Evénements

FileDirector peut être configuré pour enregistrer les activités dans le système, qu’il s’agisse de l’activité automatique du serveur ou des activités des utilisateurs. Toutes les activités peuvent être répertoriées, et filtrées par divers paramètres tels que le gestionnaire DTD et l’utilisateur.

L’utilisateur actif affiche une liste de tous les utilisateurs qui utilisent actuellement FileDirector.

Configuration de la traçabilité (Audit Trail)

Pour configurer la gestion de la traçabilité et les activités à être suivies, sélectionnez l’icône Audit trail puis choisissez l’action Réglages.

Onglet Réglages

Les paramètres généraux pour la traçabilité déterminent comment les enregistrements d’audit sont gérés, et les types d’événements qui seront à enregistrer.

Tous les enregistrements d’audit sont conservés dans la base de configuration générale de FileDirector. En fonction de ce qui est contrôlé et du niveau d’activité au sein de FileDirector, le nombre d’enregistrements dans la base peut devenir important. FileDirector permet donc de gérer les enregistrements de l’audit.

Les enregistrements d’Audit peuvent être retirés de la base périodiquement, selon l’une des deux options suivantes. Vous pouvez choisir de supprimer 50% des enregistrements d’audit de la base une fois qu’un nombre prédéfini d’enregistrements a été créé. Il est également possible de supprimer tous les enregistrements d’audit datant de plus d’un nombre prédéfini de jours.

Lorsqu’Archiver les fichiers Logs est configuré, tous les enregistrements d’audit supprimés de la base peut être exportés dans un emplacement défini. Vous devez vous assurer que l’emplacement d’export a suffisamment d’espace de stockage disponible. Vous devez vous assurer que vous avez activer cette fonction si vous souhaitez exporter les enregistrements d’audit.

Sous Type d’événement à enregistrer, vous pouvez spécifier les types d’événements qui seront enregistrés, tels qu’Information, Avertissements et/ou Erreurs.

Le bouton Purger les logs supprimera tous les enregistrements d’audit de la base immédiatement. Si vous avez sélectionné l’archivage des enregistrements d’audit, les enregistrements seront archivés avant d’être supprimés de la base.

Données de journal conformes au RGPD

La traçabilité de FileDirector peut être étendue par des entrées conformes à la RGPD. Ces entrées ne sont créées que lorsqu’un événement de Destruction a eu lieu.

Lorsque Purger les logs est sélectionné, une invite supplémentaire est affichée pour confirmer l’action de purge.

Dans cette fenêtre, une option peut être cochée pour supprimer aussi toutes les données conformes à la RGPD. Ces entrées ne seront supprimées que si la case est cochée.

Onglet Serveur

Depuis l’onglet Serveur, vous pouvez spécifier les événements à enregistrer pour FileDirector server, la gestion de processus et les plannings serveur. Cochez les cases correspondantes. Les types d’événement à enregistrer auront été spécifiés dans l’onglet Réglages. Si Tout type d’événement est coché, tout type d’événements (information, avertissements et erreurs) sont enregistrés indépendamment de tout autre paramètre.

Onglet Sessions

Les événements enregistrés par session sont sélectionnés dans l’onglet Sessions. Les types d’événement à enregistrer auront été spécifiés dans l’onglet Réglages. Si Tout type d’événement est coché, tout type d’événements (information, avertissements et erreurs) sont enregistrés indépendamment de tout autre paramètre.

Si un message programmé est défini dans les options du client Windows, chaque fois que ce délai est dépassé, une connexion au serveur FileDirector est rétablie. Si cet intervalle est plus court que le délai de session, la connexion n’est jamais fermée et la licence n’est jamais libérée automatiquement.

Onglet Activités

Dans Activités, les événements à enregistrer sont spécifiés individuellement pour les activités de recherche, de changement d’état de document et de documents en général. Cochez les cases correspondantes.

Les types d’événements à enregistrer auront été spécifiés dans l’onglet Réglages. Si Tout type d’événement est coché, tout type d’événements (information, avertissements et erreurs) sont enregistrés indépendamment de tout autre paramètre

Affichage de la traçabilité (audit trail)

Une fois la traçabilité configurée, le journal de la base de données peut être affiché. Double-cliquez sur l’icône Audit et un modèle d’affichage de l’audit est affiché.

Dans la partie haute, Les enregistrements d’audit à afficher peuvent être filtrés par types de documents et utilisateurs. La date ou plage de dates peut aussi être sélectionnée.

Sélectionnez Créer liste pour afficher les entrées pertinentes.

Affichages des logs archivés

FileDirector ne peut détenir qu’un nombre limité d’enregistrement d’audit. Il peut arriver qu’une entrée à afficher ne soit plus disponible. Si vous avez choisi d’archiver les enregistrements d’audit, vous pouvez les afficher en sélectionnant Stocké dans la liste déroulante Durée.

En sélectionnant Créer liste, une liste des fichiers logs sur le chemin d’archives sélectionné s’affiche afin que le fichier log concerné puisse être sélectionné pour l’affichage. Les fichiers logs stockés sont horodatés.

Format de l’affichage de la traçabilité (Audit Trail)

Les entrées peuvent être regroupées par colonnes en faisant glisser les entêtes de colonnes dans la section Glisser une entête de colonne ici… en haut des entêtes de colonnes. Pour désactiver le regroupement, faites glisser l’entête de colonne dans la ligne.

Les entrées peuvent être triées par ordre alphabétique croissant et décroissant en cliquant sur l’entête de colonne. Le deuxième clic permet de basculer l’ordre de tri.

Un double clic sur une entrée de la liste ouvre une fenêtre avec des informations détaillées. Si une entrée est liée à un document, il est possible d’afficher le document directement dans le WinClient en cliquant le bouton Afficher document (WinClient).

Exporter une partie des informations d’audit (Rapport/Export)

Afin d’exporter des éléments de la traçabilité, sélectionnez les entrées pertinentes. Cela peut être fait après avoir trié les entrées d’une manière particulière. L’option peut être sélectionnée soit en utilisant l’icône Rapport/Export dans la barre de menu Action ou depuis le menu Etendu, sur le côté droit, pour exporter les informations sélectionnées de l’AuditTrail.

Les formats suivants sont disponibles :

PDF	XLS
RTF	CSV

Activer le filtre RGPD

Ce bouton permet de basculer la liste entre Toutes les entrées d’événements enregistrées ou, si configuré, uniquement les entrées enregistrées conforme à la RGPD. Dans ce cas, seules les entrées de type Détruire sont listées.

Liste noire

La liste noire affichera les comptes utilisateurs qui sont actuellement interdit de connexion à FileDirector.

Lors d’une connexion manuelle, si un utilisateur saisit son mot de passe de manière incorrecte 20 fois, son compte sera automatiquement bloqué pendant 20 minutes. Pour chaque nouvelle tentative pendant que le compte est bloqué, 20 minutes supplémentaires seront ajoutées à la durée de blocage du compte.

Activités

Le statut des plannings actifs peut être contrôlé à partir de l’affichage Activités. Seuls les plannings en cours, ceux qui ont été terminés avec succès dans les 5 minutes précédentes ou ceux qui ont échoué seront affichés.

Annuler Activités

Tout planning actif peut être annulé en le sélectionnant dans la liste des plannings sur la page Activités puis en sélectionnant Annuler Activités.

Actualisation Automatique

La liste des plannings actifs peut être configurée pour être automatiquement actualisée de manière à toujours afficher les activités en cours. L’action Actualisation Automatique est un commutateur qui active ou désactive le rafraîchissement.

Utilisateur actif

En sélectionnant utilisateur actif une liste des utilisateurs FileDirector actuellement actifs sera affichée. Pour chaque utilisateur, le nom du poste de travail client, le type de licence utilisée et le nom de l’application et son numéro de version sont affichés.

Délai de Session / Licences

Lors de l’installation de FileDirector, une valeur pour un temps de session en minutes est spécifiée dans le ConfigUtility (Server). Cette valeur indique le délai après lequel une licence est à nouveau libérée, après que l’application (FileDirector Enterprise Manager, WinClient, Client AutoCapture ou WebServer) n’est pas utilisée.

Lorsqu’une application est arrêtée correctement, la licence est immédiatement libérée pour un autre utilisateur.

Lorsqu’une application est terminée avec le gestionnaire de tâches Windows, la licence est seulement libérée après le délai de session (par défaut : 30 minutes).

Table SQL des Utilisateur Actif

La liste des utilisateurs actifs est stockée dans la table Active User dans la base FDConfig. Afin de libérer les connexions qui ont pu être figées et qui n’ont pu être libérées automatiquement, les entrées de la table peuvent être supprimées.

Attention : Vous risquez d’interrompre une connexion existante.