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Se connecterInformation Générale
FileDirector Enterprise Manager est une application Windows qui doit être installée sur le serveur et sur les clients utilisés à des fins administratives. Cela peut se faire à partir de la page d’installation ou par le déploiement d’un logiciel indépendant. Les applications peuvent être installées à partir de la page d’installation de FileDirector, ce qui permet à un utilisateur de travailler dans les applications clientes lorsqu’il n’est pas connecté au serveur FileDirector.
.NET Framework
Microsoft .NET Framework 4.x doit être installé avant que les applications FileDirector puissent être installées.
Installation Redistribuable Visual C++
Avant l’installation de FileDirector, toutes les librairies redistribuables Visual C++, fournies dans le dossier Redist, doivent être installées sur tous les ordinateurs sur lesquels FileDirector sera installé.
Premier Pas
Tout d’abord, un gestionnaire DTD est configuré pour être utilisé ultérieurement par le Client Windows Client pour stocker les documents.
- Créer le Gestionnaire DTD
- Créer et configurer les champs d’index
- Créer les types de documents et y lier les champs d’index
- Configurer le profil de numérisation permettant au WinClient de scanner des documents dans FileDirector
Après ces étapes de configuration de base, les documents peuvent être scannés manuellement et indexés en utilisant le WinClient.
Plus tard, des procédures automatiques peuvent être établies comme des plannings, l’indexation automatique avec reconnaissance OCR, reconnaissance OCR plein texte, gestion de processus (workflow) et la sécurité système peut être configurée en conséquence.
Démarrer Enterprise Manager
Toutes les taches de configuration sont effectuées après l’installation en utilisant FileDirector Enterprise Manager, telles que la configuration des gestionnaires DTD, les types de document et les champs d’index utilisés pour les besoins de stockage de la société. L’Enterprise Manager peut être installée sur le serveur ou sur un poste de travail client.
Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions d’Enterprise Manager, l’utilisateur doit être membre du groupe fd-admins. La configuration Système est exclusivement réservée aux utilisateurs membres du groupe fd-admins, mais le droit de gestion des gestionnaires DTD peut être assigné aux membres des groupes fd-scan ou fd-scan-named.
Après lancement d’Enterprise Manager, la fenêtre principale est affichée.
Fenêtre Principale
La fenêtre principale d’Enterprise Manager est divisée en quatre zones : Barre d’outils, Barre d’adresse, Actions et Configuration. Un menu Paramètres pour Enterprise Manager est aussi disponible.
Ce menu est affiché en cliquant sur l’icône du menu, en surbrillance dans la capture d’écran ci-dessous. Les options décrites ci-dessous seront alors affichées.
 | Options | L’aspect et la convivialité d’Enterprise Manager peuvent être configurés à partir des paramètres disponibles lorsqu’Options est sélectionné. |
 | Gestions des Favoris | Les favoris sauvegardés peuvent être renommés, réorganisés ou supprimés de la liste |
 | Rapport/ Export | Lorsque vous sélectionnez Rapport/Export, les informations sélectionnées dans l’onglet actif peuvent être exportées. Les données peuvent être exportées aux formats PDF, Excel, RTF et CSV. Au sein de la fenêtre du format de la liste d’export, en sélectionnant l’outil de Configuration des colonnes vous pouvez sélectionner les colonnes à exporter. |
 | A propos | Affiche les versions des programmes FileDirector, et les informations de licence. |
 | Exit | Ferme Enterprise Manager. |
Options
Il y a trois options de configuration d’Enterprise Manager, qui peuvent modifier l’apparence d’Enterprise Manager, et comment les éléments sélectionnés sont affichés.
Traitement intelligent des onglets
La zone de configuration de la fenêtre d’Enterprise Manager affichera les gestionnaires DTD disponibles, et les options du gestionnaire DTD sélectionné. Lorsque le Traitement intelligent des onglets est sélectionné, lorsqu’un gestionnaire DTD est ouvert pour la configuration, il sera affiché dans un nouvel onglet. En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez avoir plusieurs onglets ouverts en même temps, chacun affichant un gestionnaire DTD différent, ou des zones dans un gestionnaire DTD.
Lorsque cette option n’est pas sélectionnée, un seul onglet est utilisé.
Langage
La langue utilisée par Enterprise Manager peut être sélectionnée. Lorsque Windows Defined est sélectionné, La langue à utiliser est héritée de celle de Windows
Interface Utilisateur
Cette option vous donne le choix des couleurs utilisées par Enterprise Manager.
Favoris
Les Favoris qui ont été configurés peuvent être gérés à partir du menu Paramètres. Les Favoris peuvent être créés pour la majorité des domaines de configuration au sein d’un gestionnaire DTD. Par exemple, si vous gérez actuellement des profils de numérisations au sein d’un gestionnaire DTD, vous pouvez créer un Favori qui ouvrira la liste des profils de numérisations sans avoir à sélectionner le gestionnaire DTD au préalable.
La liste des favoris définis sera affichée lorsque l’option Gestion des Favoris est sélectionné. A partir de cette fenêtre, vous pouvez sélectionner un favori, et choisir de le renommer ou le supprimer. Vous pouvez aussi définir l’ordre dans lequel les Favoris sont affichés en sélectionnant un Favori et en utilisant les flèches vers le haut ou le bas pour modifier sa position dans la liste.
Les Favoris sont définis en utilisant l’outil de la Barre d’Adresse.
Rapport/Export
Lorsque vous affichez une liste d’éléments au sein d’un gestionnaire DTD, tels que les champs ou les types de Documents, vous pouvez sélectionner tout ou partie des lignes, et exporter les informations. Les informations peuvent être soit imprimées soit sauvées au format PDF.XLS, RTF ou CSV.
Ruban des Commandes
Le ruban des commandes affichera les Actions et Actions Etendues disponibles, selon l’élément actuellement sélectionné. L’exemple ci-dessous montre les commandes disponibles lorsqu’un gestionnaire DTD est sélectionné.
Le ruban réplique les commandes affichées dans les volets Actions et Etendues qui sont affichés à droite de la fenêtre d’Enterprise Manager. Vous pouvez choisir d’afficher ou non le ruban. Un double-clic sur l’onglet Actions, surligné en rouge ci-dessous, permet d’afficher ou de masquer le ruban.
Un simple clic affichera temporairement le ruban. L’épingle, en haut à droite, vous permet de régler le ruban pour qu’il soit affiché en permanence.
Barre d’Adresse
La barre d’adresse possède plusieurs outils pour naviguer dans un gestionnaire DTD, et fonctionne un peu comme une barre d’adresse de navigateur. L’emplacement où vous êtes sera affiché, tel que nom_du_serveur/Gestionnaire_DTD/champs. En utilisant les flèches gauche et droite, vous pouvez retourner à la page précédente, ou à la dernière opération effectuée. Le bouton Accueil vous ramènera à l’écran principal du Gestionnaire DTD. L’outil Rafraîchir actualisera l’affichage actuel.
L’outil Favoris a deux options. En appuyant sur l’outil lui-même, un Favori sera créé pour l’affichage actuellement sélectionné, ce qui vous permettra de le nommer. En sélectionnant la flèche vers le bas à côté de l’outil affiche une liste des Favoris actuels, dans laquelle vous pouvez en sélectionner un à afficher. Vous pouvez aussi choisir de gérer la liste des Favoris.
 | Précédent | L’affichage retournera à la page précédente |
 | Suivant | L’affichage se fera sur la dernière page affichée. |
 | Home | L’affichage se fera sur la page principale du gestionnaire DTD. |
 | Rafraîchir | L’affichage actuel sera rafraîchi . |
 | Favoris | Créer, sélectionner et gérer les Favoris |
Actions
Les fonctions génériques sensibles au contexte dans Enterprise Manager peuvent être exécutées à l’aide des outils disponibles dans la barre d’outils de l’application. Ces fonctions sont décrites ci-dessous.
 | Nouveau | Cet outil créé un nouvel élément dans l’onglet actif, tel qu’un champ ou un type de documents. |
 | Effacer | Les éléments sélectionnés sont supprimés. |
 | Réglages | L’élément sélectionné peut être édité |
 | Sécurité | Les paramètres de Sécurité peuvent être appliqués aux Gestionnaires DTD, Types de Documents et profils de numérisation. |
 | Dupliquer | Certains éléments peuvent être copiés pendant la configuration, par exemple les types de Documents, profils de numérisation, listes de mots-clés et tampons. |
Actions Etendues
Les fonctions affichées sans la liste Etendu dépendront de la zone du gestionnaire DTD actuellement en cours de configuration.
Onglet Connexions
L’onglet Connexion affichera les serveurs FileDirector pour lesquels la connexion a été configurée pour Enterprise Manager. La liste des Actions et des outils Etendus indiquera les outils disponibles.
| Effacer | La connexion actuellement sélectionnée sera supprimée |
| Réglages | Modifier les propriétés de la connexion actuellement sélectionnée. |
 | Nouvelle Connexion | Créer une nouvelle connexion à un serveur FileDirector. |
  | Déconnecter | Déconnexion de la connexion actuellement sélectionnée. |
Pour vous connecter à un nouveau serveur FileDirector, sélectionnez Nouvelle Connexion depuis la liste Etendu. Pour modifier une connexion existante, sélectionnez là parmi celles qui sont affichées, puis sélectionnez Réglages dans la liste d’Actions. Les deux outils afficheront la fenêtre de configuration de la connexion au serveur, où les paramètres du serveur FileDirector peuvent être configurés :
Saisissez l’adresse du serveur FileDirector dans URL Serveur. Une entrée valide consiste en un nom de protocole (http ou https), un double point avec deux barres obliques, le nom DNS du serveur FileDirector ou son adresse IP et le nom du répertoire virtuel de l’installation de FileDirector stocké dans les paramètres de IIS (par défaut : FileDirector).
Si l’installation a été effectuée en utilisant la page d’installation de FileDirector, l’adresse correcte aura été stockée. Les paramètres de connexion sont lus dans le fichier App.xml. Ce fichier contiendra les paramètres corrects si le Branding a été effectué (Voir le Manuel d’Installation de FileDirector).
En utilisant le bouton Test de Connexion, la connexion au serveur FileDirector peut être testée avec le compte utilisé. Ce compte doit être un utilisateur connu de FileDirector, le compte concerné doit être membre d’un des groupes FileDirector.
Connexion Automatique en utilisant le compte Windows
Le serveur FileDirector peut utiliser les droits des comptes Windows et les structures des utilisateurs. Si le compte Windows actuel est utilisé, l’utilisateur n’a pas besoin de se connecter manuellement à FileDirector car les informations du compte Windows sont utilisées pour l’authentification. Chaque utilisateur travaillant dans FileDirector aura un répertoire de cache local créé sur le poste de travail correspondant. Les données du cache de chaque utilisateur ne sont pas accessibles aux autres utilisateurs.
Si l’authentification Standard est utilisée (entrée non vérifiée), le même cache local est utilisé pour tous les utilisateurs connectés sur le poste de travail. Une fenêtre de connexion apparaît au démarrage de l’application et le cache local de l’utilisateur concerné, connecté à Windows, est utilisé.
Pour des raisons de sécurité, l’authentification Windows doit être utilisée.
Se connecter au Serveur
Pour se connecter à un serveur, double-cliquez sur l’icône du serveur correspondant. Un nouvel onglet s’ouvrira, montrant les options du serveur et ses Gestionnaires DTD.
| Déconnecté | Il n’y a actuellement aucune connexion à ce serveur |
 | Connecté | Une connexion à ce serveur est en cours. |
Connexion Serveur
La configuration principale du serveur est effectuée en utilisant le FileDirector ConfigUtility. En utilisant l’Enterprise Manager, vous pouvez configurer les certificats serveur et les paramètres DMZ, et définir les paramètres de réplication serveur.
Pour configurer un certificat serveur, sélectionnez l’icône Actif puis choisissez l’action Réglages. Double-cliquez sur l’icône Actif affichera la licence serveur et les informations de version.
Certificat Serveur
Le certificat serveur est utilisé pour signer les documents qui sont automatiquement enregistrés par un planning dans un type de Documents. Pour accepter u les documents signés, cela doit être configuré dans les propriétés du type de Documents.
Pour charger un certificat serveur, il doit être disponible sous la forme d’un fichier *.pfx.
Certificat
Un certificat serveur ne doit être créé qu’en utilisant un centre d’émission de certificats de confiance. Une fois installé, le certificat peut être exporté pour être utilisé avec FileDirector en utilisant Internet Explorer.
Export du Certificat
Pour exporter un certificat dans Internet Explorer, sélectionnez Options Internet depuis le menu Outils. Dans l’onglet Contenu, sélectionnez Certificats, choisissez le certificat à exporter, puis pressez le bouton Export. Le certificat doit être exporté en tant que fichier PKCS #12 (.PFX).
Importation du Certificat dans FileDirector
Dans la fenêtre des Certificats Serveur, sélectionnez Charger un nouveau Certificat puis choisissez le certificat à charger. Lorsque vous y êtes invite, entrez le mot de passe que vous avez choisi lors de l’exportation du certificat.
Paramètres SQL
Les propriétés SQL actuellement configurées peuvent être consultées en sélectionnant Actif dans la fenêtre principale d’Enterprise Manager, en choisissant l’action Réglages, puis en ouvrant l’onglet Paramètres SQL. Les paramètres affichés sont configurés en utilisant le FileDirector ConfigUtility qui est décrit dans le guide d’Installation.
Réplication
Les données peuvent être synchronisées entre différents sites comportant au moins un serveur FileDirector. Les sites doivent être connectés via le réseau pendant la synchronisation ou l’échange de données.
Pour répliquer les données, vous devez créer un gestionnaire DTD sur le serveur maître. Ce gestionnaire DTD est alors cloné sur le serveur de réplication. Voir Cloner la structure du gestionnaire DTD.
Définition du serveur Original
Le serveur original est toujours le serveur qui est responsable des documents. Lorsqu’un document est créé, l’ID du serveur créateur lui est attribué, marquant ainsi le serveur responsable. La responsabilité des documents peut être transférée au serveur cible, ce qui en fait le serveur d’origine pour ces documents.
Créer une connexion de réplication
Au départ, il n’y a que le serveur actuel dans le périmètre de réplication. Le serveur sera identifié par le numéro de licence.
Lorsque la branche Réplication est sélectionnée, un nouveau serveur peut être introduit dans la réplication en sélectionnant Nouveau sur la barre d’outils.
ID
Un serveur est identifié via son numéro de licence. Si le numéro de licence est modifié, l’ID du premier numéro de licence est préservé.
Description
Une description peut être saisie pour chaque serveurs, afin de différentier le serveur d’origine des serveurs cibles.
URL
L’URL est utilisée pour se connecter avec le serveur cible. Le format de l’URL doit être
http://[nom-du-serveur-cible]/filedirector ou http://[adresse-IP-cible]/filedirector.
Entrer le compte utilisateur fd-server avec nom/mot de passe
Afin de se connecter au serveur cible, Le compte fd-server du serveur cible doit être saisi. Si les deux serveurs fonctionnent dans le même domaine et utilisent le même compte fd-server, Utiliser la sécurité intégrée de Windows (fd-server) peut être coché.
Si les serveurs fonctionnent dans différents domaines, un compte du serveur cible ayant accès à FileDirector doit être saisi dans le format [domaine-cible]fd-server,
C’est-à-dire un compte attribué au groupe fd-admins ou fd-scan/fd-scan-named avec le droit de créer des données.
Lors de l’installation locale de FileDirector server, le domaine cible est le nom du serveur.
En ligne
Le paramètre doit être réglé sur En ligne pour pouvoir établir une connexion. La réplication sera traitée par un planning ultérieurement. Le planning peut seulement répliquer les données lorsque la connexion est en ligne. Lorsque la connexion est mise sur hors ligne, les données répliquées d’un autre serveur ne peuvent pas être extraites et modifiées. Lorsque la connexion est rétablie, les données provenant d’un autre serveur peuvent être extraites and modifiées.
Test de connexion
L’ID du serveur cible est demandée et affichée lorsque le test de connexion est réussi.
Une fois la connexion établie avec succès, les gestionnaires DTD à répliquer peuvent être configurés. (Voir réplication des gestionnaires DTD)
Evénements
FileDirector peut être configuré pour enregistrer les activités dans le système, qu’il s’agisse de l’activité automatique du serveur ou des activités des utilisateurs. Toutes les activités peuvent être répertoriées, et filtrées par divers paramètres tels que le gestionnaire DTD et l’utilisateur.
L’utilisateur actif affiche une liste de tous les utilisateurs qui utilisent actuellement FileDirector.
Configuration de la traçabilité (Audit Trail)
Pour configurer la gestion de la traçabilité et les activités à être suivies, sélectionnez l’icône Audit trail puis choisissez l’action Réglages.
Onglet Réglages
Les paramètres généraux pour la traçabilité déterminent comment les enregistrements d’audit sont gérés, et les types d’événements qui seront à enregistrer.
Tous les enregistrements d’audit sont conservés dans la base de configuration générale de FileDirector. En fonction de ce qui est contrôlé et du niveau d’activité au sein de FileDirector, le nombre d’enregistrements dans la base peut devenir important. FileDirector permet donc de gérer les enregistrements de l’audit.
Les enregistrements d’Audit peuvent être retirés de la base périodiquement, selon l’une des deux options suivantes. Vous pouvez choisir de supprimer 50% des enregistrements d’audit de la base une fois qu’un nombre prédéfini d’enregistrements a été créé. Il est également possible de supprimer tous les enregistrements d’audit datant de plus d’un nombre prédéfini de jours.
Lorsqu’Archiver les fichiers Logs est configuré, tous les enregistrements d’audit supprimés de la base peut être exportés dans un emplacement défini. Vous devez vous assurer que l’emplacement d’export a suffisamment d’espace de stockage disponible. Vous devez vous assurer que vous avez activer cette fonction si vous souhaitez exporter les enregistrements d’audit.
Sous Type d’événement à enregistrer, vous pouvez spécifier les types d’événements qui seront enregistrés, tels qu’Information, Avertissements et/ou Erreurs.
Le bouton Purger les logs supprimera tous les enregistrements d’audit de la base immédiatement. Si vous avez sélectionné l’archivage des enregistrements d’audit, les enregistrements seront archivés avant d’être supprimés de la base.
Données de journal conformes au RGPD
La traçabilité de FileDirector peut être étendue par des entrées conformes à la RGPD. Ces entrées ne sont créées que lorsqu’un événement de Destruction a eu lieu.
Lorsque Purger les logs est sélectionné, une invite supplémentaire est affichée pour confirmer l’action de purge.
Dans cette fenêtre, une option peut être cochée pour supprimer aussi toutes les données conformes à la RGPD. Ces entrées ne seront supprimées que si la case est cochée.
Onglet Serveur
Depuis l’onglet Serveur, vous pouvez spécifier les événements à enregistrer pour FileDirector server, la gestion de processus et les plannings serveur. Cochez les cases correspondantes. Les types d’événement à enregistrer auront été spécifiés dans l’onglet Réglages. Si Tout type d’événement est coché, tout type d’événements (information, avertissements et erreurs) sont enregistrés indépendamment de tout autre paramètre.
Onglet Sessions
Les événements enregistrés par session sont sélectionnés dans l’onglet Sessions. Les types d’événement à enregistrer auront été spécifiés dans l’onglet Réglages. Si Tout type d’événement est coché, tout type d’événements (information, avertissements et erreurs) sont enregistrés indépendamment de tout autre paramètre.
Si un message programmé est défini dans les options du client Windows, chaque fois que ce délai est dépassé, une connexion au serveur FileDirector est rétablie. Si cet intervalle est plus court que le délai de session, la connexion n’est jamais fermée et la licence n’est jamais libérée automatiquement.
Onglet Activités
Dans Activités, les événements à enregistrer sont spécifiés individuellement pour les activités de recherche, de changement d’état de document et de documents en général. Cochez les cases correspondantes.
Les types d’événements à enregistrer auront été spécifiés dans l’onglet Réglages. Si Tout type d’événement est coché, tout type d’événements (information, avertissements et erreurs) sont enregistrés indépendamment de tout autre paramètre
Affichage de la traçabilité (audit trail)
Une fois la traçabilité configurée, le journal de la base de données peut être affiché. Double-cliquez sur l’icône Audit et un modèle d’affichage de l’audit est affiché.
Dans la partie haute, Les enregistrements d’audit à afficher peuvent être filtrés par types de documents et utilisateurs. La date ou plage de dates peut aussi être sélectionnée.
Sélectionnez Créer liste pour afficher les entrées pertinentes.
Affichages des logs archivés
FileDirector ne peut détenir qu’un nombre limité d’enregistrement d’audit. Il peut arriver qu’une entrée à afficher ne soit plus disponible. Si vous avez choisi d’archiver les enregistrements d’audit, vous pouvez les afficher en sélectionnant Stocké dans la liste déroulante Durée.
En sélectionnant Créer liste, une liste des fichiers logs sur le chemin d’archives sélectionné s’affiche afin que le fichier log concerné puisse être sélectionné pour l’affichage. Les fichiers logs stockés sont horodatés.
Format de l’affichage de la traçabilité (Audit Trail)
Les entrées peuvent être regroupées par colonnes en faisant glisser les entêtes de colonnes dans la section Glisser une entête de colonne ici… en haut des entêtes de colonnes. Pour désactiver le regroupement, faites glisser l’entête de colonne dans la ligne.
Les entrées peuvent être triées par ordre alphabétique croissant et décroissant en cliquant sur l’entête de colonne. Le deuxième clic permet de basculer l’ordre de tri.
Un double clic sur une entrée de la liste ouvre une fenêtre avec des informations détaillées. Si une entrée est liée à un document, il est possible d’afficher le document directement dans le WinClient en cliquant le bouton Afficher document (WinClient).
Exporter une partie des informations d’audit (Rapport/Export)
Afin d’exporter des éléments de la traçabilité, sélectionnez les entrées pertinentes. Cela peut être fait après avoir trié les entrées d’une manière particulière. L’option peut être sélectionnée soit en utilisant l’icône Rapport/Export dans la barre de menu Action ou depuis le menu Etendu, sur le côté droit, pour exporter les informations sélectionnées de l’AuditTrail.
Les formats suivants sont disponibles :
| XLS | |
| RTF | CSV |
Activer le filtre RGPD
Ce bouton permet de basculer la liste entre Toutes les entrées d’événements enregistrées ou, si configuré, uniquement les entrées enregistrées conforme à la RGPD. Dans ce cas, seules les entrées de type Détruire sont listées.
Liste noire
La liste noire affichera les comptes utilisateurs qui sont actuellement interdit de connexion à FileDirector.
Lors d’une connexion manuelle, si un utilisateur saisit son mot de passe de manière incorrecte 20 fois, son compte sera automatiquement bloqué pendant 20 minutes. Pour chaque nouvelle tentative pendant que le compte est bloqué, 20 minutes supplémentaires seront ajoutées à la durée de blocage du compte.
Activités
Le statut des plannings actifs peut être contrôlé à partir de l’affichage Activités. Seuls les plannings en cours, ceux qui ont été terminés avec succès dans les 5 minutes précédentes ou ceux qui ont échoué seront affichés.
Annuler Activités
Tout planning actif peut être annulé en le sélectionnant dans la liste des plannings sur la page Activités puis en sélectionnant Annuler Activités.
Actualisation Automatique
La liste des plannings actifs peut être configurée pour être automatiquement actualisée de manière à toujours afficher les activités en cours. L’action Actualisation Automatique est un commutateur qui active ou désactive le rafraîchissement.
Utilisateur actif
En sélectionnant utilisateur actif une liste des utilisateurs FileDirector actuellement actifs sera affichée. Pour chaque utilisateur, le nom du poste de travail client, le type de licence utilisée et le nom de l’application et son numéro de version sont affichés.
Délai de Session / Licences
Lors de l’installation de FileDirector, une valeur pour un temps de session en minutes est spécifiée dans le ConfigUtility (Server). Cette valeur indique le délai après lequel une licence est à nouveau libérée, après que l’application (FileDirector Enterprise Manager, WinClient, Client AutoCapture ou WebServer) n’est pas utilisée.
Lorsqu’une application est arrêtée correctement, la licence est immédiatement libérée pour un autre utilisateur.
Lorsqu’une application est terminée avec le gestionnaire de tâches Windows, la licence est seulement libérée après le délai de session (par défaut : 30 minutes).
Table SQL des Utilisateur Actif
La liste des utilisateurs actifs est stockée dans la table Active User dans la base FDConfig. Afin de libérer les connexions qui ont pu être figées et qui n’ont pu être libérées automatiquement, les entrées de la table peuvent être supprimées.
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