Contrôle de validité en cours

Présentation

Le contrôle de validité permet de spécifier un temps défini pour la suppression automatique de documents plus anciens dans le système ou pour un envoi vers un processus défini.

Le contrôle de validité peut être défini individuellement pour chaque type de document. Pour lancer les actions configurées, après expiration du temps configuré, le contrôle de validité doit être activé et être contrôlé par un planning. Les actions de contrôle de validité sont exécutées pour tous les types de document configurés.

Création du contrôle de validité

Pour cela, sélectionnez l’icône Contrôle de rétention et choisissez Nouveau.

Dans la fenêtre Contrôle de validité, vous pouvez définir les réglages pour chaque type de documents au sein du gestionnaire DTD. Tous les contrôles de validité effectués sur des documents du gestionnaire DTD se basent sur une date spécifique de début de la période de contrôle de validité.

Chaque type de documents peut être configuré séparément. Différentes actions peuvent ainsi être exécutées selon les exigences relatives aux documents stockés dans chaque type de documents.

Pour appliquer ces réglages pour chaque type de documents, sélectionnez le type de documents dans la liste affichée dans la fenêtre Conditions puis appliquez le contrôle de validité.

Conditions

Type de documents

Le menu déroulant contient tous les types de documents du gestionnaire DTD. Les règles, définies dans la section Règles sont appliquées seulement au type de documents sélectionné.

Valeurs de champ

Dans ce tableau, des conditions supplémentaires peuvent être définis, basées sur des valeurs de champ. Les entrées multiples sont connectées par ET.

Le champ correspondant peut être sélectionné à travers un menu déroulant dans la colonne Champ. Seuls les champs, connectés au type de documents sélectionné, sont affichés dans le menu déroulant.

Ce bouton ajoute une autre ligne au tableau.

Ce bouton supprime la dernière ligne du tableau.

Règles

Date basée sur

Permet de configurer la date sur laquelle se base la durée de vie des documents et l’action après échéance de cette durée.

Date d’ouverture du document	Date de création du document dans FileDirector
Date de dernière modification date	Date de la dernière révision
Dernière date d’utilisation	Date du dernier affichage d’une page du document (lorsqu’elle a été téléchargée dans le cache local d’un utilisateur)
Champ d’index	Un champ d’index contenant une date peut être sélectionné. Tous les champs de date disponibles pour le type de document sélectionné sont listés.

Période de contrôle de validité

Ce réglage peut être défini en appliquant des années, des mois et des jours suivant la date de base sélectionnée, après laquelle le contrôle de validité configuré démarre.

Appuyer sur le bouton Plus pour ajouter une période de contrôle de validité.

Il est possible de configurer plus d’une période de conservation avec les actions de démarrage pour chaque type de documents.

Action extérieure

La case à cocher action extérieure permet la mise en œuvre d’actions dans votre processus de conservation qui ne sont pas effectuées FileDirector.

Lorsque action extérieure est sélectionnée, Ans est défini à 999.

Les nombres comme 999,888,777 etc. sont réservés pour les actions extérieures.

Dans ce cas, un utilisateur doit confirmer cette action externe avec Compléter la phase de rétention dans le FileDirector WinClient. ‘Compléter la phase de rétention’ se trouve dans l’onglet Editer du Ruban Barre d’outil et dans le menu contextuel d’un clic droit de la souris.

Action de démarrage

Une action peut être configurée pour être exécutée sur les documents lorsque la période de contrôle de validité spécifiée est atteinte.

Les actions suivantes peuvent être appliquées :

Aucun	Aucune action de démarrage n’est appliquée.
Exporter	Copie les données du document contenues dans le pool de stockage vers l’emplacement défini dans Exporte à. Les données en base de données ne sont pas changées. Les données d’index et le document restent dans le gestionnaire DTD.
Exporte et efface	Déplace les données du document contenu dans le pool de stockage vers l’emplacement défini dans Exporte à. Les données d’index en base de données ne sont pas changées. Note : Le répertoire d’export doit être ajouté aux pools de stockage car les documents sont toujours récupérables par les utilisateurs. Voir Nouveau pool de stockage.
Processus	Si des processus ont été définis, les documents peuvent être envoyés à un processus spécifié.

Action de fin

L’action de fin est appliquée sur les documents lorsque toutes les périodes de contrôle de validité ont expiré.

Les options disponibles sont :

Aucun	Aucune action de fin n’est appliquée.
Exporter	Copie les données du document contenues dans le pool de stockage vers l’emplacement défini dans Exporte à. Les données en base ne sont pas modifiées. Les données d’index et le document restent dans le gestionnaire DTD.
Exporte et efface	Déplace les données du document contenues dans le pool de stockage l’emplacement défini dans Exporte à. Le document est marqué comme supprimé dans la base de données. Note : Le répertoire d’export doit être ajouté aux pools de stockage car les documents sont toujours récupérables par les utilisateurs. Voir Nouveau pool de stockage.
Exporte et détruit	Déplace les données du document du pool de stockage vers l’emplacement défini puis supprime toutes les données d’index de la base de données
Détruit	Supprime toutes les données du document contenues dans le pool de stockage puis toutes les données de la base de données.
Processus	Si des processus ont été définis, les documents peuvent être envoyés à un processus spécifié.

Exporte à

Définit l’emplacement vers lequel les données du document doivent être exportées. Notez que le compte FD-Server requiert des autorisations pour l’emplacement sélectionné. Seul un administrateur FileDirector peut définir le chemin d’exportation.

Année fiscale

Le réglage relatif à l’année fiscale permet de configurer une période de contrôle de validité à activer uniquement à la fin de l’année fiscale de la société. Par exemple : une période de contrôle de validité d’un document expire à la fin du mois de mai, mais les documents doivent uniquement être traités à la fin de l’année fiscale, soit fin décembre. Dans ce cas, définir la valeur sur 12.

Exporter et récupérer des données sur CD

Si des données sont exportées vers un répertoire défini, un fichier vide est créé dans ce répertoire avec un ID de support dans le nom du fichier. (Nom fichier : date et heure exacte, par exemple : FD 2005-01-17T17_03_48.096.mid) avec le répertoire de données du gestionnaire DTD. Ce fichier doit être copié sur un CD pour permettre une récupération.

Dans la base de données SQL, cet ID de support est stocké selon les documents exportés correspondants.

Pour récupérer des documents dans les données d’index toujours présentes dans la base de données SQL, spécifier le lecteur CD comme pool de stockage alternatif. En cas de de recherche d’un document, la recherche est exécutée en premier lieu sur le pool de stockage par défaut, puis sur les emplacements de stockage selon leur priorité. La recherche est ensuite propagée aux fichiers *.MID stockés dans la base de données SQL. Si le lecteur CD a été spécifié comme pool de stockage alternatif, insérer le CD avec l’ID de support correspondant. S’il n’est pas présent, un message s’affiche et le système invite à insérer le CD approprié.

Les CD doivent être étiquetés avec l’ID approprié.