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FileDirector enregistre les données d’index des documents dans des champs d’index. Les informations continues dans les champs d’index sont utilisées pour le référencement et la récupération de documents.
FileDirector permet de créer un nombre illimité de champs d’index dans un gestionnaire DTD pour la description des documents. Ces champs peuvent être complétés, modifiés ou supprimés à tout moment.
Les champs sont créés globalement ; ils peuvent être utilisés simultanément dans différent Types de Documents. Du fait de cette structure interne, il est très facile d’effectuer une recherche complète sur différents Types de Documents, s’ils contiennent au moins un champ d’index commun.
Créer un nouveau champ
Sélectionnez Champs au sein d’un gestionnaire DTD dans la partie basse de la fenêtre de FileDirector Enterprise Manager. Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau champ.
Général
Dans l’onglet Général, un nom et une description pour un champ d’index sont à saisir. Configurez également la longueur et le contenu du champ (caractères autorisés).
Cet onglet est divisé en deux sections :
Dans la section Réglages, des définitions générales sont paramétrées pour le champ respectif comme un nom et une description, par exemple. En outre, les réglages de longueur et de caractères valides doivent être définis. Dans certains cas, par exemple un champ date, la longueur du champ est définie automatiquement par le système FileDirector et ne peut être modifiée.
La section inférieure Listes de mots clés n’est disponible que lorsque la liste déroulante Contient est définie sur Mot-clé.
Réglages
Cette section permet de définir les réglages généraux d’un champ.
Nom d’affichage
Le nom d’affichage d’un champ peut être défini individuellement et constitue un paramètre global pour tous les utilisateurs du gestionnaire DTD de FileDirector.
Le nom d’affichage est utilisé dans FileDirector WinClient, WebServer, Retrieval Client et AutoCapture Client.
Longueur
La longueur du champ peut être définie individuellement. La valeur par défaut est 10.
Contient
Il est possible de choisir le contenu attendu d’un champ dans un menu déroulant.
Tout caractère
Si un champ peut contenir tout caractère, il peut être renseigné dans le client Windows avec des chiffres, des caractères alphanumériques ou des caractères spéciaux. Par ailleurs, une recherche par caractère générique peut être effectuée via ce champ d’index. La saisie d’un astérisque ou d’une partie des informations d’index suffit pour rechercher des documents.
Nombres
Ce champ ne peut contenir que des chiffres (0-9). Les zéros de tête sont ignorés. Si ces zéros doivent être utilisés, utiliser l’option « Tout caractère » ou introduire un modèle d’entrée défini par un utilisateur.
Nombres décimaux
Ce champ peut contenir des chiffres (0-9), + (plus), – (moins).
Si ce réglage est sélectionné, la longueur du champ est définie dans les deux zones de saisie de Longueur. La première valeur correspond à la longueur précédant le séparateur décimal. La seconde valeur correspond à la longueur permise après le séparateur décimal.
Dans l’aperçu des champs existants, la valeur de lalongueur du champ est affichée comme suit :
Valeur1 + Valeur2 + séparateur décimal = longueur totale Exemple
La longueur totale de ce champ est 13 caractères.
Date, Heure, Date et heure
Si une date ou une heure est spécifiée, le format de date/heure des réglages Windows est utilisé. Le format peut être modifié dans les réglages Windows :
Démarrer→Panneau de configuration →Paramètres régionaux.
Pour définir la date/heure automatiquement dans le champ d’index :
Masque personnalisé
Le masque personnalisé permet de définir exactement un format d’entrée pour un champ d’index. Cette configuration est effectuée dans l’onglet Masque de saisie de cette fenêtre.
Liste de mots clés
Une liste de mots clés est utilisée pour l’indexation manuelle rapide via des abréviations ou des listes d’index. Si un champ d’index doit être lié à une liste de mots clés, cette liste doit être créée au préalable dans la section Listes de mots clés du gestionnaire DTD puis être liée au champ d’index correspondant.
Etendu
Lorsque l’option Etendu est sélectionnée, une propriété de champ supplémentaire peut être définie à partir de la liste déroulante Contenu-Etendu. Cette liste déroulante fournie les paramètres de champs pour FileDirector OfficeLink, le contenu Hyperlien et les coordonnées GPS.
Lorsque des emails sont enregistrés à partir de Microsoft Outlook en utilisant OfficeLink, Les champs FileDirector peuvent être automatiquement remplis avec les informations de l’email, telles que les adresses De et A et le sujet. En outre, lorsque vous utilisez OfficeLink pour enregistrer les fichiers dans FileDirector depuis l’Explorateur ou d’autres applications Office, les informations telles que le nom et la date de création du fichier peuvent être automatiquement enregistrées.
Les Hyperliens stockés dans un champ, défini pour les hyperliens, permettent de les sélectionner dans la liste des résultats de recherche du WinClient.
AutoCapture
Dès que l’option AutoCapture est sélectionnée dans la liste, le contenu doit être spécifié davantage dans la liste déroulante Contenu-Etendu, dessous.
Dès que des documents doivent être traités par FileDirector AutoCapture, les champs associés doivent être définis avec la définition Contient : AutoCapture et une spécification plus détaillée du contenu dans la liste déroulante Contenu-Etendu, par exemple numéro de facture, date de facture, montant Net1 et montant Net2.
Tous les champs disponibles sont énumérés dans menu déroulant Contenu-Etendu: AutoCapture.
Contact
Dès que Contact est sélectionné dans la liste, le contenu doit être précisé dans la liste déroulante Contenu-Etendu, dessous.
Dès que des documents doivent être traités par FileDirector AutoCapture, les champs de données de contact associés doivent être défini avec la définition Contient : Contact et une spécification de contenu plus détaillée dans la liste déroulante Contenu-Etendu, par exemple Nom, numéro d’identification TVA et numéro de TVA.
Tous les champs disponibles sont énumérés dans le menu déroulant Contenu-Etendu : Contact.
Contenu-Etendu : Etendu
Email-De, Email-A, Email-Cc, Email-Bcc
64 caractères ont été réservés pour ces champs. Les adresses e-mail sont automatiquement archivées dans ce champ.
Email-Sujet
Ce champ peut contenir jusqu’à 255 caractères.
Email-Corps
Le texte d’un e-mail est traité comme un champ mémo et ne compte quasiment aucune limitation d’index.
Email-Reçu le, Email-Envoyé le
Ce réglage archive la date correspondante. Le format de date dépend du réglage Windows.
Email-sujet ou nom du fichier (avec ou sans extension)
Ce champ peut contenir jusqu’à 255 caractères.
Cette option compte deux possibilités d’indexation : si des objets sont archivés par glisser-déposer (via le client Windows), le nom du fichier est archivé, si le fichier correspondant est un e-mail, le contenu de ce champ est archivé.
Archivage des emails avec enregistrement séparé des pièces jointes
Avec le Component Service, un fichier de réglage app.xml est enregistré dans le chemin du programme de Component Service comme suit :
C:Program FilesSpielberg Solutions GmbHFileDirector Component Service
Il contient l’entrée suivante :
<!– EMailSplit: ‘Ask’, ‘On’ or ‘Off’ –> (ligne de commentaire)
<add key=”EMailSplit” value=”Off” />
Avec l’option Ask, l’utilisateur doit indiquer Durant le processus d’archivage si les pièces jointes doivent être sauvegardées séparément au format d’origine. Le texte de la pièce jointe est enregistré comme une page séparée dans le document. En utilisant l’option On, la pièce jointe est automatiquement enregistrée séparément, et avec l’option Off les emails sont enregistrés en tant que fichiers *.msg files car ils sot créés dans Outlook.
Nom du fichier (avec ou sans extension)
Si les fichiers sont archivés avec Envoyé à dans le menu contextuel de l’Explorateur ou via glisser-déposer, le nom du fichier est utilisé pour l’archivage et peut contenir jusqu’à 255 caractères de long.
Date de création de fichier, Date de modification de fichier, Date du dernier accès au fichier
Ce champ est configuré comme un champ de format date. Les propriétés du fichier correspondant sont automatiquement archivées.
Pour information interne, l’ID unique du champ utilisé dans la base de données du gestionnaire DTD Cabinet est affiché dans la partie inférieure droite.
HyperLien
Lorsque ce réglage est utilisé, tout hyperlien qui est enregistré dans le champ sera sélectionnable depuis la liste des documents dans le WinClient.
Coordonnées GPS
Lorsque ce réglage de champ est utilisé, les informations GPS dans l’entête du fichier importé sont lues automatiquement et écrites dans le champ comme une valeur de champ lors de l’importation.
Contenu-Etendu : AutoCapture
Numéro de facture
10 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractère. Ce champ concerne les numéros de factures, reconnus par FileDirector AutoCapture.
Date de facture
10 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Date. Ce champ concerne les dates de factures, reconnues par FileDirector AutoCapture.
Numéro de commande
10 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractère. Ce champ concerne les numéros de commandes, reconnus par FileDirector AutoCapture.
Montant Net1 ; Montant Net2
12 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Nombres décimaux. Ce champ concerne les montants net, reconnus par FileDirector AutoCapture.
Montant de la Taxe 1; montant de la Taxe 2
12 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Nombres décimaux. Ce champ concerne les montants de taxe, reconnus par FileDirector AutoCapture.
Montant brut
12 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Nombres décimaux. Ce champ concerne les montants brut, reconnus par FileDirector AutoCapture.
Montant de l’escompte
12 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Nombres décimaux. Ce champ concerne les montants d’escompte, reconnus par FileDirector AutoCapture.
Accompte
12 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Nombres décimaux. Ce champ concerne les montants d’accompte, reconnus par FileDirector AutoCapture.
Contenu-Etendu : Contact
ID
10 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Nombres. Ce champ concerne les ID de fournisseurs de la routine FileDirector AutoCapture.
Nom
50 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne le nom des fournisseurs, reconnus par FileDirector AutoCapture.
Adresse1
50 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne le nom et le numéro de la rue du fournisseur, reconnus par FileDirector AutoCapture.
Adresse 2
50 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne le nom et le numéro de la rue du fournisseur, reconnus by FileDirector AutoCapture.
Code Postal
10 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne le code postal du fournisseur, reconnus par FileDirector AutoCapture.
Ville
50 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne la ville du fournisseur, reconnue par FileDirector AutoCapture.
Etat / Région
50 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne l’état ou la région du fournisseur, reconnus par FileDirector AutoCapture.
Pays
50 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne le pays du fournisseur, reconnu par FileDirector AutoCapture.
Téléphone
10 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne le numéro de téléphone du fournisseur, reconnu by FileDirector AutoCapture.
Télécopie
10 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne le numéro de télécopie du fournisseur, reconnu par FileDirector AutoCapture.
WebSite
50 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne le site web du fournisseur, reconnu par FileDirector AutoCapture.
Identifiant TVA
50 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne le numéro d’identifiant TVA du fournisseur, reconnu par FileDirector AutoCapture.
impôt #
50 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne le numéro d’identifiant fiscal du fournisseur, reconnu par FileDirector AutoCapture.
Nom de banque
50 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne le nom de la banque du fournisseur, reconnu par FileDirector AutoCapture.
Banque #
50 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne le numéro de banque du fournisseur, reconnu par FileDirector AutoCapture.
Compte #
50 caractères ont été réservés pour ces champs avec la définition de contenu Tout caractères. Ce champ concerne le numéro du compte bancaire du fournisseur, reconnu par FileDirector AutoCapture.
Accélérer la recherche
L’option Accélérer la recherche permet de définir une clé dans le champ d’index de la base de données.
Ainsi une recherche sur des champs fréquemment utilisés permet d’accélérer l’obtention des résultats. Na pas cocher cette option pour tous les champs, car elle peut grandement affecter la taille de la base de données.
Liste de mots clés
Une liste de mots clés est utilisée pour l’indexation manuelle rapide via des abréviations ou des listes d’index. Si un champ d’index doit être lié à une liste de mots clés, cette liste doit être créée au préalable dans la section Listes de mots clés du gestionnaire DTD puis être liée au champ d’index correspondant.
Nom
Ce menu déroulant affiche toutes les listes de mots clés sélectionnables. La liste sélectionnée et son contenu seront connectés au champ.
Utiliser comme arborescence
Cette option doit être cochée pour fournir le contenu de la liste sélectionnée comme nœud dans designer du système arborescent.
Autoriser la saisie manuelle
Si elle est cochée, cette option permet d’ajouter aux mots définis des entrées dans le WinClient.
Sélection multiple
L’option sélection multiple permet de configure la liste de mots clés pour sélectionner plusieurs mots dans la liste. Les mots sont définis avec un point-virgule comme séparateur de champ.
Empêcher la sélection automatique
Si une liste de mots clés s’affiche dans le WinClient, le premier mot clé de la liste est automatiquement affiché par défaut. Cette option permet de laisser le champ vide jusqu’à ce qu’un mot clé soit sélectionné.
Filtrer les listes dépendantes
Si le système arborescent est utilisé, cette option permet de filtrer les listes de mots clés dépendantes pour les utilisateurs et groupes, de sorte que seuls les mots clés sélectionnés dans la liste dépendante s’affichent dans le WinClient.
Le filtrage des listes de mots clés est configuré dans la sécurité du designer du système arborescent.
Voir Designer du système arborescent Voir Listes de mots clés
Memo
Un champ mémo contient du texte, avec quasiment un nombre illimité de caractères.
Si la recherche plein texte est configurée, le contenu des champs mémo est également utilisé pour la recherche plein texte.
Un champ mémo peut contenir un formulaire Excel qui peut être renseignée dans le WinClient. Dans ce champ, seules les données saisies sont gérées. Dans les Paramètres Etendus, un masque peut être ajouté à un champ mémo.
Paramètres étendus
Cet onglet permet de spécifier des attributs de champ individuellement pour chaque champ.
L’attribut de champ permet, lors de l’indexation via des actions automatiques, d’éviter des saisies et des commandes incorrectes de l’utilisateur, qui se produisent si un même index est à nouveau saisi.
Actions automatiques
Aucun
Si l’option Aucun est définie, les données d’index saisies ne sont pas utilisées lors de la numérisation de page simple et de lot pour le prochain document à numériser.
Préserver
Lors d’une numérisation avec le WinClient, l’index déjà saisi est préservé pour le prochain document à numériser si l’option Préserver est définie. Ce champ n’est pas effacé après la numérisation ; les informations peuvent être utilisées pour une nouvelle indexation. Cette fonction permet d’accélérer l’indexation manuelle, car certains index n’ont pas à être à nouveau saisis.
Croissant
Si une valeur de début est spécifiée dans un champ avec ce réglage, cette valeur est incrémentée de 1 à chaque nouvelle numérisation d’un document.
Décroissant
Si une valeur de début est spécifiée, elle est automatiquement décrémentée de 1 à chaque numérisation. L’utilisateur doit vérifier que la valeur de début est suffisante, car le compteur ne crée pas de valeurs négatives. Si 10 est spécifié comme valeur de début, le système décrémente comme suit : …,01,00,99,98,…
Incrément /Décrément (par page)
Si l’incrémentation ou la décrémentation par page est configurée, le nombre de pages est renseigné dans le champ d’index lors de la numérisation. Cela s’applique à tous les documents et le nombre de pages du document précédent est ajouté ou soustrait au nombre de pages du document suivant.
Incrément/ Décrément (Global)
Cette option permet de définir un compteur global sur le serveur. Si des documents sont enregistrés, le dernier numéro est recherché sur le serveur et ajouté ou soustrait selon le dernier numéro sur le serveur.
Incrément sur sortie
Lorsqu’un document est créé, un champ comportant cette action recevra automatiquement la valeur de1. Chaque fois que le document est sorti pour édition, la valeur de ce champ sera incrémentée de 1.
Si un Annuler sortie est effectué, de sorte qu’aucun changement fait sur le document ne sera enregistré, la valeur précédente est restaurée.
Incrément sur modification de page
Lorsqu’un document est créé, un champ comportant cette action recevra automatiquement la valeur de1. Chaque fois que des pages sont ajoutées ou retirées du document, et que le document est enregistré, la valeur est incrémentée de 1.
Si un Annuler sortie est effectué, de sorte qu’aucun changement fait sur le document ne sera enregistré, la valeur précédente est restaurée.
Date et heure système
Si un champ est défini sur le format de date, la date du système peut automatiquement être renseignée.
Par ailleurs, l’année, la semaine et la date système + n jours peuvent être définis
Met à Nom d’utilisateur
Cette action définit automatiquement le nom d’utilisateur avec le nom de domaine.
Met à Nom d’utilisateur abrégé
Cette action définit automatiquement le nom d’utilisateur sans le nom de domaine.
Met à Nom de machine
Si le nom de l’ordinateur doit être automatiquement indexé, utilisez cette action.
Met à : imprimé par
Cette action définit automatiquement l’utilisateur qui a imprimé le document.
Met à : imprimé le
Cette action définie automatiquement la date d’impression du document.
Met à Nom d’utilisateur complet
Le nom complet de l’utilisateur, tel que défini dans l’Active Directory ou pour un utilisateur interne, sera automatiquement enregistré dans ce champ.
Vérification de contenu
Les champs obligatoires sont signalés par un point d’exclamation rouge dans le WinClient. Le serveur refuse d’enregistrer un document qui ne contient pas d’index dans ce champ.
Vide non permis
Le document ne peut pas être enregistré si ce champ est vide. Dans le statut de chargement du WinClient, un message d’erreur s’affiche et indique que ce champ ne doit pas être vide.
Doit être rempli
Si cette option est définie, tous les caractères de la longueur spécifiée doivent être saisis. Si l’index saisi ne répond pas aux exigences spécifiées, un message d’erreur s’affiche dans le statut de chargement (Upload).
Date
La valeur saisie dans ce champ doit être une date valide lorsque cette option est sélectionnée.
Date (pas dans le futur)
La valeur saisie dans ce champ doit être une date valide et doit être la date actuelle ou antérieure lorsque cette option est sélectionnée
Algorithmes de sommes de contrôle
Des sommes de contrôle avec différents algorithmes peuvent être spécifiés pour des besoins spécifiques. Les sommes de contrôles suivantes sont implémentées :
Somme de contrôle ISBN, EAN-13, Mod2, Mod10, Mod11, Mod11.1, Mod11.2, Mod 11-3, vérification 11, CPF, CNPJ et IBAN.
Si une donnée est saisie dans ce champ, le contenu est vérifié en utilisant l’algorithme correspondant et l’index est accepté ou refusé.
IBAN
L’International Bank Account Number (IBAN) est un système internationalement reconnu d’identification des comptes bancaires à travers les frontières nationales pour faciliter les communications et le traitement des transactions transfrontalières avec un risque d’erreurs de transcription.
Si une donnée est saisie dans un champ défini pour l’IBAN, le contenu est vérifié et est soit accepté soit refusé.
Action sur doublon
Cette fonction vérifie si les mêmes informations d’index ont déjà été saisies. Il est possible d’exécuter une des actions suivantes :
Aucun
Si un document est enregistré avec une valeur dans ce champ qui est égal à une valeur d’un document existant enregistré dans le même type de document, FileDirector crée un nouveau document supplémentaire.
Rejeter
Si un document est enregistré sans information d’index dans ce champ d’index et qu’un autre document sans information d’index dans ce champ d’index est déjà enregistré dans le même type de documents, le serveur refusera d’enregistrer le nouveau document. Le serveur refusera aussi d’enregistre un nouveau document avec des informations d’index qui sont déjà stockés pour un autre document existant dans le même type de documents.
Rejeter si non vide
Si un document est enregistré sans information d’index dans ce champ d’index et qu’un autre document sans information d’index dans ce champ d’index est déjà enregistré dans le même type de documents, le serveur créera un autre nouveau document.
Si un document est enregistré avec des informations d’index qui sont déjà stockées pour un autre document du même type de documents, le serveur refusera d’enregistrer le nouveau document. L’enregistrement ne sera possible qu’après avoir saisi une valeur d’index unique.
Ajouter
Si un document est enregistré sans information d’index dans ce champ d’index et qu’un autre document, sans information d’index dans ce champ d’index, est déjà stocké dans le même type de documents, le serveur ajoutera le nouveau document au document existant.
Le serveur ajoutera aussi à un document existant lorsque les informations d’index dans le champ sont identiques à un document existant, qui est déjà stocké dans le même type de documents.
Ajouter si non vide
Si un document est enregistré sans information d’index dans ce champ d’index et qu’un autre document sans information d’index dans ce champ d’index est déjà enregistré dans le même type de documents, le serveur créera un autre nouveau document.
Si un document est enregistré avec des informations d’index qui sont déjà stockées pour un autre document du même type de documents, le serveur ajoutera le document au document existant.
Ajouter après confirmation
En utilisant ce paramètre, l’utilisateur doit choisir si un nouveau document est à ajouter à un document existant dont les informations d’index dans le champ correspondent.
Lorsque l’utilisateur refuse l’action d’ajout, le document n’est pas enregistré.
Ajouter après confirmation si non vide
En utilisant ce paramètre, l’utilisateur doit choisir si un nouveau document est à ajouter à un document existant dont les informations d’index dans le champ correspondent.
Lorsque l’utilisateur refuse l’action d’ajout action, le document n’est pas enregistré.
Un champ vide ne déclenche pas l’action d’ajout après confirmation et un nouveau document est créé.
Joindre le document ou créer un nouveau
Si un document est enregistré avec des informations d’index, qui sont déjà stockées pour un autre document, l’utilisateur doit choisir si le document doit être ajouté ou si un nouveau document doit être créé.
L’utilisateur doit aussi choisir si le document doit être ajouté ou si un nouveau document doit être créé, lorsqu’un document sans valeur dans ce champ est déjà stocké dans le même type de documents.
Joindre le document ou créer un nouveau si non vide
Si un document est enregistré avec des informations d’index, qui sont déjà stockées pour un autre document, l’utilisateur doit choisir si le document doit être ajouté ou si un nouveau document doit être créé.
L’utilisateur n’a pas à choisir si le document doit être ajouté ou si un nouveau document doit être créé, lorsqu’un document sans valeur dans ce champ est déjà stocké dans le même type de documents. Dans ce cas, un nouveau document est créé.
Précéder
Si un document est enregistré sans information d’index dans ce champ d’index et qu’un autre document, sans information d’index dans ce champ d’index, est déjà stocké dans le même type de documents, le serveur fera précéder le nouveau document au document existant.
Le serveur ajoutera aussi devant un document existant lorsque les informations d’index dans le champ sont identiques à un document existant, qui est déjà stocké dans le même type de documents.
Précéder si non vide
Si un document est enregistré sans information d’index dans ce champ d’index et qu’un autre document, sans information d’index dans ce champ d’index, est déjà stocké dans le même type de documents, le serveur créera un nouveau document.
Si un document est enregistré avec des informations d’index qui sont déjà stockées pour un autre document du même type de documents, le serveur ajoutera le document devant le document existant.
Précéder après confirmation
En utilisant ce paramètre, l’utilisateur doit choisir si un nouveau document est à ajouter devant un document existant où les informations d’index dans le champ correspondent.
Lorsque l’utilisateur refuse l’action de précéder, le document n’est pas enregistré.
Précéder après confirmation si non vide
En utilisant ce paramètre, l’utilisateur doit choisir si un nouveau document est à ajouter devant un document existant où les informations d’index dans le champ correspondent.
Lorsque l’utilisateur refuse l’action de précéder, le document n’est pas enregistré.
Un champ vide ne déclenche pas l’action de précéder après confirmation et un nouveau document est créé.
Précéder ou nouveau document
Si un document est enregistré avec des informations d’index, qui sont déjà stockées pour un autre document, l’utilisateur doit choisir si le document doit être ajouté au début ou si un nouveau document doit être créé.
Précéder ou nouveau document si non vide
Si un document est enregistré avec des informations d’index, qui sont déjà stockées pour un autre document, l’utilisateur doit choisir si le document doit être ajouté au début ou si un nouveau document doit être créé.
L’utilisateur n’a pas à choisir si le document doit être ajouté avant ou si un nouveau document doit être créé, lorsqu’un document sans valeur dans ce champ est déjà stocké dans le même type de documents. Dans ce cas, un nouveau document est créé.
Remplacer
Si un document avec l’index saisi existe déjà dans la base de données du gestionnaire DTD, le document existant peut être remplacé par le nouveau document.
Remplacer si non vide
Si un document est enregistré sans information d’index dans ce champ d’index et qu’un autre document sans information d’index dans ce champ d’index est déjà stocké dans le même type de documents, le serveur créera un nouveau document.
Si un document est enregistré avec des informations d’index qui sont déjà stockées pour un autre document du même type de documents, le serveur remplacera le document existant.
Remplacer après confirmation
En utilisant ce paramètre, l’utilisateur doit choisir si un nouveau document doit remplacer un document existant où les informations d’index dans le champ correspondent.
Lorsque l’utilisateur refuse l’action de remplacer, le document n’est enregistré.
Remplacer après confirmation si non vide
En utilisant ce paramètre, l’utilisateur doit choisir si un nouveau document doit remplacer un document existant où les informations d’index dans le champ correspondent.
Lorsque l’utilisateur refuse l’action de remplacer, le document n’est enregistré.
Un champ d’index vide ne déclenchera pas l’action de remplacer après confirmation et un nouveau document est créé.
Remplacer le document ou créer un nouveau
Si un document est enregistré avec des informations d’index qui sont déjà stockés pour un autre document, l’utilisateur doit choisir si le document doit remplacer le document existant ou si un nouveau document doit être créé.
Remplacer le document o créer un nouveau document si non vide
Si un document est enregistré avec des informations d’index qui sont déjà stockés pour un autre document, l’utilisateur doit choisir si le document doit remplacer le document existant ou si un nouveau document doit être créé.
L’utilisateur n’a pas à choisir si le document doit être remplacé ou si un nouveau document doit être créé, lorsqu’un document sans un valeur dans ce champ est déjà stocké dans le même type de documents. Dans ce cas, un nouveau document est créé.
Nouveau document après confirmation
Avec cette option, un nouveau document sera créé, après confirmation par l’utilisateur.
Nouveau document après confirmation si non vide
Avec cette option, un nouveau document sera créé, après confirmation par l’utilisateur.
L’utilisateur n’a pas à choisir si un nouveau document doit être créé, lorsque le document est enregistré sans valeur dans ce champ.
Protection du champ
Si un champ est protégé, il devient inactif pour la saisie d’index en cas de modification et de numérisation.
Dans révisions
Si la protection de champ est définie pour les révisions, un nouveau document peut initialement être indexé et enregistré. Après vérification, ce champ particulier est inactif et ne peut pas être modifié.
Toujours
Cette protection peut par exemple être utilisé dans un champ avec une date/heure système automatiquement définie. Si un document est sorti et modifié, il est protégé et n’est pas mis à jour avec la nouvelle date/heure système.
Masque pour champ mémo
Les masques dans les champs mémo sont des formulaires prédéfinis permettant de saisir des textes spéciaux pour enregistrer des notes sur les documents sous forme de formulaire. Un document Excel avec des champs protégés est utilisés en tant que masque.
Si un masque est ajouté à un champ mémo, il peut être rempli sous forme d’un formulaire dans le WinClient. Seules les entrées sont enregistrées dans la base, et non le formulaire dans son ensemble.
Les masques ne sont pas conçus pour une recherche par index, car les valeurs ne sont visibles que dans le formulaire. Si un masque est attribué à un champ mémo, ce champ n’est plus visible dans la liste des résultats, car le contenu ne peut pas être affiché directement dans un champ d’index.
Toutefois, le texte saisi depuis le masque peut être lu en plein texte comme dans les champs d’index standard. Le contenu des formulaires peut être recherché en plein texte avec un mot*. Pour utiliser la recherche plein texte, le plein texte doit être configuré.
Préparation d’un masque
Un formulaire pour un masque est créé en utilisant un tableau Excel. Ce tableau Excel contient des champs protégés et non-protégés. Les champs non-protégés sont transférés dans le champ d’index.
Utilisation dans le WinClient
Pour utiliser le masque, Excel doit être installé sur le Client. Si le formulaire est ouvert avec un clic sur le champ d’index (onglet Editer) et qu’un texte est saisi, un champ différent du dernier champ saisi doit être sélectionné dans le tableau Excel avant d’être appliqué avec OK. Les entrées sont enregistrées sur la feuille lorsque le champ est modifié.
Pour appliquer les modifications cliquez sur Sauvegarder les modifications dans l’onglet Editer, lorsque le formulaire est fermé. Le document est sorti et les modifications sont sauvegardées en tant que révision avec le prochain enregistrement. Si un champ d’index est modifié, il sera signalé par un fond jaune.
Les entrées de masque ne peuvent pas être recherchées dans le champ d’index. Si le plein texte est configuré, les entrées peuvent faire l’objet d’une recherche plein texte.
Lien ODBC
Pour connecter un champ avec un lien ODBC, une source ODBC valide doit être configurée dans Windows. Voir → Lien ODBC
Si une table est configurée et que les champs ont été assignés, ce champ peut être connecté à un lien ODBC.
Si ce fichier est indexé dans le WinClient, une recherche est automatiquement exécutée dans la base de données ODBC. Si un résultat correspondant est trouvé dans le lien ODBC, les champs connectés dans FileDirector sont automatiquement renseignés avec l’information trouvée dans ODBC.
Ce lien permet une indexation rapide pour plusieurs champs d’index qui contiennent ensemble l’information liée. Il peut s’agir d’un n° de client où le lien ODBC propose automatiquement d’autres informations telles que le nom, l’adresse, l’e-mail, etc.
Exemple
Table ODBC :
| Numéro Client (lien ODBC dans un champ) | Nom (lien ODBC dans un champ) | Ville (uniquement dans la configuration ODBC) |
| 100 | Peter | Hamburg |
| 200 | Peter | Duisburg |
Si la valeur est saisie dans le champ Numéro client, l’enregistrement correct de données [200, Peter, Duisburg] s’affiche. Si la valeur Peter est saisie dans le champ Nom, l’enregistrement de données trouvé en premier s’affiche ; [100, Peter, Hamburg], car le nom Peter n’est pas une valeur unique.
Dans ce cas, le lien ODBC ne doit être affecté qu’aux champs pouvant fournir un résultat clair.
Masque de saisie
Ce paramètre permet de limiter la saisie manuelle d’index aux caractères et formats appropriés.
Le type de masque peut être sélectionné : simple et constant. Un masque peut uniquement être configuré si le type « Masque personnalisé » a été sélectionné dans l’onglet Général.
Une liste des caractères de masque valides peut être affichée en appuyant sur l’icône représentant un point d’interrogation. Cette fenêtre liste les masques simples et constants. Sélectionnez Simple pour n’utiliser que les caractères décrits dans la section « Masque simple ».
Si le type de masque est Constant, les caractères de la section Masque constant sont utilisés.
Un Champ test permet de vérifier si le masque accepte les caractères saisis.
Filtrage (Sécurité)
Les filtres font partie du système de sécurité de FileDirector. Le filtre permet de sélectionner des documents pour certains utilisateurs et groupes selon l’index et le filtre spécifié.
Si un utilisateur effectue une recherche simple ou avancée dans le client Windows, les résultats sont filtrés selon les valeurs de filtre spécifiées.
Si une valeur de filtre est spécifiée pour un compte utilisateur, cet utilisateur ne pourra récupérer un document que si l’index et la valeur de filtre correspondent dans ce champ.
Ajouter des comptes
Cliquer sur Ajouter des comptes et sélectionner le compte correspondant qui doit appliquer le filtrage.
Comparer
Un opérateur de comparaison doit être spécifié dans la colonne Comparer. Il compare les valeurs d’index et de filtre : ces valeurs sont désactivées pour les champs d’adresse e-mail.
| * | Si la chaîne de caractères spécifiée fait partie de l’index, le document peut être récupéré. |
| = | Un utilisateur ne peut récupérer ce document que si cette chaîne de caractères est stockée dans le champ d’index. |
| > | Supérieur à un nombre spécifié. |
| >= | Supérieur ou égal à un nombre spécifié. |
| < | Inférieur à un nombre spécifié. |
| <= | Inférieur ou égal à un nombre spécifié. |
| <> | Différent |
| =() | Vide |
| <>() | Non vide |
Variable
Cette option permet de définir des comptes nommés pendant le processus. Pour procéder à ce réglage, les champs doivent avoir la valeur correcte pour la variable telle que le nom du compte, le nom complet de l’utilisateur ou l’adresse e-mail.
Exemple :
Le champ de filtre contient les adresses e-mail des utilisateurs de FileDirector. Ces adresses e-mails doivent exister dans la liste d’utilisateurs et de groupes. L’utilisateur connecté voit uniquement les documents avec sa propre adresse e-mail.
Dans ce cas, utilisez l’entrée Utilisateur actuel (E-mail) et laissez la valeur de filtre sur contenu du champ. Le contenu du champ sera vérifié selon l’adresse e-mail de l’utilisateur connecté.
Pour les autres entrées Compte ou Nom complet, la configuration est identique.
Valeur du filtre
Pour définir un filtre, vérifiez que la longueur du texte ne dépasse pas le nombre de caractères d’un champ.
Au début, la valeur du filtre est automatiquement définie sur le nom du compte. Chaque utilisateur ne voit que ses propres données.
Cacher
Si Cacher est coché, le champ d’index correspondant ne s’affiche pas dans le panneau de contrôle ni dans la liste de résultats lors de l’utilisation du compte correspondant.
Cacher les champs d’index sans valeur de filtre
Si Cacher est sélectionné pour un compte sans spécifier de valeur de filtre, ce compte peut récupérer tous les documents, mais le champ d’index spécifique est caché dans le client Windows pour ce compte.
Défaut
Si Défaut est coché lors de l’enregistrement d’un document, le champ d’index est automatiquement renseigné avec cette valeur.
Exemple
Entrée dans le champ filtre :
| compte | Comparer | Valeur du filtre | Cacher | Défaut |
| spielbergadministrateur | = | 111 | | |
| spielbergagents | > | 111 | | |
L’utilisateur spielbergadministrateur verra toutes les données contenant la chaîne 111 dans le champ de filtre. Si cet utilisateur crée et enregistre un document, la valeur 111 est automatiquement définie dans ce champ d’index. – Cela s’applique aussi si le champ n’est pas caché.
L’utilisateur spielbergadministrateur ne peut pas voir le champ dans le WinClient.
En arrière-plan, le champ d’index est toujours renseigné avec 111. Si cet utilisateur recherche un document, il ne peut trouver que des documents contenant cette chaîne dans le champ d’index.
Les utilisateurs du groupe agents peuvent voir tous les documents avec une valeur supérieure à 111 dans le champ du filtre. Ils ne sauront pas que les documents sont filtrés, car le champ de filtre est caché. Si l’utilisateur a créé un document, le champ de filtre n’est pas renseigné avec une valeur. S’il s’agit d’un utilisateur qui effectue simplement une recherche et n’enregistre pas de documents, il n’est pas nécessaire de définir un filtre, car la valeur n’est définie que pendant l’enregistrement.
Filtrage ET/OU
- Si plusieurs entrées sont configurées pour un utilisateur dans UN champ d’index, ces entrées de filtre sont associées à OU.
Pour que plusieurs entrées soient liées à un utilisateur avec la relation ET dans un champ d’index, l’entrée suivante peut être ajoutée dans le fichier web.config :
<!– FDServer.FieldFilterSetToAND: 0 = OR, 1 = AND –>
<add key=”FDServer.FieldFilterSetToAND” value=”1″ /> - Si les critères sont configurés dans DIFFERENTS champs, ces champs sont liés ET ou OU – selon les réglages dans le fichier web.config.
Si l’entrée ne se trouve pas dans web.config, ET est défini par défaut.
Exemple 1 :
Configuration dans le fichier web.config (Relation ET) :
<!– FDServer.CombineSearchFieldsWithOR: 0 = AND, 1 = OR –>
<add key=”FDServer.CombineSearchFieldsWithOR” value=”0″ />
Un utilisateur est autorisé à voir un document uniquement si deux champs contiennent une certaine valeur. Configurer chaque filtre avec le champ approprié pour l’utilisateur. Le filtre étant dans ce cas associé à ET, l’utilisateur n’est pas autorisé à voir le document avant que les DEUX champs ne soient appliqués.
Exemple 2 :
Configuration dans le fichier web.config (Relation OU) :
<!– FDServer.CombineSearchFieldsWithOR: 0 = AND, 1 = OR –>
<add key=”FDServer.CombineSearchFieldsWithOR” value=”1″ />
Un utilisateur est autorisé à voir un document uniquement si un des deux champs contient une certaine valeur.
Configurer chaque filtre avec le champ approprié pour l’utilisateur. Les filtres étant associés à OU, l’utilisateur peut voir le document si UN des champs est appliqué.
Couleur de Ligne
Avec cette option, il est possible de modifier les couleurs de fond des lignes dans les listes de documents du FileDirector WinClient, selon les valeurs de champ.
La couleur de ligne affichée est liée à des conditions définissables pour les valeurs de champs. La condition paramétrée définie comment le contenu d’un champ est interprété pour les couleurs de ligne.
Il est possible de définir plusieurs conditions pour différentes valeurs d’un champ d’index.
Les conditions disponibles sont : Égal, Non égal, Inférieur, Inférieur ou égal, Supérieur, Supérieur ou égal et Zone.
La valeur de référence est saisie dans la première colonne Valeur.
Lorsque l’option Zone est sélectionnée, la valeur de départ de la plage est saisie dans la première colonne Valeur et la dernière valeur de la plage est entrée dans la seconde colonne Valeur.
Couleur
Dans la colonne Couleur, un menu déroulant propose une gamme de couleurs prédéfinies. En outre, il est possible de définir une couleur personnalisée.
Pour se faire, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’un des carrés vides des deux rangées du bas. Une fenêtre supplémentaire est ouverte, dans laquelle la couleur personnalisée peut être définie et ajoutée.
Couleur Conditionnelle
Avec cette option, il est possible de modifier les couleurs de fond des champs, affichés dans la boîte de contrôle du FileDirector WinClient.
La couleur de fond est adaptée lorsqu’une valeur, répondant à une condition, est saisie.
La couleur conditionnelle affichée d’un champ d’index est liée à des conditions définissables pour les valeurs du champ. La condition paramétrée définie comment le contenu d’un champ est interprété pour les couleurs conditionnelles.
Il est possible de définir plusieurs conditions pour différentes valeurs d’un champ d’index.
Les conditions disponibles sont : Égal, Non égal, Inférieur, Inférieur ou égal, Supérieur, Supérieur ou égal et Zone.
La valeur de référence est saisie dans la première colonne Valeur.
Lorsque l’option Zone est sélectionnée, la valeur de départ de la plage est saisie dans la première colonne Valeur et la dernière valeur de la plage est entrée dans la seconde colonne Valeur.
Couleur
Dans la colonne Couleur, un menu déroulant propose une gamme de couleurs prédéfinies. En outre, il est possible de définir une couleur personnalisée.
Pour se faire, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’un des carrés vides des deux rangées du bas. Une fenêtre supplémentaire est ouverte, dans laquelle la couleur personnalisée peut être définie et ajoutée.
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