à cette position (comme un numéro de facture sur une facture). Cette position peut être sélectionnée avec la souris et liée aux champs d’index.

Si un document dans le fichier de spool est constitué de plusieurs pages, elles doivent être regroupées. Configurez un planning d’importation COLD après la création de gabarits COLD.

Voir Planning d’importation Cold

Formats de spool

Plusieurs types de fichiers de spool peuvent être utilisés. Ils ont tous en commun la faculté de séparer les données dans des pages, soit par un caractère de séparation de page ou en spécifiant un nombre fixe de lignes par page.

Des formats de fichier fixes contiennent déjà des caractères de séparation définis. Ces formats sont par exemple créés par les ordinateurs centraux IBM AS400. Ces formats (appelés COM1 et COM2) peuvent être reconnus automatiquement et les filtres/caractères de séparation être automatiquement définis.

En utilisant COLD, l’index est automatiquement extrait des données de texte, aucune reconnaissance OCR ne doit être exécutée.

Dans l’onglet Réglage de la page, la reconnaissance automatique du type pour le fichier d’exemple peut être lancée.

Si un fichier de ce format est reconnu, les réglages de filtre correspondants sont automatiquement définis.

Les champs d’index et le masque avec les réglages de texte doivent être spécifiés.

Si un fichier de spool ne contient pas de caractères de séparation de page, les pages individuelles peuvent également être définies avec un nombre fixe de lignes. Le fichier de spool doit ensuite être structuré en conséquence.

Filtre

Configurer le séparateur de page

Les Fichiers de texte contenant un caractère de séparation au début d’une page sont parfaitement adaptés à la configuration d’un gabarit COLD.

Si ce caractère est manquant, les pages doivent contenir un nombre fixe de lignes par page ou une chaîne de caractères doit exister au début de la page pour être utilisée comme séparateur de page.

Les formats de fichier fixes générés par d’autres systèmes sont gérés par COLD. Les formats COM1 et COM2 contiennent des caractères de séparation définis qui sont automatiquement reconnus par COLD.

Si COM1 ou COM2 ne sont pas reconnus, le séparateur de page standard 0C (saut de page) est prédéfini. Il est automatiquement défini dans les filtres. Dans la seconde entrée de filtre, le caractère est coupé afin de ne pas s’afficher sur la page.

Sélectionnez le caractère correspondant au début de page et spécifiez un filtre en cliquant dans le menu contextuel (bouton droit de la souris) ou en cliquant Ajouter filtre.

Si le filtre est défini, il apparaît dans la liste des filtres et une option de caractère peut être attribuée.

Si le séparateur de page est défini, il est possible de parcourir le fichier d’exemple en utilisant les boutons de navigation de page.

Si les valeurs filtrées doivent être affichées, activez ou désactivez le bouton de filtre dans la fenêtre de configuration.

Champ – Définir des champs d’index

Lorsque les filtres ont été spécifiés (pour la séparation de page et la suppression de l’affichage des chaînes indésirables), les champs d’index peuvent être spécifiés pour l’importation.

Sélectionnez la chaîne de caractères à importer vers un champ d’index défini puis sélectionnez Nouveau champ d’index dans la barre d’outils.

Sélectionnez Champs puis le champ d’index approprié pour les caractères sélectionnés. L’emplacement (ligne, colonne) depuis lequel les informations du champ d’index sont importées s’affiche. Cette information d’index doit se trouver au même endroit sur chaque page importée.

Ces documents étant importés depuis un fichier de spool, les réglages de format doivent être inchangés. Si la mise en page des données de sortie change, les paramètres d’importation COLD doivent être adaptés.

La longueur du champ à lire peut être modifiée par la suite si nécessaire. La longueur maximale du champ d’index doit être spécifiée. Assurez-vous que la longueur de champ spécifiée dans Enterprise Manager pour le champ concerné est suffisante.

Importer du texte depuis différents fichiers

Les champs d’index peuvent être renseignés avec le texte présent sur différentes pages. Spécifiez un champ d’index et le numéro de page pour la page à utiliser pour la lecture. Si cette option doit être utilisée, le regroupement de pages doit être défini.

Lire l’index sur la dernière page

Lorsqu’ils sont groupés, les documents contiennent plusieurs pages. Ce nombre de pages n’est pas fixé et dépend du document. Si les informations correspondantes doivent toujours être importées depuis la dernière page du document (par exemple, le montant final d’une facture), cette action peut être définie si “0” est réglé pour le nombre de pages.

Importer plusieurs extraits de texte dans un champ d’index

Un champ d’index peut être lié avec plusieurs extraits de texte dans COLD. Assignez le champ correspondant plusieurs fois. La succession des extraits de texte importés peut être contrôlée par Ordre de tri.

Préfixe / Suffixe

Si plusieurs champs de texte sont écrits dans un champ d’index, ils peuvent être séparés par un caractère de séparation. Toujours vérifier que le champ d’index spécifié est suffisamment long dans Enterprise Manager.

Champs prévus

Les champs prévus peuvent être affichés dans l’onglet Champs.

Si des champs d’index ont déjà été assignés, les informations importées peuvent être contrôlées. C’est particulièrement utile si plusieurs champs d’index doivent être renseignés avec l’information d’une zone ou si le contenu de plusieurs zones doit être importé vers un champ d’index avec Préfixe / Suffixe.

Groupement de page si …

Si plusieurs pages successives peuvent être regroupées et stockées comme un document, une condition doit être spécifiée pour le regroupement de pages.

Il peut s’agir d’une des options suivantes :

Aucun regroupage

Si aucun regroupage n’est spécifié, un document est créé pour chaque page.

Numéro croissant

Groupement par numéros de page. Si le numéro de page augmente, la page doit être ajoutée. Si le numéro de page commence par “1”, un nouveau document est créé.

Page suivante vide

Ce réglage peut être utilisé si un certain index n’est présent que sur la première page (par exemple numéro de commande) mais pas sur les pages suivantes d’un document. Les pages suivantes sont automatiquement ajoutées.

Page suivante non vide

Ce réglage peut être utilisé si un champ n’est vide que sur la première page, mais pas sur les pages suivantes (par exemple une numérotation de page après la première page).

Identique à la page suivante

Ce réglage peut être utilisé si, par exemple, un numéro de facture unique est toujours imprimé à la même position sur chaque page d’une facture multi-pages. Les pages sont automatiquement ajoutées jusqu’à ce qu’une nouvelle entrée apparaisse (ici : numéro de facture).

Réglages de la page

Mode Graphique

Dans la fenêtre de configuration, l’affichage peut être basculé en mode graphique. Ce mode montre comment le texte est placé sur la page et sur le masque.

Si aucun masque n’est spécifié, le texte blanc s’affiche sur une page blanche. Une page blanche est définie avec une résolution de 200×200 dpi pour afficher le texte du fichier de spool. Dans les réglages de page, le texte peut être configuré et positionné sur la page. En mode graphique, la disposition de la page peut être contrôlée.

Masque Image

Dans l’onglet Réglages de la page, il est possible de spécifier la taille de page si aucun masque n’est spécifié. Si un masque est défini, la taille de page dépend du masque.

Avec un masque, une page blanche avec un logo peut être associée au texte d’une page pour créer un affichage et une impression proches de l’original dans FileDirector.

Deux masques différents peuvent être spécifiés pour la première page et pour les suivantes. Si les pages suivantes doivent avoir un masque blanc avec une résolution différente de 200×200 dpi, un masque blanc spécial doit être défini.

Sélectionner un Codepage / une table de caractère

Normalement, une police à pas fixe doit être sélectionnée car cela garantit que le texte et les tableaux seront formatés correctement. La police spécifiée doit être installée sur le serveur FileDirector.

Différentes tables de caractères peuvent être sélectionnées :

• OEM – Multilingual Latin I (correspond à ASCII)
• ANSI – Latin I
• Arabic – ASMO 708
• Arabic – ASMO 449+, BCON V4
• ISO 8859-6 Arabic

Les tables de caractères disponibles peuvent être étendues dans les versions ultérieures si nécessaire.

Sauvegarder comme PDF

Ce paramètre permet de sauvegarder au format PDF chaque document COLD importé.

En choisissant d’enregistrer au format PDF, deux autres options seront disponibles.

Coloration alternée des lignes

Lorsque cette option est activée, les éléments de ligne seront sauvegardés en couleurs alternées.

Stockage à haute efficacité

Par défaut, un masque sera sauvegardé avec les données dans un PDF, rendant la taille du fichier plus importante. En sélectionnant cette option, seules les données sont sauvegardées dans le PDF, et seront combinées avec le masque lors de l ‘affichage dans le WinClient.

Positionnement du texte

Après avoir spécifié un masque, repassez en mode graphique dans l’onglet Gabarit.

Vérifiez que la position du texte est satisfaisante sur le masque. Si nécessaire, adaptez le texte au masque avec un ajustement horizontal, vertical ou de ligne.