Gestion des Processus Métiers

Présentation

Des documents FileDirector peuvent être intégrés dans un processus de workflow en utilisant l’option de gestion des processus. Ce module permet de représenter électroniquement le chemin d’un document à travers les différentes étapes d’un processus défini.

Un processus comporte plusieurs étapes qui sont exécutées successivement. Dans chaque étape, il est possible de configurer si un ou plusieurs utilisateurs doivent travailler sur le document, ou si une action déterminée doit être exécutée par un ou plusieurs utilisateurs. Des tâches prédéfinies sont spécifiées pour chaque utilisateur, par exemple approuver, rejeter, commenter ou simplement visionner (avec confirmation).

Si la tâche spécifiée est exécutée, le document est dirigé vers l’étape suivante du processus, selon la structure de ce dernier. La gestion des processus contrôle le cheminement du document à travers les étapes du processus et garde une trace du statut et de la localisation du document.

Une licence est requise pour la gestion des processus.

Workflow Ad hoc

Avec le WinClient, un utilisateur FileDirector peut créer des processus ad hoc avec deux étapes maximum. Ces processus ne peuvent pas être gérés depuis Enterprise Manager. Seul l’utilisateur qui les a créés ou l’administrateur du gestionnaire DTD peut les supprimer.

Pour plus d’informations, consulter le manuel du client Windows FileDirector.

Méthodologie des processus

Les processus sont créés et gérés avec FileDirector Enterprise Manager et sélectionnés dans le client Windows et WebServer. Un processus est constitué de plusieurs étapes pendant lesquelles une action peut être exécutée.

Ces processus peuvent être sélectionnés dans une liste de processus dans le client Windows Client et, si nécessaire, une action définie peut être exécutée. Les documents envoyés apparaissent dans la boîte de réception de l’utilisateur correspondant.

Lors de la définition de nouveaux processus, il est fortement recommandé d’établir la cartographie des flux de documents, qui sera d’une grande aide pendant la configuration.

Sécurité

En sélectionnant Sécurité lors de l’affichage de la liste des processus, cela affiche la fenêtre présentant tous les processus et leurs réglages de sécurité.

Pour configurer les droits, sélectionner l’utilisateur ou le groupe puis le processus ou plusieurs processus en maintenant la touche Ctrl ou Maj enfoncée et en sélectionnant les processus. Pour chaque processus, des droits peuvent être accordés ou refusés pour cet utilisateur ou ce groupe.

Dans la partie inférieure de la fenêtre, le groupe auquel appartient l’utilisateur sélectionné ou les membres du groupe sélectionné s’affichent.

Sélectionnez Voir les droits de… pour afficher les droits du processus pour un utilisateur. Des sélections multiples avec Ctrl ou shift sont également possible.

Propriétés générales des processus métiers

Les propriétés générales peuvent être configurées pour être appliquées à tous les processus. Sélectionnez l’icône Gestion des Processus Métier (GPM) et choisissez Réglages.

Horaires de travail

Les horaires de travail peuvent être définis pour que les actions d’expiration ne soient pas déclenchées en-dehors de ces horaires.

Sélectionner une plage de jours de travail ou des jours individuels, définir les horaires de travail, puis appuyer sur Ajouter.

Pour supprimer une entrée, sélectionner cette entrée dans la liste et appuyer sur Supprimer.

E-mail de notification processus métier

Permet de configurer un e-mail qui sera envoyé aux destinataires du processus pour les informer du nombre de documents en attente de traitement dans leur boîte de réception.

Envoi E-mail

Configurez les jours, et l’heure du jour, pour l’envoi de l’e-mail aux utilisateurs.

Email De

Une adresse e-mail valide doit être entrée dans ce champ.

Email Sujet

L’objet de l’e-mail peut être défini. Par défaut, il informe l’utilisateur du nombre de documents en attente de traitement dans sa boîte de réception.

Email Corps

Le texte de l’e-mail peut être au format texte ou HTML. Si HTML est utilisé, tous les codes HTML tels que la couleur et la police peuvent être appliqués, comme dans l’exemple ci-dessous :

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN">
<html>
<head>
<title> Notification de gestion des processus métiers </title>
</head>
<body>
<p>Vous avez <span style="color:red"><strong><Count></strong></span> documents dans votre dossier personnel.</p>
</body>
</html>

La balise <Count> peut être utilisé dans le contenu de l’e-mail. Il sera remplacé lors de l’envoi par le nombre de documents dans la boîte de réception du destinataire.

Attachment pour lancer le WinClient

Le nom de la pièce jointe peut être saisi ici.

Test

Lorsque tous les ajustements ont été effectués, un e-mail test peut être généré pour valider la configuration.

E-mail de notification d’action utilisateur

Un format d’e-mail par défaut peut être configuré pour être envoyé dans le cadre d’un processus.

Email De

L’expéditeur de l’e-mail doit être spécifié. Des adresses e-mail spécifiques peuvent être définies ou être lues dans un champ du gestionnaire DTD de FileDirector. Lors de la lecture des champs du gestionnaire DTD, l’ID de champ unique doit être saisi, comme par exemple FD_12341234.

Plusieurs adresses e-mail ou champs de gestionnaire DTD doivent être séparés par un point-virgule.

Email Sujet

Le sujet de l’e-mail peut être entré. Le nom de l’action du processus peut être utilisé en ajoutant <ProcessAction> sur la ligne d’objet.

Email Corps

Le corps de l’e-mail peut être au format texte ou HTML. Si le format HTML est utilisé, il peut inclure des tags tels que la couleur, la police et les caractères gras.

Le corps de l’e-mail peut inclure les emplacements FileDirector suivants :

Pièce jointe pour lancer le WinClient

Le nom de la pièce jointe peut être saisi ici.

Test

Utilisez Test pour vérifier la validité de la configuration de l’e-mail.

Jours fériés (Mettre le champ à la valeur)

L’onglet Jours fériés permet d’utiliser une liste de jours fériés spécifiques à chaque pays pour la gestion des processus métiers.

Les jours fériés, Définis dans cet onglet, sont uniquement utilisés dans les calculs de compensation dans les étapes de processus définies comme Action automatique “Mettre le champ à la valeur” en utilisant l’option Date basée sur (Décalage).

En outre, les week-ends (Samedis/Dimanches) sont aussi ajoutés dans le calcul de décalage.

Pays

La liste déroulante Pays fournit une liste des pays disponibles. Après avoir sélectionner un pays et que la liste ai été chargée à partir du site web, les jours fériés sont affichés dans le tableau, dessous.

Tableau des jours fériés téléchargés

Ce tableau affiche les colonnes Nom, Date and Utiliser. Après avoir sélectionné et chargé une liste spécifique à un pays, les valeurs affichées dans les colonnes Nom et date peuvent être éditées.

La colonne Utiliser permet de sélectionner manuellement les jours fériés.

Nouveau processus

Sélectionnez l’icône Gestion de Processus Métiers (GPM) puis choisissez Nouveau pour créer un nouveau processus.

Interface utilisateur graphique

Lors de la configuration d’un processus, une fenêtre de réglages généraux s’affiche.

Cette fenêtre peut être développée ou réduite en appuyant sur l’icône dans le coin supérieur droit. La partie supérieure de chaque fenêtre résume les propriétés sous forme de texte. Pour afficher les informations et les propriétés masquées, laisser la souris sur une entrée pendant une seconde. Ces informations sont disponibles même si la fenêtre est fermée et si toutes les informations ne sont pas visibles.

Nom du processus

Pour configurer le nom d’un processus, marquez ce processus et entrez la description privilégiée.

Description

Le nom et la description d’un processus s’affichent dans le client Windows lors de la sélection d’un processus. Un utilisateur peut ainsi recevoir une description plus détaillée d’un processus.

Menu Gestion des processus

Le menu Gestion des processus permet d’ouvrir ou de fermer les fenêtres pour toutes les étapes d’un processus.

Afficher tous les détails (touche

Cacher tous les détails (touche

Imprimer

Effacer – Cette fonction permet d’effacer une action simple.

La fonction d’impression permet d’imprimer toutes les étapes et options affichées dans la fenêtre. Les fenêtres ouvertes sont entièrement imprimées, les fenêtres fermées uniquement avec la ligne d’en-tête. Sous l’impression, les détails d’un processus et les propriétés de chaque étape sont entièrement listés sous forme de texte.

Si une nouvelle étape est créée, une flèche apparaît dans le cadre inférieur. Cliquer sur cette flèche pour afficher un menu avec des options d’ajout de nouvelles actions, d’une branche ou d’un lien.

Ces options sont décrites dans les sections suivantes.

Modification de l’ordre et des liaisons des actions

Plusieurs actions liées en série seront représentées graphiquement par une ligne. Pour chaque action, il est possible d’avoir plusieurs entrées mais une seule sortie. Cliquer sur une icône (par ex. icône d’action automatique) et la glisser vers une flèche de liaison jusqu’à ce qu’une icône plus apparaisse pour réorganiser les étapes d’une action. Une fois déposée, l’étape sera placée dans son nouvel emplacement.

Tirer la flèche par glisser-déposer vers la jonction à lier pour modifier les lignes de liaison. Pour supprimer une liaison, tirer l’icône vers un espace vide. Un X apparaît, car aucune jonction ne peut être trouvée. Si le bouton de la souris est relâché avec le curseur X, la liaison est supprimée.

Si une action est extraite d’un processus sans liaison avec une autre étape, elle est ignorée dans le processus. Elle peut à nouveau être intégrée ultérieurement en la déplaçant et en établissant de nouvelles liaisons.

N’accepte pas de nouveaux documents (Désactiver le processus)

Si cette option est activée, le processus correspondant n’est plus disponible dans le client Windows pour la sélection. Il est impossible d’envoyer de nouveaux documents au processus. Les documents déjà envoyés au processus sont traités jusqu’à ce que le processus soit terminé.

Si des documents, déjà envoyés à un processus, doivent être rappelés, ce processus peut être immédiatement interrompu dans le client Windows via les infos affichées pour chaque document (voir Manuel d’utilisation).

Processus non sélectionnable (Caché dans la liste client)

Si des processus imbriqués sont créés, les utilisateurs ne voient pas tous les processus configurés dans le WinClient. Cette option permet de masque les processus dans le WinClient.

Envoyez au processus sur enregistrement

Nouveaux documents

Si un nouveau document est enregistré, le processus est déclenché.

Si cette option est active, Nouveau s’affiche après le nom du processus.

Documents existants

Si un document existant est enregistré, le processus est déclenché.

Si cette option est active, Existant s’affiche après le nom du processus.

Définir des conditions pour les valeurs de champs

Cette section permet de définir les conditions à remplir pour envoyer automatiquement le document à un processus.

Si un document est envoyé manuellement dans le client Windows vers ce processus, les propriétés de la condition ne sont pas prises en compte.

Des points d’entrée peuvent être définis pour un processus uniquement. Si plusieurs conditions avec des nœuds doivent être définies pour un document, utiliser une branche. Lire la section Ajouter une nouvelle branche.

Les conditions d’un point d’entrée d’un processus peuvent être liées par ET ou OU. Les conditions définies doivent être claires sinon le processus ne peut pas démarrer.

Un test du contenu du champ peut être défini de manière à ce que le document ne soit ajouté au processus que si la condition de valeur est remplie.

Les options suivantes sont disponibles :

Ajouter une nouvelle action automatique

Envoyer à agent

L’agent est l’utilisateur qui a modifié le document et l’a réclamé pendant un processus. Si plusieurs utilisateurs sont spécifiés dans la fenêtre d’action utilisateur, l’utilisateur qui a réclamé le document par l’action Appliquer deviendra l’agent. Si aucun utilisateur ne réclame le document, l’utilisateur qui a envoyé le document au processus est l’agent.

Envoyer à l’utilisateur

Cette option permet d’envoyer le document à un utilisateur prédéfini.

Envoyer à l’utilisateur (nom)

Cette action permet d’envoyer le document à un utilisateur sélectionné dans la liste d’utilisateurs. Dans le client Windows, la liste des utilisateurs s’affiche pour la sélection.

Les actions à compléter par l’utilisateur sélectionné sont prédéfinies (par ex. Accepter/refuser ou commenter).

Envoyer à l’utilisateur (depuis le champ)

Cette option permet de sélectionner un utilisateur dont le nom est stocké dans un champ. L’utilisateur doit être un utilisateur FileDirector et apparaître dans la liste de comptes FileDirector. N’utilisez que les champs contenant des noms d’utilisateur simples. Si un champ dont le nom ne peut pas être vérifié est utilisé, le réglage est ignoré.

Envoyer à E-mail

Cette fonction permet d’envoyer des e-mails informatifs lors d’une étape d’un processus aux personnes n’ayant pas accès à FileDirector.

Pour envoyer un e-mail pré-configuré via une action automatique dans un processus, un serveur SMTP doit être configuré dans l’utilitaire de configuration sur le serveur.

Voir le Manuel d’installation.

Configurer les e-mails

Le paramètre Configurer E-mail vous permet de personnaliser l’apparence de l’e-mail, et de configurer un lien, avec une définition HTML, pour récupérer un document via le WinClient ou le WebServer.

Fenêtre d’aide :

Lorsqu’une entrée est sélectionnée dans une fenêtre d’aide, elle est copiée à l’endroit où le curseur se trouve dans la fenêtre de prévisualisation.

Exemple

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN">
<html>
<head>
<title> Notification de la Gestion des  processus </title>
</head>
<body>
    <p>Cliquez ci-dessous pour voir le document.</p>
    <p><a href="<FDWinCLink>">Afficher le document sur le client installé.</a></p>
    <p><a href="<FDWinCLinkUser>">Afficher le document dans le répertoire personnel sur  le client installé.</a></p>
    <p><a href="<FDWebLink>">Afficher le document en utilisant le serveur web.</a></p>
    <p><a href="<FDWebLinkUser>">Afficher le document dans le répertoire personnel en utilisant le serveur web.</a></p>
    <p><img src="<FD_IMGEMBED001>"/></p>
  </body>
</html>

Lien dans l’e-mail automatique vers le WinClient ou le WebServer :

Dans le fichier texte, l’expression <FDWinCLink> est remplacée par le lien vers le client Windows dans l’e-mail créé. L’entrée <FDWeblLink> est remplacée par un lien pour afficher un document dans WebServer.

Aperçu intégré de la première page du document dans l’e-mail

Un aperçu intégré peut être configuré en ajoutant <FD_IMGEMBED001> au code HTML prédéfini. 001 correspond à la première page du document FileDirector. Si cette page n’est pas trouvée au format gif, jpeg ou png, elle sera convertie au format *.png. l’entrée doit être créée dans un tag img.src en html.

Champs adresse E-mail

Une adresse email statique peut être saisie dans le champ adresse email ou un champ ou un compte utilisateur dans la liste déroulante. Un point-virgule sera utilisé pour séparer les adresses email multiples. Si plusieurs champs contenant des adresses e-mail doivent être utilisés, ils doivent également être séparés par un point-virgule comme suit : <FD_12345678>;<FD_12341234>.

EMail sujet

Le sujet de l’e-mail peut être saisi, ou être dynamique. Il peut être défini comme le contenu d’un champ. L’ID du champ peut être saisi entre crochets obliques : Numéro de facture <FD_12345678>.

Email-Texte

Le texte de l’e-mail peut être écrit en texte simple ou en code html. Si le code html est utilisé, il est possible de configurer, par exemple, la police, la couleur (voir ci-dessous) ou les caractères gras.

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN">
<html>
<head>
<title>E-Mail Test</title>
</head>
<body>
<p style="color:red">red</p>
<p style="color:blue">blue</p>
<p style="color:black">black</p>
<p> Text <FD_12345678> Text </p>
</body>
</html>

Le contenu des champs FileDirector peut être inclus dans le texte de le-mail en ajoutant l’ID de champ entre crochets obliques.

Joindre le document

Un document peut être joint à l’e-mail envoyé.

Il peut être défini comme le document actuel du processus sélectionné ou un document lié au document actuel du processus sélectionné ou un document référencé doit être joint au mail.

Document Actuel

Le document actuel du processus sélectionné est joint à l’e-mail.

Document Lié

Un document lié au document actuel du processus sélectionné est joint à l’e-mail.

Document Référencé

Un document référencé est joint à l’e-mail.

Le Type de Documents du document référencé doit être spécifié. En outre, un champ d’index du type de documents actuel et le champ d’index correspondant au document référencé doivent être associés.

Intervalle de page

Si l’option consistant à joindre le document courant, lié ou référencé est sélectionnée, un intervalle de pages peut être défini. Sélectionnez les pages à ajouter à l’e-mail.

Ajouter le nom de fichier pour un document converti en PDF dans ce champ, par exemple Converted_<FD_12345678> pdf, 1 – Le document peut être joint dans son format d’origine. Il peut également être converti en PDF. Pour cela, configurez le mode de conversion des documents électroniques par le moteur EDoc. Cela vous permet de définir l’option couleur ou noir & blanc, les résolutions et la qualité JPG.

L’option Noir/Blanc convertie chaque page au format TIFF avec une résolution de 200 ou 300 DPI.

L’option Couleur crée des fichiers JPEG avec une résolution de 200 ou 300 DPI. En réduisant la qualité JPEG, la taille du fichier est réduite.

Pièce jointe pour lancer le WinClient

Le nom de la pièce jointe peut être définie sous Afficher le document ou Afficher le document dans la boîte de réception.

Prévisualiser

Lorsque tous les ajustements ont été effectués, une prévisualisation de l’e-mail peut être générée pour vérifier le résultat.

Export de document

Si cette étape est définie, un document peut être exporté dans le cadre du processus.

Configuration de l’exportation

L’exportation peut être spécifiée avec différentes conditions.

Exporter ce document

Le document courant est exporté.

Exporter un document référencé

Type de Document : Choisir un Type de Documents.

Champ d’index : Sélectionnez le premier champ auquel il est fait référence dans le champ sélectionné en second dans le document courant.

Réglages d’exportation

Le document peut être joint dans son format d’origine. Il peut également être converti en PDF. Pour cela, configurez le mode de conversion des documents électroniques par le moteur EDoc. Cela vous permet de définir l’option couleur ou noir & blanc, les résolutions et la qualité JPG.

L’option Noir/Blanc convertie chaque page au format TIFF avec une résolution de 200 ou 300 DPI.

L’option Couleur crée des fichiers JPEG avec une résolution de 200 ou 300 DPI. En réduisant la qualité JPEG, la taille du fichier est réduite.

Annotations intégrées

Cela va inclure toutes les annotations ajoutées au document, et elles feront parties du document exporté.

Créer un fichier CSV

Créer le fichier d’achévement / confirmation

Par document : -> Le fichier est créé pour chaque document.

Le nom du fichier créé correspond au nom de la première page du fichier stocké dans l’emplacement de stockage de FileDirector.

Par page : Le fichier est créé pour chaque page.

Le nom de fichier créé correspond au nom de la page du fichier stocké dans l’emplacement de stockage de FileDirector.

Extension : Ici, vous pouvez définir l’extension.

Ajouter : L’extension de fichier définie ci-dessus n’est pas remplacée.

Remplacer : L’extension de fichier définie ci-dessus est remplacée.

Mettre le champ à la valeur

Si cette étape est sélectionnée, un champ peut être défini à une valeur dans la configuration des actions.

Configurer le champ pour ce document

Ceci est le réglage par défaut pour l’action automatique.

Avec cette option, la valeur à définir dans le champ d’index sélectionné sera appliquée au document courant. Selon le type du champ d’index, les options suivantes sont disponibles :

Configurer le champ pour un document référencé

Avec cette option, la valeur à définir dans le champ d’index sélectionné sera appliqué à un autre document correspondant aux critères spécifiés.

Dans la section ci-dessous, sont définis les critères auxquels doit répondre le document référencé.

Type de documents

Sélection du type de documents contenant le document, auquel il est fait référence.

Champ d’index

Le menu déroulant de gauche définit le champ du document référencé. Le menu déroulant de droite définit un champ du document se trouvant dans cette étape.

Les valeurs des deux champs sont comparées.

Réglages des valeurs de champ

Champ d’index

Sélectionnez le champ d’index à définir dans la liste déroulante. Selon le type de champ, différentes options sont disponibles.

Valeur

Si valeur est sélectionnée, une valeur spécifique peut être saisie manuellement pour le champ ou l’agent peut être défini ou la valeur peut être prise d’un autre champ d’index, qui peut être sélectionné dans la liste déroulante.

En outre, selon le type de champ, les valeurs définies suivantes sont disponibles :

Et la syntaxe suivante est possible : <PrevX_00000000_Y_Full>

Variables :

Date basée sur

Si le champ sélectionné est un champ au format date, la date d’un autre champ d’index Date peut être écrite dans le champ, avec ou sans décalage de date. Les mois et les jours peuvent être avancés ou reculés.

Utiliser l’onglet jours fériés

L’option Date basée sur peut être utilisée avec une liste de jours fériés connectés.

Dans ce cas, le serveur FileDirector ajoute automatiquement un jour au calcul de la compensation, si un jour férié se trouve dans la période de calcul.

Exemple

Un document est numérisé et enregistré dans FileDirector le 23/12/xxxx.

Sans calcul des jours fériés

Sans l’utilisation de la fonctionnalité des jours fériés, FileDirector défini le champ Date butoir à la valeur 26/12/xxxx.

Date de numérisation 23/12/xxxx + un décalage défini à 3 jours = 26/12/xxxx

Avec le calcul des jours fériés

En utilisant la fonctionnalité des jours fériés (France), FileDirector défini le champ Date butoir à la valeur 27/12/xxxx. Cela ajoute un jour supplémentaire à cause de Noël, qui est un jour férié en France.

Date de numérisation 23/12/xxxx + un décalage défini à 3 jours + Utilisation de la fonctionnalité des jours fériés (Noël [+1]) = 27/12/xxxx.

Etendu

La valeur existante du champ est incrémentée ou décrémentée.

Le champ est défini à une valeur déterminée automatiquement. Les valeurs suivantes sont disponibles :

Mettre à approuver/refuser

Mettre à commentateur

Mettre à créé par

Mettre à dernière modification par

Mettre à nom d’utilisateur abrégé (agent)

Mettre à date système

Mettre à date/heure système

Mettre à heure système

Mettre à nom utilisateur (agent)

Mettre à visualisateur

Mettre à semaine

Mettre à année

Mettre à année + semaine

Script

Un script Visual Basic ou C# peut être appliqué pour déterminer la valeur à définir dans le champ. Un éditeur est disponible pour développer le script, avec une option de test.

Importation d’index ODBC

Si l’action importation d’index ODBC est définie dans une étape d’un processus, les informations d’index peuvent être remplies automatiquement dans le cadre du processus.

Changer le type de documents

Si cette action est définie dans une étape, un document est déplacé vers le type de document spécifié. Les champs d’index qui existent dans les deux types de document sont transférés.

Changer les droits d’un document

Les droits d’un document peuvent être changés dans une étape. Il est possible de forcer un document pour qu’il ne puisse, par exemple, pas être modifié par des utilisateurs spécifiques après cette étape.

Temporisation (date)

Si une étape est définie avec une temporisation, un calendrier s’affiche dans le client Windows lorsqu’un document arrive à cette étape. L’utilisateur peut déterminer la période à laquelle un document doit exécuter une action définie.

Temporisation (depuis le champ)

Cette option permet de lire une date dans un champ. Un champ doit obligatoirement être défini comme champ de date ou comme un champ contenant une date et une heure. Pour cette date, une période de temps peut être ajoutée pour fournir un délai de date + n jours.

Exécuter le Plug-in

Un plugin serveur peut être défini pour être exécuté lorsque l’étape d’action automatique est atteinte.

Annuler le document en attente

Cette option permet de retirer le document courant, ou un autre document du processus courant ou d’un autre processus.

Ajouter une nouvelle action utilisateur

Cette étape définit l’action utilisateur. Un ou plusieurs utilisateurs sont ajoutés à une étape devant exécuter plusieurs actions. Il est également possible de définir si un utilisateur doit signer ou être informé par e-mail avec un lien vers ce document, qu’il doit exécuter une action définie (approuver/ rejeter, commenter, voir ou réclamer le document).

Utiliser le délai d’action

Pour chaque étape, une action peut être définie en cas de temporisation. Dans ce cas, le document est automatiquement traité après expiration du délai.

Lorsque la temporisation est activée, un petit symbole représentant une horloge

Le délai d’action peut être utilisé lorsque par exemple un employé ne peut pas traiter les données pendant le terme pour cause d’absence et donc le document devrait être envoyé après une période définie à un autre utilisateur ou automatiquement à une étape.

Garder une copie

Cette option permet de conserver une copie du document dans le répertoire utilisateur après l’envoi automatique à l’étape suivante en raison du délai.

Ajouter un utilisateur

Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur le bouton Plus dans la partie gauche de la fenêtre et sélectionnez-le ou les utilisateurs de la liste des utilisateurs qui doivent exécuter une action pendant cette étape. Seuls les utilisateurs appartenant à un des groupes FileDirector peuvent être ajoutés.

Un utilisateur est généralement choisi dans la liste d’utilisateurs capables d’exécuter l’action. Dans le champ variable, sélectionnez les utilisateurs d’autres sources que la liste prédéfinie. Les réglages suivants sont possibles.

Agent

L’agent est un utilisateur qui a repris un document via l’option Continuer. Il peut s’agir d’un utilisateur différent à chaque étape. L’agent est déterminé lors de l’édition.

Demander l’utilisateur

Dans variable, sélectionnez un champ et l’option Demander l’utilisateur. L’utilisateur modifiant un document doit indiquer dans le WinClient à qui le document doit être transmis ensuite. Plusieurs utilisateurs peuvent être configurés. Le client Windows fournit une liste d’utilisateurs sélectionnés. L’action est déterminée au cours de l’étape d’un processus.

Vous pouvez utiliser la commande Réglages pour modifier ou compléter la liste des utilisateurs.

Champ d’index

Un utilisateur peut également être identifié à partir d’un champ d’index. Dans la zone variable, sélectionnez un champ parmi les champs d’index existants. Sélectionnez un champ qui contient l’utilisateur à qui envoyer le document. Il peut s’agir par exemple d’un champ […] avec une liste de mots contenant les noms d’utilisateurs appropriés ou un champ automatiquement rempli avec l’utilisateur ayant utilisé le document.

Lien ODBC

Dans Variable, un lien ODBC peut également être sélectionné. Dans ce cas, les utilisateurs proviennent d’une source ODBC. La source ODBC doit contenir nom d’utilisateur complet ou un nom d’utilisateur abrégé.

Un champ d’index doit être configure au préalable comme utilisateur de la gestion de processus dans les réglages du lien ODBC.

Visualisation de l’étape…

Dans Variable, l’option Visualisation de l’étape… peut être sélectionnée dans un champ. Dans ce cas, un utilisateur sélectionné ors d’une précédente étape comme visualiseur peut être choisi.

Commentateur de l’étape…

Dans Variable, l’option Commentateur de l’étape… peut être sélectionnée dans un champ. Dans ce cas, un utilisateur sélectionné lors d’une précédente étape comme commentateur peut être choisi.

Approbateur/ Refuseur de l’étape…

Dans Variable, l’option Approbateur/ Rejeteur de l’étape… peut être sélectionnée dans un champ. Dans ce cas, un utilisateur sélectionné lors d’une précédente étape comme approbateur ou rejeteur peut être sélectionné.

Document : Dernière modification par/ Document : Créé par

Les champs Dernière modification par et Créé par sont automatiquement gérés par le système et sont affichés dans les infos du document. Comme les champs contenant des noms d’utilisateurs, ils peuvent être utilisés par un utilisateur au cours d’un processus.

Actions

Affichage

L’utilisateur doit afficher le document et confirmer l’information.

Commentaire

L’utilisateur doit confirmer l’information en ajoutant un commentaire.

Approuver / Rejeter

En cas d’approbation ou de rejet, une action séparée peut être définie. Dans le client Windows, deux boutons s’affichent en même temps que le document dans la boîte de réception, permettant de l’approuver ou de le rejeter. Le texte pouvant être défini apparaît ultérieurement dans le client Windows.

Document de réclamation

L’option document de réclamation est utilisé si un document peut être modifié par plusieurs utilisateurs d’une société. Par conséquent, il convient de définir une action utilisateur contenant tous ces utilisateurs. Chacun d’entre eux est configuré avec l’action Reprendre. L’utilisateur qui a repris le document devient l’Agent du document. Les étapes et actions configurées peuvent se rapporter à l’agent. Par conséquent, créez la prochaine action de l’utilisateur au niveau de la flèche de sortie pour la reprendre et la connecter avec l’Agent. (Sélectionnable dans Variable) avec une action telle que approuver / rejeter.

Tous les utilisateurs doivent effectuer l’action

Action collective

Cette option permet de configurer ce qui se passe si un nombre égal d’utilisateurs ont donné des réponses positives et/ou négatives.

Si, pendant une étape, un nombre pair d’utilisateurs effectue une action avant que le document soit transmis, cela donne lieu à une action collective.

Si, par exemple, deux utilisateurs doivent approuver ou rejeter et que l’un d’entre eux approuve et que l’autre rejette le processus, décider comment procéder avec le document.

E-Signatures

Configurer signature

Les signatures sont configurées dans le WinClient. Par conséquent, vous avez besoin d’un pad de signature et d’un échantillon de signatures. Pour l’installation et la configuration des signatures, veuillez lire le chapitre Gestion des Processus Métiers du manuel utilisateur.

Réinitialiser / effacer signature

Si une signature doit être réinitialisée, choisissez l’utilisateur dans utilisateurs et groupes puis ouvrez le menu contextuel avec le bouton droit de la souris. Réinitialisez la signature en sélectionnant réinitialiser signature.

E-mail

Si cette option est définie dans un processus, l’utilisateur reçoit automatiquement un e-mail contenant un lien vers le document concerné.

Pour qu’il soit possible d’envoyer des e-mails, un serveur SMTP doit être configuré.

Voir le Guide d’installation.

Les adresses e-mail des utilisateurs peuvent être stockées avec les propriétés d’un utilisateur dans Enterprise Manager. Ouvrez Utilisateurs et groupes puis sélectionnez l’utilisateur concerné. Ouvrez les Réglages pour l’utilisateur, l’adresse e-mail peut y être saisie.

Action définie par l’utilisateur

Des actions utilisateur peuvent être définies pour chaque utilisateur. Plusieurs actions peuvent être listées, séparées par un point-virgule. L’utilisateur voit ces entrées comme une liste à compléter avant le traitement du document. En cas d’autorisation, le document peut être traité ou autorisé si tous les points sont remplis. L’utilisateur peut ouvrir la liste et vérifier les points. Si tous les points ne sont pas complétés, l’action Rejeter le document est la seule option disponible. Les différentes entrées sont écrites dans le commentaire pour voir les points de la liste déjà complétés.

Les entrées s’affichent sous forme d’une liste de contrôle dans le client Windows.

Utiliser la Couleur

Cette option peut être utilisée pour définir la couleur des boutons affichés pour les actions utilisateur correspondantes dans FileDirector WinClient.

Les couleurs, définies ici, sont appliquées pour tous les utilisateurs de cette étape de processus action utilisateur.

Utiliser la couleur n’est pas configuré

Les réglages dans FileDirector Enterprise Manager

L’affichage correspondant dans FileDirector WinClient:

Utiliser la couleur est configuré

Réglages dans FileDirector Enterprise Manager

Cette partie montre ce qui s’affiche dans le FileDirector WinClient

Ajouter une nouvelle branche

Ici, vous pouvez définir les nœuds d’un processus, selon le contenu du champ ou la décision de l’utilisateur.

Lorsque plusieurs conditions sont configurées, une flèche

La gestion de processus métier de FileDirector a trois types différents de branches.

Conditionnelle

La définition d’une branche conditionnelle fait référence soit à un seul type de documents soit à tous les types de documents d’un gestionnaire DTD et à un index d’un champ ou à des index de plusieurs champs.

Au moins un champ doit être assorti d’une condition. Le contenu du champ est comparé à la valeur, utilisant les conditions suivantes ; * Joker, = Egal, > Plus grand que, >= Supérieur ou égal, < Plus petit que, < inférieur ou égal, <> Non égal et ~ Modifié. Si deux champs sont indiqués, ils sont comparés en utilisant égal (=) ou non égal (<>).

Dans le cas de plusieurs champs, ils peuvent être liés avec ET, OU, = ou < >.

Le type de documents et le contenu du ou des champs spécifiés sont vérifiés lorsqu’un document atteint une étape de gestion de processus du type Branche.

Parallèle

Une branche parallèle permet au processus d’acheminer un document à travers différentes actions de processus au même moment.

L’option Parallèle peut aussi être utilisée comme condition pour le type de documents et les champs d’index.

Exemple 1 :

Plusieurs services doivent vérifier le même document. Chaque service doit être capable de travailler avec un document – indépendamment des autres services. Le processus lui-même doit attendre jusqu’à ce que tous les services aient traité un document puis continu avec des étapes non-parallèles.

Exemple 2 :

Les documents peuvent être acheminer en interne à travers l’entreprise et être exporté vers un système de fichiers ou envoyés via e-mail à un service externe en même temps, sans aucun délai.

Dans ce cas, le second chemin se termine après l’exportation ou l’envoi par e-mail, tandis que le même document continu sur le premier chemin, interne.

Interactive

Une branche interactive est destinée à l’acheminement de documents non-statiques. Dans ce cas, l’acheminement ne peut pas être effectué par des valeurs d’index fixes et préalablement spécifiées. La sélection des conditions pour les types de documents et valeurs de champs est désactivée.

Une étape de gestion de processus du type Branche Interactive doit être directement connectée à une action utilisateur.

Pour ajouter un bouton radio, cliquez sur ajouter et un numéro est ajouté au menu déroulant. Les différentes branches d’une Branche Interactive, peuvent être sélectionnées dans le menu déroulant.

La description donnée est la dénomination des boutons radio, qu’un utilisateur de la gestion de processus voit dans la fenêtre pop-up.

Pour supprimer un bouton radio, l’option qui doit être supprimée doit être sélectionnée dans le menu déroulant et cliquer sur supprimer, le numéro sélectionné est ainsi retiré du menu déroulant.

Lorsque plusieurs options sont configurées dans une Branche Interactive, une flèche

Exemple:

Configuration dans FileDirector Enterprise Manager pour le bouton Département 1

Configuration dans FileDirector Enterprise Manager pour le bouton Département 2 :

L’interface graphique de FileDirector WinClient présente deux boutons, dont les intitulés figurent dans la description.

Ajouter un nouveau lien

Les liens permettent de connecter les processus entre eux. Le processus qui est lié doit être configuré au préalable afin de pouvoir être sélectionné ici. N’importe quelle étape d’un processus peut être spécifiée pour l’autre processus.

Changer un processus

Aucun processus ne doit être modifié ou supprimé lorsqu’un document est en cours de modification dans un processus. Un processus peut être copié pour pouvoir être modifié.

Un processus avec un document peut être modifié s’il reste logique et qu’aucune étape de l’ancien processus n’est supprimée, par exemple.

Remplacer l’utilisateur en processus

Sélectionnez Gestion des processus dans Enterprise Manager puis choisir un processus. Choisissez Remplacer l’’utilisateur en processus.

Cette option permet de remplacer un utilisateur dans un processus sans modifier chaque étape.

Copier un processus

Si un processus est déjà défini et qu’un processus identique doit être créé, il peut être copié et modifié.

Enregistrement des activités d’un processus

Les actions des processus peuvent être suivies de différentes manières :

Activer le réglage de la traçabilité pour enregistrer les activités de la gestion des processus et les rendre visibles dans Enterprise Manager.

Dans le FileDirector WinClient : Extras → Statut du Processus, les processus actifs s’affichent.

Sélectionner le document dans le client Windows et appeler le menu contextuel Info avec un clic droit de la souris. Toutes les actions prises en compte sur le document sélectionné sont listées.

Répartir la charge sur plusieurs serveurs

La charge des processus peut être répartie sur plusieurs serveurs FileDirector.

Si plusieurs serveurs sont installés avec une licence simple chacun, un serveur peut, par exemple, exécuter une licence OCR et un second serveur être équipé d’une licence de gestion des processus. La gestion des processus peut être chargée uniquement sur le serveur qui exécute la licence appropriée.

Pour les modèles de licence Web Farm, consulter le Guide d’installation.