AutoCapture

Présentation

Le module optionnel FileDirector AutoCapture permet à des documents tels que des factures et des avoirs d’être automatiquement reconnus et indexés.

FileDirector permet de stocker des documents dans plusieurs types de documents AutoCapture cibles différents par gestionnaire DTD.

Général

Notification

FileDirector AutoCapture peut fournir aux utilisateurs des informations sur le statut. Ces courriers informent les utilisateurs ou les administrateurs de l’état des files d’attente d’AutoCapture

EMAIL-A

FileDirector AutoCapture envoie des emails de statut aux adresses électroniques, saisies dans la case. Lorsque plusieurs adresses sont saisies, elles doivent être séparées par un point-virgule.

EMAIL-Sujet

Il est possible de saisir ici un sujet pour les mails de statut envoyés par FileDirector AutoCapture.

Heure

FileDirector AutoCapture envoie des emails de statut journaliers à l’heure spécifiée ici.

Une facture par document

Ce paramètre est recommandé lorsqu’il est garanti, en raison des directives de l’entreprise, qu’aucun document contenant plusieurs factures par document n’est importé.

Masquer la catégorie

Cette option masque le champ Catégorie dans la section des champs du formulaire dans la boîte de contrôle du FileDirector AutoCapture Client. Ce paramètre est défini par gestionnaire DTD.

Masquer le regroupement

Cette option masque le champ Regrouper les pages par dans la section des champs du formulaire dans la boîte de contrôle du FileDirector AutoCapture Client. Ce paramètre est défini par gestionnaire DTD.

Cacher la devise

Cette option masque le champ Devise dans la section des champs du formulaire dans la boîte de contrôle du FileDirector AutoCapture Client. Ce paramètre est défini par gestionnaire DTD.

Séparateur

Cette option améliore le traitement des travaux par lots de FileDirector AutoCapture.

Les pages de séparation constituent la base de cette amélioration. Ces pages ont un attribut spécifique et sont ajoutées au lot avant la numérisation. L’attribut spécifique est défini ci-dessous et peut être soit du texte en clair, soit un code à barres.

Valeur

FileDirector AutoCapture utilise les valeurs, renseignées ici, comme identifiant final d’un document.

Comme code à barres

Lorsque cette option est cochée, la valeur, définie au-dessus, doit exister en tant que code à barres. Le type de code à barres utilisé, doit être sélectionné à partir du menu déroulant, ci-dessous.

Type de Code barres

Les types de codes barres suivant sont disponibles et peuvent être sélectionnés dans le menu déroulant :

Code 93	PDF 417
DataMatrix	QR Code

Toujours utiliser l’OCR

Les documents PDF peuvent contenir des informations, pertinent pour FileDirector AutoCapture, dans différents formats.

Les informations pertinentes peuvent être stockées dans un seul document PDF sous différents formats.

Cela signifie que certaines informations sont stockées dans des éléments de texte et d’autres dans des éléments d’image.

Si tous les éléments d’un document PDF sont des éléments de texte, FileDirector extraira les données pertinentes pour l’AutoCapture, sans utiliser l’OCR.

Si tous les éléments d’un document PDF sont des éléments d’image, FileDirector extraira les données pertinentes pour l’AutoCapture en utilisant l’OCR.

Cette option permet d’améliorer le traitement par lots des documents PDF de type mixte. Lorsque cette option est cochée, tous les documents PDF sont lus en utilisant l’OCR de FileDirector

Paramètres fournisseur

Dans l’onglet Paramètres fournisseur, la localisation de la base de données fournisseurs d’AutoCapture est défini.

Une base de données fournisseurs peut soit être créée et stockée au sein du gestionnaire DTD actuel soit une source externe peut être utilisée via une connexion ODBC.

Pour des informations plus complètes sur l’ODBC et FileDirector regardez :

Liens ODBC

Base de données du gestionnaire DTD

À moins qu’aucune source ODBC contenant les coordonnées des fournisseurs ne soit disponible, FileDirector utilise la base de données du gestionnaire DTD.

Les entrées de la base de données des fournisseurs sont créées via le client FileDirector AutoCapture.

Cela se fait soit lors de la création d’un nouveau formulaire, soit lors de la saisie dans la fenêtre pop-up Données fournisseurs.

ODBC

Source

Les paramètres de connexion de la source ODBC doivent être saisis au sein du nœud AutoCapture.

Voir aussi : configuration du lien odbc dans Windows

Si la source de données est configurée, elle peut être utilisée pour FileDirector AutoCapture. Sélectionnez l’option ODBC dans l’onglet Paramètres fournisseur.

La liste déroulante Source contient tous les DSN Système existant sur le serveur. La source ODBC appropriée peut être sélectionnée.

Sous Table ODBC, spécifiez le nom de la table d’où les données d’index doivent être lues. Les noms de table ne peuvent pas être sélectionnés à partir d’une liste, ils doivent être connus pendant la configuration. Si le nom de la table est spécifié correctement, les noms des champs de ces tables sont listés après avoir cliqué sur Requêtes, dans Colonne ODBC.

Maintenant, les entrées de la table ODBC peuvent être connectées avec les champs de contact correspondants de FileDirector AutoCapture.

Chaîne de connexion

A cet endroit, entrez la chaîne de connexion de la source ODBC sélectionnée.

Exemple : DSN=value;UID=value;PWD=value;Connection Timeout=600

Champs pertinents

Dans l’onglet Champs pertinents, les champs de fournisseur d’AutoCapture sont configurés.

Lorsqu’aucune configuration individuelle n’est effectuée dans cet onglet, les paramètres par défaut du FileDirector AutoCapture pour la validation et l’affichage sont utilisés.

Dans ce cas, tous les champs d’AutoCapture sont affichés dans la zone Champs du formulaire du client AutoCapture, lorsque les champs sont cochés.

Champ de fournisseur

Cette colonne liste tous les champs d’AutoCapture. Ces noms sont tels qu’ils sont.

Label personnalisé

Dans cette colonne, des alias peuvent être définis pour un, plusieurs ou tous les noms listés dans la colonne Champ de fournisseur.

Ces alias sont affichés dans le client FileDirector AutoCapture à la place des the original labels.

Utilisation pour correspondance

Dans cette colonne, les règles pour une identification claire peuvent être fixées individuellement pour chaque système FileDirector.

FileDirector AutoCapture utilise une valeur seuil interne pour une correspondance réussie. La valeur seuil est de 75 % des champs sélectionnés comme Utilisation pour correspondance.

Exemple 1 :

Seuls les trois champs minimums de FileDirector AutoCapture ont été sélectionnés comme Utilisation pour correspondance, comme le Nom, l’Adresse 1 et le Code Postal.

Dans cet exemple, chaque champ représente ~33.3%. Dans ce cas, les trois champs doivent être identifiés.

Exemple 2 :

Quatre champs FileDirector AutoCapture ont été sélectionnés comme Utilisation pour correspondance, comme le Nom, l’Adresse 1, le Code Postal et l’Identifiant de TVA.

Dans cet exemple, chaque champ représente ~ 25%. Ainsi trois des quatre champs doivent être identifiés.

Exemple 3 :

Sept champs FileDirector AutoCapture ont été sélectionnées comme Utilisation pour correspondance, comme le Nom, l’Adresse 1, le code postal, la ville, le Téléphone #, Impôt # et l’Identifiant de TVA.

Dans cet exemple, chaque champ représente ~ 14,29%. Ainsi, six des sept champs doivent être identifiés.

Cinq champs correspondants donne ~71,43% ce qui est en dessous du seuil requit de 75%.

Affiché dans le client

Cette colonne définie quels champs de fournisseur sont visibles dans le client FileDirector AutoCapture lorsqu’un document est affiché.

Lorsqu’un champ est marqué dans les deux cas, Utilisation pour la correspondance et Affiché dans le client, le nom est affiché en gras.