Designer du système arborescent

Présentation

FileDirector propose une méthode simple pour fournir une structure similaire à l’Explorateur dans le WinClient. Cet outil est le Designer de système arborescent.

Préparations

La première étape consiste à créer dans le gestionnaire DTD un nombre approprié de champs de mots clés correspondant au nombre de niveaux à créer dans le système arborescent.

Les listes de mots clés connectées aux champs créés doivent être vide. Toutes les entrées doivent être créées dans le designer de système arborescent.

Démarrage du designer

Pour démarrer le designer, cliquez sur le bouton Designer du système arborescent.

Type de documents

Sélectionner le type de document auquel sont liés les champs de mots clés. Le niveau de champ d’index s’affiche sous cette option.

Ce niveau est défini par l’ordre de tri des champs dans le type de document. Le champ en haut de la liste correspond au niveau le plus élevé de champ d’index.

Afficher les nouveaux noeuds d’entrées

La case à cocher active ou désactive l’option pour afficher les nouveaux noeuds d’entrée à la fin de chaque liste de mots clés.

Charger

Les structures du système arborescent précédemment enregistrées peuvent être chargées depuis le système de fichier ou depuis la base de données.

Sauvegarder

La structure créée peut être enregistrée dans un fichier XML ou dans la base de données. L’option Enregistrer dans un fichier enregistre la structure dans un fichier XML. L’option enregistrer dans les réglages enregistre la structure dans la base de données.

Enregistrer sous

La structure créée peut être dans un fichier XML ou dans la base de données.

L’option Enregistrer dans un fichier enregistre la structure dans un fichier XML.

L’option Enregistrer dans les réglages enregistre la structure dans la base de données.

Expansion complète

Développe toute la structure du système arborescent d’un seul clic.

Réduction complète

Minimise toute la structure du système arborescent d’un seul clic.

Créer un système arborescent

Dans la partie inférieure de la fenêtre, entrer les noms des différentes classifications.

Pour cela, saisir simplement le nom. Après confirmation, une nouvelle entrée vide s’affiche au même niveau.

Répéter cette étape pour créer de nouvelles entrées au même niveau.

Sécurité du système arborescent

Pour contrôler l’accès aux répertoires du système de stockage, définir des autorisations d’accès. Ces autorisations peuvent être utilisées pour définir le niveau d’accès pour des utilisateurs ou groupes d’utilisateurs spécifiques.

La configuration appropriée dans le designer du système de stockage est cruciale pour éviter des accès non autorisés aux documents.

Les droits d’accès au système arborescent FileDirector créé avec le designer ne doivent pas être considérés séparément des droits au niveau du gestionnaire DTD ou au niveau du type de documents. Ces droits du système arborescent s’en tiennent aux règles du système général des droits que FileDirector fournit – avec quelques caractéristiques particulières.

Le refus est généralement prioritaire sur une autorisation mais une autorisation explicite définie au niveau 2 dans le système arborescent peut annuler les droits définis à refus au niveau 1.

Les droits appliqués explicitement à un utilisateur ou un groupe ont la priorité sur les droits hérités d’un groupe. Les autorisations des différents groupes d’utilisateurs, fixées au même niveau, sont cumulatives.

Par exemple, un utilisateur est membre de deux groupes où un groupe est autorisé de Visualiser et l’autre groupe est configuré avec l’autorisation pour imprimer, l’utilisateur aura les deux droits sur ce niveau – Visualiser et Imprimer.

Si le droit Visualiser est refusé au niveau du gestionnaire DTD ou du type de documents pour un utilisateur ou un groupe, le gestionnaire DTD et le type de documents sont invisibles.

Si aucune autorisation n’est définie pour un utilisateur ou un groupe au niveau du gestionnaire DTD ou du type de documents, le gestionnaire DTD et le type de documents sont visibles mais pas les documents qui y sont contenus.

En général, les droits sont hérités et fusionnés à partir d’un niveau supérieur, respectivement à partir du niveau du gestionnaire DTD ou du type de documents dans le cas où les droits ne sont pas configurés explicitement pour un utilisateur ou un groupe.

Faites un clic droit sur un mot clé dans le designer du système de stockage puis sélectionnez Sécurité.

Sécurité

L’onglet Sécurité permet de définir des autorisations pour des utilisateurs et des groupes par rapport au mot clé spécifique. Sélectionner l’utilisateur ou le groupe, puis Autorise ou Refus pour chaque réglage disponible.

Accès total

L’accès total permet à l’utilisateur de définir des autorisations. Vérifier que le compte fd-admin possède ces droits.

Créer

L’utilisateur peut créer de nouveaux documents, mais ne peut pas les enregistrer sur le serveur. Ceci s’applique uniquement à la création de nouveaux documents. La modification de documents n’est pas affectée.

Effacer

Si le droit de suppression est refusé, l’utilisateur ne peut pas effacer un enregistrement sur le serveur. Les documents du répertoire local Document et de la boîte de réception peuvent être supprimés.

Modifier

Si cette option est refusée, les documents archivés ne peuvent pas être modifiés. La modification de nouveaux documents sur la liste locale et leur enregistrement sont autorisés.

Afficher

Pour un gestionnaire DTD arborescent, l’affichage est généralement refusé, l’utilisateur ne peut donc pas sélectionner le gestionnaire lorsqu’il est ouvert.

Télécharger

Si le téléchargement est refusé, les données d’index du document peuvent être affichées comme le résultat d’une recherche, mais le document lui-même ne peut pas être téléchargé ni visualisé.

Charger les révisions

Si cette option est refusée, l’utilisateur peut uniquement voir la dernière version du document.

Changer les annotations

Si cette option est refusée, l’utilisateur ne peut pas changer les annotations dans le document.

Numériser

Si ce droit est refusé, aucune option de numérisation n’est disponible.

Editer

Si le droit Editet est refusé, l’onglet Editer dans le WinClient ne s’affiche pas.

Imprimer

Si l’impression n’est pas autorisée, les options d’impression dans le menu sont désactivées ou ne sont plus disponible pour l’utilisateur.

Etendu

L’onglet Etendu vous permet de définir pour un champ d’index associé avec une liste de mots-clés, le mot clé qui s’affiche.

Sélectionner le champ d’index dans la liste déroulante, puis la liste de mots clés. Les mots clés s’affichent avec une case à cocher. Seuls les mots clés sélectionnés s’affichent lorsque la liste est visualisée dans WinClient.

L’option Filtrer les listes dépendantes doit être sélectionnée dans les Propriétés Générales du champ d’index.

Système arborescent dans le WinClient

Les réglages effectués dans le designer s’affichent dans le client Windows dès l’ouverture d’un type de document configuré pour cette vue du système arborescent.

Il est donc impossible de mélanger la vue standard et la vue du système arborescent dans un gestionnaire DTD