Statistiques et supervision

Module Statistiques

L’accès au module statistiques s’effectue dans le menu « Statistiques » accessible depuis le Menu Administration.

Le module statistique est accessible aux utilisateurs habilités.

Présentation du module

Ce module propose les statistiques suivantes :

Suivi de la production

Réalisation d’états statistiques

Justification de l’investissement

Ces données sont stockées en base pour des recherches plus rapides.

Ce module est soumis à licence et est accessible uniquement aux utilisateurs habilités depuis le menu administration de la page d’accueil.

Pour les clients n’ayant pas cette licence, le module observateur d’évènements reste disponible.

Attention : Ce module ne reprend pas l’historique statistique du client.

Structure de l’interface

L’interface se compose de quatre ensembles :

Barre d’outils

Critères de recherche

Rappel de la requête

Résultats

Description de la barre d’outils

Icone

Description

	Exécuter la requête en cours
	Enregistrer une requête
	Requêtes enregistrées
	Modifier une requête
	Supprimer une requête
	Export du résultat de la requête format Excel
	Export du résultat de la requête en XML
	Lancement du mode graphique et des outils de comparaison
	Imprimer les résultats de la requête en cours

Description de la barre Critères de recherche

Le point d’entrée pour l’exécution d’une requête est la catégorie. Il est possible de choisir une armoire, une bannette, un utilisateur, un groupe ou un type de document du plan de classement.

Les options

Puis, il est nécessaire de choisir une période :

Enfin, un intervalle est nécessaire pour l’affichage des résultats :

Filtres de calcul

Nous avons ensuite la possibilité de choisir des filtres de calcul :

Les choix qui seront proposés dépendent de la catégorie choisie en point d’entrée. Exemple : Si le point d’entrée (la catégorie) est l’armoire, alors le filtre de calcul proposé sera les utilisateurs.

Filtres d’affichage

Enfin, des filtres d’affichage sont proposés :

Le choix des colonnes permet de sélectionner les données recherchées.

Filtres Colonnes : Statistiques des dossiers

Nombre de dossiers créés : permet de tracer le nombre de dossiers créés (au niveau index) dans l’armoire GED

Nombre de dossiers modifiés : permet de tracer le nombre de dossiers modifiés (au niveau index) dans l’armoire GED

Nombre de dossiers supprimés : permet de tracer le nombre de dossiers supprimés (au niveau index) dans l’armoire GED

Nombre de dossiers archivés : permet de tracer le nombre de dossiers archivés (au niveau index) dans l’armoire GED

Nombre de dossiers modifiés par ajout de document : permet de tracer le nombre de dossiers modifiés par l’ajout de nouveaux documents dans le dossier

Filtres Colonnes : Statistiques des documents

Nombre de documents importés : permet de tracer le nombre de documents importés dans l’armoire GED (PDF, doc etc…) Les documents provenant des bannettes sont contenus dans cette colonne

Nombre de documents numérisés : permet de tracer le nombre de documents numérisés dans l’armoire GED

Nombre de documents modifiés : permet de tracer le nombre de documents modifiés (suppression de page, ajout de pages, ajout de post-it etc …) dans l’armoire GED

Nombre de documents supprimés : permet de tracer le nombre de documents supprimés dans l’armoire GED (par le clic droit « supprimer ») Les documents découpés (et donc supprimés) sont aussi pris en compte dans cette colonne

Nombre de documents ajoutés par découpe : permet de tracer le nombre de documents ajoutés par le module découpe

Nombre de documents ajoutés par conversion bureautique : permet de tracer le nombre de documents ajoutés par la conversion bureautique

Nombre de pages numérisées : permet de tracer le nombre de pages numérisées dans l’armoire GED

Nombre de document provenant des bannettes : permet de tracer le nombre de document provenant des bannettes, en post-indexation

Filtres Colonnes : Statistiques des consultations

Nombre de documents consultés : permet de tracer le nombre de documents différents consultés dans l’armoire GED.

Nombre de consultations : permet de tracer le nombre de consultations. Si un document est consulté plusieurs fois, les multiples consultations seront prises en compte.

Filtres Colonnes : Type de documents créés

Cette interface permet d’afficher le nombre de document créés dans l’armoire, par type de document (PDF, bureautique, courriel, autre)

Filtres Catégories

Le choix des catégories permet de lister et de faire un choix sur la catégorie sélectionnée dans le point d’entrée.

Par exemple, si le point d’entrée est l’armoire, le filtre catégorie me donnera la possibilité de sélectionner une ou plusieurs armoires.

Description de la barre Résultats

Voici l’exemple d’un résultat d’une requête :

Il est possible aussi d’avoir ce résultat sous forme d’histogramme. Pour cela cliquer en haut sur l’icône et choisir « Graphique en histogramme » :

Le résultat apparaît alors sous la forme suivante :

Cette icône vous permet également d’afficher des comparatifs. Il suffit alors de sélectionner les catégories à comparer (de 2 à 5) :

Puis, il suffit de sélectionner le filtre de comparaison voulu (les filtres proposés sont ceux qui ont été cochés dans la rubrique « Colonne ») :

Le résultat est affiché sous la forme suivante :

Statistiques des bannettes

L’accès au module statistiques des bannettes s’effectue dans le menu « Statistiques des bannettes » accessible depuis le Menu Administration.

Vous accédez à la page résumant les statistiques des bannettes :

Barre d’outils

Icône	Description
	Ouvrir l’arborescence
	Refermer l’arborescence
	Rafraîchir : recalcule les statistiques en temps réel
	Exporter : permet de récupérer la liste de résultats sous format csv
	Imprimer : Ouvre une page afin d’imprimer la liste des résultats
	Statistiques sur dates   Date de début : définit le début de la période sur laquelle calculer les statistiques Date de fin : définit la fin de la période sur laquelle calculer les statistiques

Tableau de résultats

Bannettes : Nom de la bannette

Utilisateurs associés : Nombre d’utilisateurs associés à la bannette

Fichiers actuels :

Total : Nombre de fichiers présents dans la bannette actuellement

Taille (en Mo) : Taille total des fichiers présents

Evènements :

Numérisés : Nombre de documents numérisés sur la période demandée

Importés : nombre de documents importés sur la période demandée

Présence des fichiers en bannette :

Min(j) : document traité le plus rapidement (en jours)

Max(j) : document traité le moins rapidement (en jours)

Moy(j) : temps moyen de traitement d’un fichier (en jours)

Fichier le plus ancien :

Nom : Nom du fichier le plus vieux présent dans la bannette

Temps : Nombre de jour de présence du fichier le plus ancien dans la bannette

Sous le tableau une ligne de total pour chaque colonne donne une statistique toute bannette confondue.

Supervision

L’accès à la supervision s’effectue dans le menu « Supervision » accessible depuis le Menu Administration.

Statistiques

L’onglet « Statistiques » permet d’obtenir des temps des moyennes sur les temps de réponses des différentes actions que proposent Multigest.

• Temps de réponses
• Création/modification d’un dossier GED
• Enregistrement en GED
• Numérisation d’un document
• Ouverture d’un document
• Ouverture d’un dossier GED

Les différentes colonnes nous informent, dans cet exemple (pour la ligne « ouverture d’un dossier GED ») que :

• Le temps cumulé (temps total) pour l’ouverture d’un dossier GED se porte à 32 s
• Qu’il y a eu 47 ouvertures de dossier GED
• Que le temps le plus petit pour l’ouverture d’un dossier GED est de 0,558 s (le plus long 1,042 s, la moyenne de 0,727 s)
• Que le nombre d’ouverture de dossier GED minimum quotidienne est de 1, et maximum de 22, soit une moyenne de 7,83
• Tout ceci dans la période du 01/19/2016 au 08/09/2016

Volumes

• Volume total
• Nombre total de fichiers
• Moyenne des flux quotidiens
• Flux quotidien de fichiers
• Sur une période donnée

Connexions

• Nombre total de connexion
• Minimum, Moyenne et maximum des connexions par jour, semaine, mois.

Utilisateurs connectés

Cet écran permet de lister les utilisateurs actuellement connectés. La croix rouge tout à fait à droite permet de forcer la suppression d’une session utilisateur.