Gestion des armoires

L’administration des armoires s’effectue dans le menu « Armoires de Multigest » accessible depuis le Menu Administration.

Création d’une armoire

Pour créer une armoire, cliquer sur le bouton « Nouvelle armoire »

La fenêtre suivante apparaît :

Le nom physique est le nom de l’armoire dans la base de données (les caractères spéciaux sont exclus).

Le nom logique est le nom qui s’affichera dans l’interface Multigest.

Cliquer sur « Sauvegarder » pour créer l’armoire et passer à l’étape d’administration de l’armoire créée.

Texte caché

Paramétrage d’une armoire

L’administration d’une armoire s’effectue via l’utilisation d’onglets.

Onglet Général

Cet onglet présente les informations générales de l’armoire.

Le cadre Informations générales permet de définir :

• Le nom physique de l’armoire
• Le propriétaire de l’armoire (Par défaut, le créateur de l’armoire
• La date de création
• Le nombre de champs et de dossiers.

Le cadre Administrateurs de l’armoire permet de définir des droits d’administration de l’armoire à d’autres utilisateurs Multigest (5 administrateurs maximum).

Pour ajouter des administrateurs, cliquer sur le bouton « Ajouter un administrateur ». La fenêtre suivante s’ouvre alors:

Tous les utilisateurs habilités sur l’armoire apparaissent (on ne peut pas ajouter d’administrateur si aucun utilisateur n’a d’abord été habilité).

Il suffit ensuite de sélectionner l’utilisateur voulu et de cliquer sur le bouton « Valider ».

L’utilisateur coché apparaît bien dans liste. Pour supprimer un administrateur d’une armoire, il suffit de cliquer sur le bouton

Le cadre Définition du Classement permet de définir le type de classement de l’armoire.

Mode fichier

En mode fichier, un document unique par index.

Il est possible d’activer avec le bouton « Options de suivi » une liste de document ou une nature de document (Cf. Onglet suivi de documents).

Il faut donc au préalable créer une fiche de métadonnées pour les documents de l’armoire en mode fichier avec l’option de suivi.

Il faut cliquer sur le bouton « Options de suivi » pour sélectionner la nature du document :

Lors de la création d’une armoire en mode fichier il est possible de définir un type de document.

Cette fonctionnalité permet de définir des métadonnées à chaque document et par conséquent facilite sa recherche et son traitement ultérieur. Dans une même armoire en mode fichier, les documents peuvent avoir des métadonnées distinctes.

Lors de la création de l’armoire sélectionner le « Mode fichier » et aller sur l’onglet « Suivi documents » (Cf. Onglet suivi de documents). Créer la(les) fiche(s) de métadonnées souhaitée(s).

Retourner sur l’onglet « Configuration » pour activer les types de documents.

Il est possible de rendre obligatoire la saisie des valeurs des Types de document lors de la configuration de l’armoire en mode fichier.

L’activation de l’option « Activer les types de document » ajoute un champ de saisie dans la fiche d’index du fichier GED.

Lors de l’indexation du document, le champ apparaît dans la fiche d’enregistrement du document.

En déployant la liste déroulante « Type de document » les champs définis dans la fiche de métadonnées apparaissent.

Il est également possible de déclencher des actions Workflow sur le type de document créé précédemment, soit manuellement, soit au moment de l’enregistrement du document (Cf. Création d’un workflow à partir du type de document).

Les documents liés par le type de document peuvent être affichés lors de la recherche, cette liste se présente sous forme d’arborescence.

Les métadonnées du document sont affichées en passant la souris sur la ligne du document.

Le paramétrage de cette fonctionnalité s’effectue en base de données « table « appli_links » (Cf. Manuel Administration Technique).

Mode dossier

Si on sélectionne le mode dossier (une arborescence de documents par index), nous avons la possibilité de créer un assistant classement.

Plan de classement hiérarchisé

Le menu « Plan de classement hiérarchisé » permet d’apporter à l’armoire, en plus des critères de recherche habituelle, un système de recherche hiérarchisé qui peut se faire sur 5 niveaux maximum.

En cliquant sur « Définir le plan de classement », nous obtenons la fenêtre de paramétrage des entités :

Pour créer une nouvelle rubrique ou créer une rubrique dans une rubrique existante, sélectionner la rubrique voulue et cliquer sur “Nouveau Dossier”

Lors d’une recherche dans une armoire possédant un plan de classement hiérarchisé, le menu suivant sera proposé :

Il est donc possible de faire une recherche détaillée sur les différents niveaux du plan de classement en affinant son résultat de recherche par sélection des niveaux.

Onglet Configuration

Définitions des chemins de stockage

Cette interface permet de définir :

• Le répertoire physique de stockage des images
• Le répertoire de stockage des index pour effectuer les recherches
• Le répertoire de stockage des documents ayant subi une phase d’océrisation (Transformation automatique d’un fichier image en fichier texte pour la recherche dans son contenu)
• Le répertoire de stockage des documents supprimés dans Multigest (Notions de corbeille Windows)

Options de l’armoire : Options générales

Cette interface permet de définir :

• Utilisation de la Corbeille : Les documents supprimés seront stockés dans une corbeille et ne seront pas supprimés définitivement
• Suppression définitive lors de la découpe totale d’un fichier : Lorsqu’un fichier est découpé totalement (Utilisation du mode découpe), le fichier découpé est placé en corbeille. Ceci peut être gourmand en espace de stockage. Si cette case est activée, le fichier découpé n’ira pas en corbeille
• Formulaire de recherche principal : Permet de définir pour une armoire quel est le formulaire principal de recherche, et donc quel sera celui qui s’affichera au centre de la page

Options de l’armoire : Permissions

• Aucune permission définie
• Permissions sur dossier : Si cette case est activée, il sera proposé à l’utilisateur de cocher les utilisateurs qui auront accès au dossier GED créé
• Permissions sur fichier : Si cette case est activée, il sera proposé à l’utilisateur de définir pour chaque document, les utilisateurs qui auront accès au fichier créé

Quatre options seront proposées :

• Tout le monde
• Seul le propriétaire
• Le propriétaire et ses supérieurs hiérarchiques
• Une liste personnalisée

Générer des notifications (Portefeuille) : Si cette case est activée, les notifications seront affichées dans un onglet « Portefeuille » présent sur l’écran principal de l’utilisateur connecté.

Recherche (Non-cumul des champs permissions) : Si cette case est activée, pas de cumul des champs permissions pour la recherche.

Ignorer les champs vides : Si cette case est activée, les champs non renseignée ne sont pas pris en compte lors de la consultation.

Options de l’armoire : Options de post-indexation

Cette interface permet de définir les modes d’indexation autorisés :

• Création de dossiers : Permet à l’utilisateur de créer un nouveau dossier dans une armoire lors de l’indexation d’un document
• Recherche de dossier pour matching : Permet à l’utilisateur de rechercher dans le dossier pour associer un document à un index existant
• Afficher le récapitulatif d’indexation : En fin d’indexation, une fenêtre affiche un récapitulatif des informations renseignées

Options de l’armoire : Options des documents

Cette interface permet de définir des options pour le traitement des documents images :

options pour le traitement des documents images :

• Conversion définitive des TIF au format PDF : A chaque ouverture d’image dans Multigest, une copie est faite au format PDF. Dans le cas où les fichiers sources seraient en TIF, il est possible, en cochant cette case, de transformer définitivement l’image TIF native en PDF
• Traitement OCR automatique : Si cette case est cochée, tous les documents images qui rentreront dans le répertoire de POST-INDEXATION seront automatiquement océrisés

Taille maximum des fichiers hors plan de classement : Permet de définir une taille maximum pour les fichiers non prévus dans le plan de classement (Par défaut, 0 indique que la taille n’est pas limitée)

Options de l’armoire : Options diverses

Dans le cas où cette option est activée, il est possible de définir si un code à barre nominatif peut être utilisé plusieurs fois ou bien qu’une seule fois.

Options de l’armoire : Options de notification

Dans le cas où cette option est activée, il est possible de définir si un code à barre nominatif peut être utilisé plusieurs fois ou bien qu’une seule fois.

Options de l’armoire : Options de notification

Dans le cas où cette option est activée, il est possible de définir si un code à barre nominatif peut être utilisé plusieurs fois ou bien qu’une seule fois.

Options de l’armoire : Options de notification

Cette interface permet de définir les options proposées dans le cadre de l’utilisation des notifications dans Multigest :

• Définition de la fréquence : Choisir la fréquence pour la première relance puis la fréquence de la dernière notification
• Définition du mode de validation :

Automatique : tant que le document notifié n’est pas consulté ou n’a pas dépassé le temps requis alors il apparaît notifié

Manuelle : le document reste notifié quel que soit les durées paramétrées. Pour enlever la notification, il suffit de la valider à l’aide du clic droit sur le document concerné

Envoi quotidien par mail des notifications : Si cette case est activée, les utilisateurs recevront un mail récapitulatif des notifications en attente une fois par jour

Notifications en temps réel : Si cette case est activée, la notification est présentée sur la page d’accueil de l’utilisateur et un mail est envoyé en temps réel

Onglet Structure

L’onglet « Structure » permet l’ajout des champs de description de l’armoire.

Ajouter un champ

L’ajout d’un champ se fait via le bouton « Nouveau champ ».

Comme dans le cas de la création d’une armoire, un nom physique est nécessaire. Celui-ci doit respecter des critères précis, il doit comporter uniquement des caractères alphabétiques et en majuscules.

Trois options sont proposées à la création du champ :

• En début de table : Le champ sera inséré au début de la description de la structure
• En fin de table : Le champ sera inséré à la fin de la description de la structure
• Après le champ : la liste des champs existants est proposée

Seul le nom logique accepte les caractères alphanumériques, les minuscules, les caractères accentués et les espaces. Il est possible de placer le champ n’importe où dans la hiérarchie des champs. Ces options se désactivent si le choix n’est pas possible.

Pour enregistrer le champ, cliquer sur le bouton « Sauvegarder ».

Editer un champ

Quand un champ est créé, il est par défaut de type caractère et de longueur 32.

En ce qui concerne la définition du champ, six types sont proposés : Caractère, Texte, Date, Numérique, Décimal et Booléen.

Concernant la longueur du champ, la plupart des types correspond au nombre de caractère MAXIMUM que peux contenir le champ. Un champ de type décimal est particulier. Il est possible de préciser le nombre de chiffre après la virgule.

Ex : 10,2 signifie que le chiffre sera de 10 digits au maximum et que 2 de ces digits seront réservés au chiffre après la virgule :

10,2 88888888,88

Longueur Max

Décimal

Propriétés d’un champ

Un champ se défini par dix propriétés différentes :

Masque de contrôle de saisie

Le masque de contrôle de saisie permet de définir un format bien précis pour les valeurs du champ :

Exemple d’utilisation pour une plaque d’immatriculation :

Format : 123 AB 69

Masque de saisie : %d{2,3} %S{2} %d{2}

Explication : une plaque est décomposée en 5 parties

Exemple d’utilisation pour un numéro de téléphone :

Format : 0102030405

Masque de saisie : %d{10}

Explication : Un numéro est composé d’une partie :

Valeur par défaut : Permet de renseigner une valeur par défaut

Date : possibilité d’utiliser un masque de date pour une génération automatique (d,m,y,Y)

Personnalisé : permet de saisir une chaine manuellement

Auto-incrément :

Champ numérique

Désactivé

Standard : Le principe consiste à auto-incrémenter la valeur automatiquement au fil des enregistrements.

Sur valeur de champs : il est alors possible de créer des combinaisons uniques en associant différents champs entre eux

A chaque nouvelle combinaison, nous repartons à 1.

Champ caractère

Désactivé

Standard : Le principe consiste à auto-incrémenter la valeur automatiquement au fil des enregistrements.

Si une valeur par défaut est enregistrée alors elle servira de préfix à l’incrément

Ex : valeur par défaut « Ymd- »

Longueur du champ 20 alors le champ vaudra

20150101-00000000001

20150101-00000000002

20150102-00000000001

Champ booléen

Nécessaire à l’affichage des champs : permet de définir des champs masqués tant que le champ booléen n’est pas coché.

Remplir un champ dictionnaire

Quand un champ est défini en champ dictionnaire, une nouvelle icône apparait 

Pour ajouter des valeurs au dictionnaire, il suffit de cliquer sur cette icône. La fenêtre suivante apparaît :

Utilisation d’une source ODBC

Il est possible de récupérer les valeurs d’une source de données ODBC ou directement des valeurs contenues dans la base de données de Multigest, pour cela il est nécessaire au préalable d’installer et de configurer le connecteur ODBC sur le serveur. Cette opération est décrite dans le Manuel d’Administration Technique.

Paramétrage de la source ODBC

Pour configurer la source ODBC dans Multigest, aller dans l’onglet « Structure».

• Cliquer sur « Sources ODBC »

• Cliquer sur « Ajouter une source »

Renseigner les valeurs fournies par votre administrateur concernant la base de données interrogée.

Champ dictionnaire alimenté par une source ODBC

Les champs dictionnaires peuvent être alimentés de valeurs présentes dans une source de données externes. Pour créer cette fonctionnalité un lien ODBC doit être créé dans le champ dictionnaire de la structure de l’armoire.

Cliquer sur le dictionnaire du champ concerné

• Cliquer sur « Paramètres » et saisir la requête qui permet d’obtenir la liste de valeurs.

Dans l’exemple il s’agit de sélectionner le nom d’une commune.

• Cliquer sur « valider »

Les paramètres sont pris en compte.

Lorsque l’utilisateur commence à saisir le mot recherche une liste déroulante s’affiche permettant de sélectionner la valeur souhaitée sur l’ensemble des valeurs de la liste.

Saisie automatique : Champs liés alimentés par une source ODBC.

Cette fonctionnalité se traduit par le principe suivant : à partir d’une valeur sélectionnée dans un champ dictionnaire, l’application renseigne automatiquement d’autres champs avec les valeurs obtenues d’une requête SQL dans une autre source de données.

Dans l’onglet « Structure » de l’armoire :

Cliquer sur « Saisie automatique ».

Cliquer sur « Ajouter une règle »

Sélectionner le champ impactant.

Le champ impactant est celui que l’utilisateur saisira pour obtenir les valeurs de la table externe. Dans notre cas l’utilisateur saisira ou sélectionnera la valeur dans le champ « Ville » en souhaitant que les champs « Code postal », « Département » et « Région » soient renseignés automatiquement. Ceux-ci constituent les champs impactés.

Le champ lié apparaît avec un symbole de liaison dans le formulaire de saisie des index, lorsque l’utilisateur saisi une valeur dans le champ « source » la(les) valeur(s) apparaissent automatiquement dans le champ de destination.

Lorsque l’utilisateur saisit la valeur du champ « Ville » les champs liés se remplissent automatiquement.

Onglet Assistant Classement

L’onglet « Assistant Classement » permet la gestion du plan de classement.

1. Fermer l’arborescence
2. Ouvrir l’arborescence
3. Synchroniser avec les séparateurs (en cas de modification du plan de classement)
4. Nouveau dossier
5. Nouveau fichier

Pour créer un plan de classement, cliquer sur le bouton « Nouveau dossier » ou « Nouveau fichier ».

Création et gestion d’un dossier

1. Création d’un nouveau dossier
2. Suppression d’un nouveau dossier
3. Création d’un document

Saisissez le nom du nouveau dossier et cliquer sur le bouton « Valider ».

L’interface de paramétrage est alors la suivante :

Onglet Général : Nom du dossier et ses caractéristiques

Standard

Relatif : Tous les fichiers présents dans ce dossier pourront être « dupliqués » n fois dans les fiches de l’armoire et ce afin de pouvoir « utiliser » plusieurs fois un élément du plan de classement « type » dans une même fiche sans avoir à le déclarer plusieurs fois dans le plan de classement.

Protégé : Tous les fichiers qui seront scannés à l’intérieur de ce dossier seront protégés par un mot de passe, y compris en dehors de l’application Multigest.

Dossier de travail : Cette option permet de contenir un ensemble de fichiers du plan de classement en les regroupant pas « demande », « type », « date ». Exemple pour une affaire en lien avec un fournisseur en vue de séparer les documents liés à une affaire.

Si la case « Création automatique du dossier » est cochée, le dossier sera créé automatiquement à la création d’un enregistrement (non recommandé, car des dossiers vides peuvent à la longue polluer l’affichage)

Dans le cas d’un dossier Standard, si la case « Création autorisée dans des dossiers de travail » est cochée, il est possible de spécifier que celui-ci pourra être créé dans un dossier de travail.

Des options supplémentaires sont alors proposées :

Création uniquement dans des dossiers de travail : le dossier sélectionné ne pourra être créé que dans un dossier de travail.

Héritage des métadonnées et basculement dans le classement standard : Lors de la clôture du dossier de travail, le dossier sera déplacé dans le classement standard et les métadonnées spécifiques du dossier de travail vont être utilisées pour suffixer le dossier dans le plan de classement standard.

Onglet Général : Options spécifiques d’un dossier de travail

Ouverture du dossier de travail par défaut : permet à l’entrée dans le dossier GED d’ouvrir automatiquement ce type de dossier de travail.

Notifier l’existence lors du glisser/déposer : Alerte l’utilisateur lors d’un classement de fichier qu’un dossier de travail existe. Permet d’éviter l’oubli de le classer dedans.

Dénomination du dossier de travail : permet de rendre le nom du dossier de travail unique ou pas dans un dossier GED.

Onglet Règles

Cet onglet permet de définir des règles de classement pour le dossier.

Les fichiers du dossier sélectionné pourront être gérés :

• Mode incrémentiel : C’est le mode activé par défaut. Si un fichier arrive dans un dossier et qu’un autre fichier est déjà présent avec ce nom, le nouveau fichier aura un nom de la forme « nom_du_fichier_001 », « nom_du_fichier_002 » etc. …
• Mode additionnel : Si le fichier « administratif.pdf » est déjà présent dans le dossier et qu’un nouveau fichier « administratif » est déposé (import, numérisation) alors les pages iront compléter le fichier existant. Il est possible de choisir si les nouvelles pages iront se placer en début ou en fin de fichier. Ceci ne fonctionne qu’avec des fichiers PDF.
• Mode fichier unique : Si le fichier « administratif.pdf » est déjà présent dans le dossier et qu’un nouveau fichier « administratif.pdf » est déposé, le fichier existant sera remplacé.

Le fichier existant peut alors :

• Passer en versionning
• Aller directement dans la corbeille
• Être définitivement supprimé

Une indication permet à l’utilisateur de savoir dans quel mode se trouve le fichier au moment où il le créé (I = Incrémentiel, A = Additionnel, U = Unique) :

Versionning :

Afin de garantir l’intégrité de la GED, toute modification sur un document provoquera la création d’un indice (version) supplémentaire de ce document.

Les modifications éventuelles (suppression, ajout de pages, rotation…) sont effectuées sur une copie du document et cette nouvelle version porte un indice incrémenté n+1.

La version du document présentée à la consultation est toujours la plus récente (indice le plus haut).

Ce mécanisme permet « d’historiser » la vie complète du document et de pouvoir revenir sur une version antérieure si une modification s’est mal déroulée (mauvais enregistrement, perte de connexion…).

Pour afficher la version souhaitée, il suffit de cliquer sur le lien.

Il est possible de consulter le document en cliquant sur Consulter pour afficher le document.

Il est possible de restaurer une version précédente.

Il est maintenant possible d’établir des règles de versionning :

Soit définir un nombre maximum de version conservée,

Soit définir une durée de conservation des versions (en jours, mois ou année).

Onglet Notifications

Gestion des profils sur le dossier :

Pour ajouter un profil, il faut utiliser le bouton « Ajouter un profil » qui ouvre la même interface que l’administration des profils (sans la possibilité d’édition).

Il faut sélectionner un profil et cliquer sur le bouton « Valider ».

Une fois le profil ajouté, il faut choisir sur quelles actions la notification sera exécutée en utilisant les cases à cocher :

1. Création du profil
2. Modification du profil
3. Suppression du profil

Si un profil ne convient pas ou plus pour cette pièce, il suffit de cliquer sur

Les délais de relance :

• « X jour(s) avant la 1^ère relance » correspond au nombre de jour à partir duquel la pièce a été créée et notifiée jusqu’à ce qu’il faille de nouveau la notifier à l’utilisateur.
• « X jour(s) avant la dernière relance » correspond à la fin de la relance pour la pièce en cours.

Onglet Complétude

Voir le paragraphe « Paramétrer les options de complétude ».

Création et gestion d’un fichier

Pour créer un fichier, cliquer sur le bouton « nouveau fichier ». Le fichier sera créé dans l’élément sélectionné (A la racine, dans un dossier ou sous-dossier) :

Tapez le nom du nouveau fichier, puis cliquer sur le bouton « Valider ».

Onglet Général : Identifiants du document

• Identifiant unique : numéro du document dans la table Multigest
• Identifiant code-barres : Numéro du code-barres qui est affecté au document
• Identifiant externe : Identifiant paramétrable. Exemple : Si on indique « Devis » dans cette case pour un fichier, alors un document comportant un code-barres dont la signification est devis ira se classer dans cette rubrique du plan de classement.

Il est possible ici de modifier le nom du fichier. Un message nous informe également si un code-barres a été imprimé concernant ce fichier.

Onglet Général : Options du document

• Si la case « Appliquer OCR » est cochée, le fichier sera « océrisé » dans le cadre d’une tache de reconnaissance plein texte.
• Si la case « Numérisation multi-dossier » est cochée, cette option permet de définir que cette pièce pourra être numérisée dans plusieurs dossiers GED simultanément.
• Si la case « Filigrane à la création du document » est cochée, un filigrane sera apposé sur le document dans le coin supérieur droit lors de la numérisation.

Il est possible de modifier les paramètres d’affichage afin de choisir un autre mode de filigrane.

Exemple : Document n° [CHRONO], crée le [DATE]

Conversion bureautique :

• La case « Interconnexion/Applicatifs métier : ne pas convertir les éditions unitaires » permet de laisser au format natif un document en provenance d’un logiciel métier. Ne fonctionne que sur les éditions mono-dossier.
• La case « Conversion PDF automatique » permet de transformer automatiquement un fichier bureautique (Office) en PDF.

Suffixe de nommage :

La case « Suffixe de nommage » permet d’ajouter une partie variable au nom du fichier tout en lui conservant sa valeur dans le plan de classement.

Exemple :

Elément : devis

Suffixe : logiciel

Caractères d’encadrement : [ ]

Résultat sans suffixe : devis_001.pdf

Résultat avec suffixe

Onglet Général : Options sur dossier de travail

La case « Création autorisée dans les dossiers de travail » permet au document d’être créé dans un dossier de travail.

Il est possible de forcer le fichier à être créé que dans les dossiers de travail en cochant la case « Création uniquement dans les dossiers de travail »

La case « Héritage des métadonnées et basculement immédiat dans le classement standard » permet au fichier de transiter dans le dossier de travail uniquement pour récupérer les métadonnées associées.

Le fichier se classe alors instantanément dans le classement standard.

Onglet Règles :

Cet onglet permet de définir des règles de classement, fichier par fichier :

Le fichier sélectionné peut-être :

Mode incrémentiel : C’est le mode activé par défaut.

Si un fichier arrive dans un dossier et qu’un autre fichier est déjà présent avec ce nom, le nouveau fichier aura un nom de la forme « nom_du_fichier_001 », « nom_du_fichier_002 » etc. …

Mode additionnel : Si le fichier « administratif.pdf » est déjà présent dans le dossier et qu’un nouveau fichier « administratif » est déposé (import, numérisation) alors les pages iront compléter le fichier existant. Il est possible de choisir si les nouvelles pages iront se placer en début ou en fin de fichier. Ceci ne fonctionne qu’avec des fichiers PDF.

Mode fichier unique : Si le fichier « administratif.pdf » est déjà présent dans le dossier et qu’un nouveau fichier « administratif.pdf » est déposé, le fichier existant sera remplacé.

Le fichier existant peut alors :

Passer en versionning

Aller directement dans la corbeille

Être définitivement supprimé

Une indication permet à l’utilisateur de savoir dans quel mode se trouve le fichier au moment où il le créé (I = Incrémentiel, A = Additionnel, U = Unique) :

Versionning :

Afin de garantir l’intégrité de la GED, toute modification sur un document provoquera la création d’un indice (version) supplémentaire de ce document.

Les modifications éventuelles (suppression, ajout de pages, rotation…) sont effectuées sur une copie du document et cette nouvelle version porte un indice incrémenté n+1.

La version du document présentée à la consultation est toujours la plus récente (indice le plus haut).

Ce mécanisme permet d’historiser la vie complète du document et de pouvoir revenir sur une version antérieure si une modification s’est mal déroulée (mauvais enregistrement, perte de connexion…).

Pour afficher les différentes versions, il suffit de cliquer sur le lien.

Il est possible de consulter le document en cliquant sur « Consulter » pour afficher le document.

Il est possible de restaurer une version précédente.

Les règles de versionning sont paramétrables :

Soit définir un nombre maximum de version conservée,

Soit définir une durée de conservation des versions (en jours, mois ou année).

Onglet Notifications :

Gestion des profils :

Pour ajouter un profil, il faut utiliser le bouton « Ajouter un profil » qui ouvre la même interface que l’administration des profils (sans la possibilité d’édition).

Il faut sélectionner un profil et cliquer sur le bouton « Valider ».

Une fois le profil ajouter, il faut choisir sur quelles actions la notification sera exécutée en utilisant les cases à cocher :

Icône	Action réalisée
	Création
	Modification
	Suppression

Si un profil ne convient pas ou plus pour cette pièce, il suffit de cliquer sur

Les délais de relance :

« X jour(s) avant la 1^ère relance » correspond au nombre de jour à partir duquel la pièce a été créée et notifiée jusqu’à ce qu’il faille de nouveau la notifier à l’utilisateur.

« X jour(s) avant la dernière relance » correspond à la fin de la relance pour la pièce en cours.

Onglet Métadonnées :

(Voir Onglet suivi de documents)

Onglet Sécurité :

Cet onglet permet de définir si le document :

Est non modifiable

Non imprimable

Doit respecter une taille (en ko) maximum

Onglet Modèles :

Lors du paramétrage d’un document, il est possible d’associer un modèle de document type pour créer le document. (Cf. Gestion des modèles)

Trois options sont disponibles :

• Création uniquement depuis le modèle : impossibilité de créer le document sans utiliser le modèle
• Création automatique lors de la création d’un dossier de travail : lors de la création d’un dossier de travail, ce document sera automatiquement créé dans le dossier de travail
• Création automatique lors de la création d’un dossier : lors de la création d’un dossier, ce document sera automatiquement créé dans le dossier

Onglet Habilitations

Comme dans l’administration des utilisateurs/groupes, l’interface est décomposée en trois parties:

• Utilisateurs et groupes de Multigest (non habilités sur l’armoire en cours)
• Utilisateurs et groupes habilités (sur l’armoire en cours)
• Habilitations de l’utilisateur/groupe sélectionné

De la même manière pour ajouter des utilisateurs/groupes dans la liste des habilitations il suffit de sélectionner dans la première liste puis de glisser déposer dans la seconde liste.

En sélectionnant un utilisateur/groupe la troisième partie se met à jour en proposant les habilitations disponibles.

Par défaut, l’utilisateur ne possède qu’un seul droit sur l’armoire, celui de la consultation de la fiche (des index).

Modèles d’habilitations

La première partie permet de définir des profils d’habilitation. C’est à dire qu’il est possible de créer un profil “Comptable” qui sera le modèle pour tous les utilisateurs de type Comptable, un profil “Numérisation” qui donnera les droits de numérisation, modification, etc.

Choisissez un utilisateur, cochez toutes les habilitations souhaitées puis donnez un nom au modèle dans la première liste et cliquer sur

Sélectionnez dans les utilisateurs/groupes habilités tous ceux souhaités, choisissez le profil dans la liste et faites « Appliquer le modèle »

Options générales

Choisissez un utilisateur, cochez toutes les habilitations souhaitées puis donnez un nom au modèle dans la première liste et cliquer sur

Ne pas afficher en page d’accueil : L’armoire n’est pas proposée à l’utilisateur sur la page d’accueil

Consulter les statistiques générales : L’utilisateur peut consulter les statistiques (si le module Statistique est acquis)

Options des index

Créer et modifier des index : L’utilisateur peut créer et modifier les index

Supprimer des index : L’utilisateur peut supprimer des index

Commentaires : Permet l’accès aux commentaires en lecture/écriture

Options des documents

Numérisation : L’utilisateur peut numériser des documents

Import : L’utilisateur peut importer des documents dans la GED

Modification : L’utilisateur peut modifier des PDF (ajout de pages, suppression de pages etc.)

Suppression : L’utilisateur peut supprimer des fichiers

Mode découpe : L’utilisateur a accès à la fonction de découpe de Multigest

Fusion : L’utilisateur peut regrouper deux fichiers PDF en les fusionnant,

Droit d’impression : L’utilisateur peut imprimer un document

Restaurer : L’utilisateur peut remonter des documents supprimés, qui apparaissent dans la corbeille du dossier

Transfert : L’utilisateur peut transférer un document d’un dossier à un autre, ou d’une armoire à une autre

Editer les métadonnées : L’utilisateur peut éditer les métadonnées des fichiers (suffixe, référence)

Masquer la traçabilité

Options des dossiers de travail

Création : L’utilisateur peut créer des dossiers de travail

Consultation : L’utilisateur peut consulter des dossiers de travail

Clôture : L’utilisateur peut clore des dossiers de travail

Editer les métadonnées : L’utilisateur peut éditer les métadonnées des dossiers de travail

Options des exports et diffusion

Export standard : L’utilisateur peut utiliser l’option d’export standard depuis le formulaire de recherche

Export portable : L’utilisateur peut utiliser l’option d’export portable depuis le formulaire de recherche

Droit de diffusion mail : L’utilisateur peut générer des liens de consultations pour envoi dans un mail

Archivage en ligne manuel

• Archiver : L’utilisateur peut déclencher l’archivage manuellement sur un dossier
• Consulter : L’utilisateur peut consulter les dossiers archivés en ligne
• Remonter : L’utilisateur peut remonter les dossiers archivés en ligne

Travail collaboratif

Annotations : L’utilisateur peut utiliser les annotations dans la visionneuse

Commentaires : L’utilisateur peut utiliser les outils de marquage (machine à écrire) dans la visionneuse

Tampons : L’utilisateur peut utiliser les outils tampons dans la visionneuse

Pièces jointes : L’utilisateur peut associer des pièces jointes à un document au format PDF dans la visionneuse

Emettre des notifications manuellement : Permet, par le clic droit, de notifier la présence d’un fichier à un utilisateur ou un groupe

Options de sécurité

Plan de classement obligatoire : L’utilisateur ne peut pas sortir du plan de classement en renommant des documents ou en créant un document avec un nom différent de ceux présents dans le plan de classement

Plan de classement uniquement : L’utilisateur ne peut voir que les fichiers nommés selon le plan de classement. Tout fichier ou dossier portant un nom inexistant dans le plan de classement sera invisible à l’utilisateur

Scan sans visualisation : Si l’utilisateur n’a pas accès à une rubrique dans le plan de classement, cette rubrique lui sera quand même proposée lors d’une numérisation ou d’un import de fichier, mais une fois le document enregistré il ne sera plus accessible à l’utilisateur

Lister le contenu des dossiers non autorisés : L’utilisateur qui n’a pas accès à un dossier verra l’intitulé des documents présents dans le dossier mais sans pouvoir accéder au contenu de ces derniers

Consulter le contenu non autorisé dans les dossiers de travail : Idem dans le cas d’un dossier de travail

Onglet Permissions

Cette fenêtre permet d’autoriser la consultation ou non des dossiers et des fichiers créés dans le plan de classement :

Habilitations sur le plan de classement (Dossiers et documents)

• Visible : si coché, le document est visible par l’utilisateur ou le groupe sélectionné
• Ajouter : si coché, le document peut être ajouté par l’utilisateur ou le groupe sélectionné
• Modifier : si coché, le document est modifiable par l’utilisateur ou le groupe sélectionné
• Supprimer : si coché, le document est supprimable par l’utilisateur ou le groupe sélectionné
• Imprimer : si coché, le document est imprimable par l’utilisateur ou le groupe sélectionné
• Diffuser : si cocher, le document peut-être enregistré sous et envoyé par mail par l’utilisateur ou le groupe sélectionné

Champs permissions

Les champs permissions se gèrent également dans l’onglet « Permissions ».

Tous les champs définis comme « champ permission » seront visibles dans cette interface.

Cinq champs peuvent être définis avec permissions, au-delà, les champs seront ignorés.

Dans notre exemple, l’administrateur aura accès aux dossiers qui auront dans le champ « Ville » les valeurs « LYON », et à tous les dossiers et fichiers du plan de classement. Cependant, il ne pourra pas afficher les dossiers contenant dans le champ « Ville » les autres valeurs.

Ajout de deux niveaux d’attributions workflow pour les champs permission.

Un nouveau paramétrage permet de définir deux nouvelles listes d’attribution pour une valeur donnée d’un champ permission.

Cette attribution est possible en utilisant l’onglet permissions du plan de classement. Ce type de paramétrage est possible uniquement si un champ permission est défini dans l’armoire.

Le tableau contenant des cases à cocher permet de sélectionner les différents niveaux de méta-acteurs.

Après avoir défini les permissions de méta-acteurs, il suffit de paramétrer la gestion d’utilisateurs de l’action dans l’administration du Workflow.

La liste est disponible dans le groupe « Méta-utilisateurs » de la liste d’acteurs sous la description « Acteurs de la liste d’attribution [No Colonne] au champ permi [Nom du champ permission] » et également « Responsables directs de la liste d’attribution [No Colonne] au champ permi [Nom du champ permission] ».

Onglet Archivage

Cette interface permet de définir des chemins de stockage pour l’archivage en ligne et l’archivage définitif. On définit également dans cette interface le format du support d’archive.

Options de stockage : Les documents archivés en ligne sont stockés à l’emplacement défini. Ils n’apparaissent plus dans le dossier GED et sont facilement consultables.

Les documents et les dossiers GED sont gravés sur un support non réinscriptible (CDR ou DVDR) depuis une compilation générée automatiquement.

Les administrateurs de l’armoire sont alertés par mail.

Règles d’archivage appliquées

Il suffit de cliquer sur le bouton « Paramètres » pour définir la politique d’archivage des documents.

Le déclencheur : Il s’agit de l’information qui va déclencher l’archivage des documents dans la GED

La durée de vie active : Il s’agit de la durée à partir de laquelle le document passe en archive consultable

La durée d’archivage en ligne : Il s’agit de la durée à partir de laquelle le document va passer en archivage en ligne

Action sur le dossier : Choix du type d’action après les durées effectives (Versement ou élimination)

Documents de gestion liés à votre activité professionnelle

Schéma de fonctionnement

Durée totale d’archivage en ligne : Durée totale de conservation du document (ou dossier). Elle est identique pour un document papier et un document électronique.

Durée de vie active : Durée pendant laquelle le document (ou dossier) est considéré comme actif, participant à l’activité courante.

Archive non visible : Le document (ou dossier) est considéré comme ne participant plus à l’activité courante. Il est donc invisible par défaut, consultable en fonction des habilitations et non-modifiable.

Archivage offline ou suppression : Le document (ou dossier) est exporté, supprimé de la base courante, pour être stocké sur un support externe. Selon les recommandations de la norme Z42-013, le support doit être de type WORM, à savoir CD-R ou DVD-R.

Liste des documents

Documents de l’Action Sociale Départementale 

Schéma de fonctionnement

Durée totale d’archivage : Durée totale de conservation du document (ou dossier). Elle est identique pour un document papier et un document électronique

Durée de vie active : Durée pendant laquelle le document (ou dossier) est considéré comme actif, participant à l’activité courante

Archive non visible : Le document (ou dossier) est considéré comme ne participant plus à l’activité courante. Il est donc invisible par défaut, consultable en fonction des habilitations et non-modifiable

DUA : Durée de conservation du dossier après fin de validité de la dernière décision ou décès de l’individu, par défaut 5 ans, 10 ans si la personne a bénéficié du fonds de compensation

Archivage offline ou suppression : Le document (ou dossier) est exporté, supprimé de la base courante, pour être stocké sur un support externe. Selon les recommandations de la norme Z42-013, le support doit être de type WORM, à savoir CD-R ou DVD-R

Prenons l’exemple d’une durée d’activité choisie de 10 ans. Après ces 10 années, les images seront déplacées (dans le répertoire qui aura été défini) pendant 3 ans. C’est l’archivage en ligne.

L’image reste consultable mais n’est plus stockée dans le répertoire des images du serveur GED.

La durée de vie est donc de 13 années au total.

Nous voyons ensuite que la case « Archivage légal » est cochée.

Cela implique que ce fichier fera partie d’une compilation qui sera créée pour gravure, au bout de ces 13 ans.

Si la case suppression est cochée, les fichiers seront alors supprimés après gravure.

Onglet Suivi de documents

L’onglet se divise en 4 sous-onglets :

Définition des fiches de métadonnées : possibilité de créer un formulaire qui sera ensuite associé à un élément du plan de classement. Il s’agit en quelque sorte d’index qui renseigneront un fichier

Paramétrer les options de complétude : L’utilisateur définit des documents obligatoires via le plan de classement. En fonction de la présence ou non des documents obligatoires, les dossiers auront trois états : les dossiers complets, en retards et en cours de traitement

Options des notifications : paramétrage de notifications portefeuille sur des actions systèmes

Tableau de bord Workflow : paramétrage de l’affichage du tableau de bord des tâches de Workflow

Fiche de métadonnées

Cette option consiste à renseigner une fiche index pour un document prédéfini.

Pour créer une nature de document, cliquer sur le bouton « Créer une fiche de métadonnées ».

La fenêtre suivante apparaît (identique à la création d’une armoire) :

Après avoir Sauvegarder, il suffit, comme pour une armoire, de rajouter des champs pour décrire le document (Cf. Les propriétés d’un champ)

L’étape suivante consiste à associer cette fiche de métadonnées à un document du plan de classement.

Cette étape se déroule dans l’onglet général, en cliquant sur l’onglet « Métadonnées ».

Dans cet exemple, on affecte au type de document Facture du plan de classement, la fiche de métadonnées Facture.

Lors de la création d’un document de type facture, l’utilisateur devra saisir des métadonnées complémentaires pour ce type de document.

Paramétrer les options de complétude

Les règles de complétude s’activent dans l’onglet « Suivi de document », sous-onglet « Paramétrer les options de complétude ».

On paramètre dans cet écran les éléments suivants :

Le temps de traitement d’un dossier

Son élément déclencheur (date de création ou date d’entrée de la première pièce obligatoire)

Les règles à appliquer sur celui-ci (rendre le dossier inaltérable, passer le dossier en archivage en ligne)

Les alertes sur le traitement des dossiers

La case « Appliquer une clôture conditionnelle du dossier » permet à l’utilisateur de clôturer manuellement la vérification de complétude (et de passer alors en état « complet ») en sélectionnant une valeur dans un champ.

Cette valeur se définit en cliquant sur

Les alertes se gèrent de la manière suivante :

Type d’alertes :

Pour quel type d’utilisateurs :

Comme pour l’association d’une fiche de métadonnées sur un document, sélectionner un fichier dans le plan de classement et aller dans l’onglet « Métadonnées » :

Pour définir un document comme pièce obligatoire, il suffit de cocher « Définir en tant que pièce obligatoire ».

« Appliquer une condition sur un index » permet d’indiquer que la pièce est obligatoire uniquement si l’index paramétré ci-dessous est égale à l’une des valeurs renseignées :

Dans notre exemple, le fichier Facture sera obligatoire uniquement si le champ Ville contient la valeur LYON.

Plusieurs valeurs peuvent être renseignées.

Gestion des notifications

Depuis cette interface il est possible de définir des règles de notifications en rapport avec des actions systèmes sur les index GED.

Cette interface se présente de la manière suivante :

La première liste affiche l’ensemble des profils créés (gestion des utilisateurs et groupes).

Une fois le profil sélectionné, la partie de droite s’active afin de paramétrer les évènements qui vont déclencher les notifications.

Notification du profil :

Index : Création/modification

Commentaires : Création/modification

Dossier de travail : Création

Utilisateurs et groupes habilités sur l’armoire

Utilisateurs et groupes associés au profil en cours sur cette armoire

Dans notre exemple, l’utilisateur Administrateur fait partie du profil « Chef de projet », il sera donc notifié pour chaque modification d’index, pour chaque création ou modification de commentaire, ainsi que pour chaque création d’un dossier de travail.

Tableau de bord du Workflow

Cette interface permet de paramétrer l’interface des utilisateurs pour la gestion des actions workflow :

La partie de gauche (1) présente la liste des champs disponibles pour paramétrer l’écran d’affichage du Workflow. Ces champs peuvent être issus :

• Des champs du Workflow
• Des champs d’index de l’armoire
• Des métadonnées systèmes des documents
• Des fiches de métadonnées (Cf.Fiche de métadonnées )

La partie de droite (2) présente la liste des index proposés (sous forme de colonne et/ou sous forme de champs filtre :

• Visible : Les index apparaissent sous forme de colonne
• Filtre : Les index apparaissent sous forme de filtre dans une colonne à gauche du tableau de bord
• Liste : Les index apparaissent sous forme de liste déroulante ou bien en saisie libre si non cochée.

Exemple d’affichage d’un tableau de bord :

La partie de gauche (1) affiche la liste des champs affichés définis comme « Filtre » (5 champs car 5 champs cochés dans le tableau1 dans cet exemple)

La partie de droite (2) affiche la liste des colonnes cochées comme « Visible » dans le tableau 1.

Onglet Champs affichés :

Pour paramétrer les champs souhaités du tableau de bord, il suffit de faire un glisser/déposer de la rubrique dans le cadre « liste des actions » :

Une fois le champ déplacé, il est alors possible de paramétrer l’ordre des champs affichés.

Icône	Description
	Sauvegarder les modifications
	Monter le champ
	Descendre le champ
	Supprimer le champ

Onglet Options générales :

Cet onglet va permettre de gérer les types d’action, par profil (acteurs, responsables et superviseurs) qui seront disponibles depuis le tableau de bord des utilisateurs :

Selon les droits qui seront activés ou non, l’utilisateur aura plus ou moins d’options sur son tableau de bord. Ces options apparaissent dans le clic droit sur les différentes lignes des processus :

Ainsi que sur le bouton + en fin de ligne :

Onglet Maintenance

Un onglet « Maintenance » est disponible pour chaque armoire.

Différentes opérations de maintenance sont disponibles.

Gestion des doublons

La fenêtre de gauche présente les différents champs de l’armoire sur lesquels effectuer la recherche des doublons :

Pour lancer la recherche de doublons, il faut cliquer sur l’icône puis le résultat s’affiche sur la droite.

En double cliquant sur une ligne, la liste des dossiers en doublons va s’afficher dans l’onglet « Détails » :

Dans le cadre d’une fusion, la règle est la suivante : Le premier dossier coché devient le dossier cible :

Le deuxième dossier coché devient le dossier source :

Icone	Description
	Retour à la liste
	Imprimer la liste
	Supprimer les dossiers sélectionnés
	Fusionner les dossiers sélectionnés

Un message de confirmation apparaît alors quand on clique sur le bouton fusion :

Les images du dossier 977 iront donc dans le dossier 2, et les index du dossier seront les index du dossier 2, c’est à dire le dossier cible.

Reprise des documents bureautiques

Dans le cas d’une opération de conversion bureautique d’un fichier en PDF, si l’opération ne s’est pas déroulée correctement, cette interface permet de notifier l’administrateur.

Plusieurs actions sont disponibles :

Icone	Description
	Rafraichir la liste
	Supprimer les fichiers sélectionnés
	Ouvrir le fichier natif
	Lancer la conversion

Outils d’administration

Duplication de l’armoire

Une interface est proposée pour spécifier le nom de l’armoire cible.

Suppression de l’armoire

Un message d’alerte vous indique que vous allez supprimer cette armoire.

Vérification de l’intégrité de l’armoire

Plusieurs actions sont disponibles :

• Vérifier l’intégrité de la base de données
• Vérifier l’intégrité des index de la base de données
• Vérifier les tables systèmes
• Vérifier les données systèmes
• Vérifier les tables et les données systèmes
• Mise à jour du champ ARCH (Non utilisée dans la version 9)

Purger les données statistiques

Une fenêtre vous indique les informations sur les tables de statistiques de Multigest. L’administrateur peut archiver les données statistiques.

Gestion des liens inter-armoires

Cette fonctionnalité permet de lier des armoires entre-elles et permet ainsi de regrouper dans un seul affichage des dossiers d’armoires différentes.

Paramétrage

Le paramétrage de ces liens se fait dans l’administration des armoires, dans l’onglet « Gestion des liens inter-armoires » :

La partie gauche (1) affiche les liens existants.

La partie droite (2) affiche la configuration de chaque lien dans l’application.

Pour créer un nouveau lien, cliquer sur le bouton « Ajouter ».

Les informations nécessaires :

• Le nom du lien : Indiquer un nom pour le lien
• L’armoire source : Sélectionner une armoire source
• L’armoire cible : Sélectionner une armoire cible
• Le type de lien (sur un champ d’armoire ou sur une requête sql)
• Le champ source : Sélectionner un champ source
• Le champ cible : Sélectionner un champ cible
• Lien non utilisé lors de la consultation : ce lien sera utilisé lors de la consultation des dossiers, mais uniquement pour la création et la modification de dossier dans les cas d’interconnexion avec logiciel métier.
• Lien non utilisé pour la création de dossiers inter-armoires (connecteur) : si coché, Multigest ne cherchera pas à créer des dossiers dans les armoires liées lorsque la demande viendra du logiciel métier (Via le connecteur).

Affichage des liens

Grâce au nom de l’organisation, il est possible de lier le dossier Client et le dossier Fournisseur de cette organisation.

Gestion des transferts de dossiers

Multigest permet de mettre en place un transfert inter-armoires d’un dossier (transfert d’un dossier d’une armoire vers une autre).

Données générales

Interface de gestion de transfert de dossiers :

Pour ajouter une règle, cliquer sur le bouton « Ajouter »

Les informations demandées :

• Nom de la règle : Renseigner un nom
• Statut : Active ou inactive (Désactiver temporairement la règle est donc possible)
• Type : Matching (les dossiers sont transférés si trouvés dans les deux armoires) ou création (si matching impossible)
• Lien inter-armoire : Sélection du lien inter-armoire sur lequel la règle va s’appuyer pour le transfert des dossiers
• Identifiant de dossier source : Définition du type de champ qui sera présent dans le fichier CSV qui sera traité (les dossiers du CSV seront les seuls dossiers traités)
• Identifiant de dossier de destination : Si le fichier CSV comporte deux colonnes, alors le transfert est forcé du dossier A (première colonne) vers le dossier B (deuxième colonne)
• Options : Annulation du transfert si présence d’un dossier de travail non clos Si coché, permet de respecter cette règle (pas de transfert tant que des dossiers de travails existent)

Une fois ces informations renseignées, cliquer sur le bouton « Etape suivante ».

Correspondance des plans de classement

Cette interface va permettre de définir quels seront les règles de transfert au niveau des fichiers.

Dans cet exemple, le fichier « Plaquette » sera transféré dans la rubrique « Dossier de candidature ».

Il est possible de définir plusieurs types de règles :

Choix de la source :

• Sélection dans le PDC : Sélection du fichier dans le plan de classement
• Fichiers non paramétrés du PDC : La règle s’appliquera à tous les fichiers du plan de classement non cochés
• Fichiers hors PDC : La règle s’appliquera à tous les fichiers non définis dans le plan de classement

Choix de la destination :

• Sélection dans le PDC : sélection dans de fichier dans le plan de classement
• Conservation source (PDC ou nom) : Conservera le plan de classement initial ou le nom initial du fichier source
• Nom par défaut : possibilité de forcer un nom de fichier (saisie libre)

Correspondance des champs :

Cette rubrique donne la possibilité de, lors d’un transfert de dossier, de modifier un ou plusieurs champs :

• Elément source : Peut-être un champ de la fiche index ou d’une fiche de métadonnées associée
• Champ source : En fonction du choix précédent, affichera les champs index ou les champs d’une fiche de métadonnées
• Elément destination : Peut-être un champ de la fiche index ou d’une fiche de métadonnées associée
• Champ de destination : En fonction du choix précédent, affichera les champs index ou les champs d’une fiche de métadonnées

Exemple :

La valeur du champ « Vendeur » de l’armoire source ira remplacer la valeur du champ « Objet du dossier » de l’armoire cible.

Onglet Suivi de documents

L’onglet se divise en 4 sous-onglets :

Définition des fiches de métadonnées : possibilité de créer un formulaire qui sera ensuite associé à un élément du plan de classement. Il s’agit en quelque sorte d’index qui renseigneront un fichier

Paramétrer les options de complétude : L’utilisateur définit des documents obligatoires via le plan de classement. En fonction de la présence ou non des documents obligatoires, les dossiers auront trois états : les dossiers complets, en retards et en cours de traitement

Options des notifications : paramétrage de notifications portefeuille sur des actions systèmes

Tableau de bord Workflow : paramétrage de l’affichage du tableau de bord des tâches de Workflow

Fiche de métadonnées

Cette option consiste à renseigner une fiche index pour un document prédéfini.

Pour créer une nature de document, cliquer sur le bouton « Créer une fiche de métadonnées ».

La fenêtre suivante apparaît (identique à la création d’une armoire) :

Après avoir Sauvegarder, il suffit, comme pour une armoire, de rajouter des champs pour décrire le document (Cf. Les propriétés d’un champ)

L’étape suivante consiste à associer cette fiche de métadonnées à un document du plan de classement.

Cette étape se déroule dans l’onglet général, en cliquant sur l’onglet « Métadonnées ».

Dans cet exemple, on affecte au type de document Facture du plan de classement, la fiche de métadonnées Facture.

Lors de la création d’un document de type facture, l’utilisateur devra saisir des métadonnées complémentaires pour ce type de document.

Paramétrer les options de complétude

Les règles de complétude s’activent dans l’onglet « Suivi de document », sous-onglet « Paramétrer les options de complétude ».

On paramètre dans cet écran les éléments suivants :

Le temps de traitement d’un dossier

Son élément déclencheur (date de création ou date d’entrée de la première pièce obligatoire)

Les règles à appliquer sur celui-ci (rendre le dossier inaltérable, passer le dossier en archivage en ligne)

Les alertes sur le traitement des dossiers

La case « Appliquer une clôture conditionnelle du dossier » permet à l’utilisateur de clôturer manuellement la vérification de complétude (et de passer alors en état « complet ») en sélectionnant une valeur dans un champ.

Cette valeur se définit en cliquant sur

Les alertes se gèrent de la manière suivante :

Type d’alertes :

Pour quel type d’utilisateurs :

Comme pour l’association d’une fiche de métadonnées sur un document, sélectionner un fichier dans le plan de classement et aller dans l’onglet « Métadonnées » :

Pour définir un document comme pièce obligatoire, il suffit de cocher « Définir en tant que pièce obligatoire ».

« Appliquer une condition sur un index » permet d’indiquer que la pièce est obligatoire uniquement si l’index paramétré ci-dessous est égale à l’une des valeurs renseignées :

Dans notre exemple, le fichier Facture sera obligatoire uniquement si le champ Ville contient la valeur LYON.

Plusieurs valeurs peuvent être renseignées.

Gestion des notifications

Depuis cette interface il est possible de définir des règles de notifications en rapport avec des actions systèmes sur les index GED.

Cette interface se présente de la manière suivante :

La première liste affiche l’ensemble des profils créés (gestion des utilisateurs et groupes).

Une fois le profil sélectionné, la partie de droite s’active afin de paramétrer les évènements qui vont déclencher les notifications.

Notification du profil :

Index : Création/modification

Commentaires : Création/modification

Dossier de travail : Création

Utilisateurs et groupes habilités sur l’armoire

Utilisateurs et groupes associés au profil en cours sur cette armoire

Dans notre exemple, l’utilisateur Administrateur fait partie du profil « Chef de projet », il sera donc notifié pour chaque modification d’index, pour chaque création ou modification de commentaire, ainsi que pour chaque création d’un dossier de travail.

Tableau de bord du Workflow

Cette interface permet de paramétrer l’interface des utilisateurs pour la gestion des actions workflow :

2

1

La partie de gauche (1) présente la liste des champs disponibles pour paramétrer l’écran d’affichage du Workflow. Ces champs peuvent être issus :

Des champs du Workflow

Des champs d’index de l’armoire

Des métadonnées systèmes des documents

Des fiches de métadonnées (Cf.Fiche de métadonnées )

La partie de droite (2) présente la liste des index proposés (sous forme de colonne et/ou sous forme de champs filtre :

Visible : Les index apparaissent sous forme de colonne

Filtre : Les index apparaissent sous forme de filtre dans une colonne à gauche du tableau de bord

Liste : Les index apparaissent sous forme de liste déroulante ou bien en saisie libre si non cochée.

Exemple d’affichage d’un tableau de bord :

La partie de gauche (1) affiche la liste des champs affichés définis comme « Filtre » (5 champs car 5 champs cochés dans le tableau1 dans cet exemple)

La partie de droite (2) affiche la liste des colonnes cochées comme « Visible » dans le tableau 1.

Onglet Champs affichés :

Pour paramétrer les champs souhaités du tableau de bord, il suffit de faire un glisser/déposer de la rubrique dans le cadre « liste des actions » :

Une fois le champ déplacé, il est alors possible de paramétrer l’ordre des champs affichés.

Icone	Description
	Sauvegarder les modifications
	Monter le champ
	Descendre le champ
	Supprimer le champ

Onglet Options générales :

Cet onglet va permettre de gérer les types d’action, par profil (acteurs, responsables et superviseurs) qui seront disponibles depuis le tableau de bord des utilisateurs :

Selon les droits qui seront activés ou non, l’utilisateur aura plus ou moins d’options sur son tableau de bord. Ces options apparaissent dans le clic droit sur les différentes lignes des processus :

Ainsi que sur le bouton + en fin de ligne :

Onglet Maintenance

Un onglet « Maintenance » est disponible pour chaque armoire.

Différentes opérations de maintenance sont disponibles.

Gestion des doublons

La fenêtre de gauche présente les différents champs de l’armoire sur lesquels effectuer la recherche des doublons :

Pour lancer la recherche de doublons, il faut cliquer sur l’icône puis le résultat s’affiche sur la droite.

En double cliquant sur une ligne, la liste des dossiers en doublons va s’afficher dans l’onglet « Détails » :

Dans le cadre d’une fusion, la règle est la suivante : Le premier dossier coché devient le dossier cible :

Le deuxième dossier coché devient le dossier source :

Icone	Description
	Retour à la liste
	Imprimer la liste
	Supprimer les dossiers sélectionnés
	Fusionner les dossiers sélectionnés

Un message de confirmation apparaît alors quand on clique sur le bouton fusion :

Les images du dossier 977 iront donc dans le dossier 2, et les index du dossier seront les index du dossier 2, c’est à dire le dossier cible.

Reprise des documents bureautiques

Dans le cas d’une opération de conversion bureautique d’un fichier en PDF, si l’opération ne s’est pas déroulée correctement, cette interface permet de notifier l’administrateur.

Plusieurs actions sont disponibles :

Icone	Description
	Rafraichir la liste
	Supprimer les fichiers sélectionnés
	Ouvrir le fichier natif
	Lancer la conversion

Outils d’administration

Duplication de l’armoire

Une interface est proposée pour spécifier le nom de l’armoire cible.

Suppression de l’armoire

Un message d’alerte vous indique que vous allez supprimer cette armoire.

Vérification de l’intégrité de l’armoire

Plusieurs actions sont disponibles :

Vérifier l’intégrité de la base de données

Vérifier l’intégrité des index de la base de données

Vérifier les tables systèmes

Vérifier les données systèmes

Vérifier les tables et les données systèmes

Mise à jour du champ ARCH (Non utilisée dans la version 9)

Purger les données statistiques

Une fenêtre vous indique les informations sur les tables de statistiques de Multigest. L’administrateur peut archiver les données statistiques.

Gestion des liens inter-armoires

Cette fonctionnalité permet de lier des armoires entre-elles et permet ainsi de regrouper dans un seul affichage des dossiers d’armoires différentes.

Paramétrage

Le paramétrage de ces liens se fait dans l’administration des armoires, dans l’onglet « Gestion des liens inter-armoires » :

2

1

1

La partie gauche (1) affiche les liens existants.

La partie droite (2) affiche la configuration de chaque lien dans l’application.

Pour créer un nouveau lien, cliquer sur le bouton « Ajouter ».

Les informations nécessaires :

Le nom du lien : Indiquer un nom pour le lien

L’armoire source : Sélectionner une armoire source

L’armoire cible : Sélectionner une armoire cible

Le type de lien (sur un champ d’armoire ou sur une requête sql)

Le champ source : Sélectionner un champ source

Le champ cible : Sélectionner un champ cible

Lien non utilisé lors de la consultation : ce lien sera utilisé lors de la consultation des dossiers, mais uniquement pour la création et la modification de dossier dans les cas d’interconnexion avec logiciel métier.

Lien non utilisé pour la création de dossiers inter-armoires (connecteur) : si coché, Multigest ne cherchera pas à créer des dossiers dans les armoires liées lorsque la demande viendra du logiciel métier (Via le connecteur).

Affichage des liens

Grâce au nom de l’organisation, il est possible de lier le dossier Client et le dossier Fournisseur de cette organisation.

Gestion des transferts de dossiers

Multigest permet de mettre en place un transfert inter-armoires d’un dossier (transfert d’un dossier d’une armoire vers une autre).

Données générales

Interface de gestion de transfert de dossiers :

Pour ajouter une règle, cliquer sur le bouton « Ajouter »

Les informations demandées :

Nom de la règle : Renseigner un nom

Statut : Active ou inactive (Désactiver temporairement la règle est donc possible)

Type : Matching (les dossiers sont transférés si trouvés dans les deux armoires) ou création (si matching impossible)

Lien inter-armoire : Sélection du lien inter-armoire sur lequel la règle va s’appuyer pour le transfert des dossiers

Identifiant de dossier source : Définition du type de champ qui sera présent dans le fichier CSV qui sera traité (les dossiers du CSV seront les seuls dossiers traités)

Identifiant de dossier de destination : Si le fichier CSV comporte deux colonnes, alors le transfert est forcé du dossier A (première colonne) vers le dossier B (deuxième colonne)

Options : Annulation du transfert si présence d’un dossier de travail non clos Si coché, permet de respecter cette règle (pas de transfert tant que des dossiers de travails existent)

Une fois ces informations renseignées, cliquer sur le bouton « Etape suivante ».

Correspondance des plans de classement

Cette interface va permettre de définir quels seront les règles de transfert au niveau des fichiers.

Dans cet exemple, le fichier « Plaquette » sera transféré dans la rubrique « Dossier de candidature ».

Il est possible de définir plusieurs types de règles :

Choix de la source :

Sélection dans le PDC : Sélection du fichier dans le plan de classement

Fichiers non paramétrés du PDC : La règle s’appliquera à tous les fichiers du plan de classement non cochés

Fichiers hors PDC : La règle s’appliquera à tous les fichiers non définis dans le plan de classement

Choix de la destination :

Sélection dans le PDC : sélection dans de fichier dans le plan de classement

Conservation source (PDC ou nom) : Conservera le plan de classement initial ou le nom initial du fichier source

Nom par défaut : possibilité de forcer un nom de fichier (saisie libre)

Correspondance des champs :

Cette rubrique donne la possibilité de, lors d’un transfert de dossier, de modifier un ou plusieurs champs :

Elément source : Peut-être un champ de la fiche index ou d’une fiche de métadonnées associée

Champ source : En fonction du choix précédent, affichera les champs index ou les champs d’une fiche de métadonnées

Elément destination : Peut-être un champ de la fiche index ou d’une fiche de métadonnées associée

Champ de destination : En fonction du choix précédent, affichera les champs index ou les champs d’une fiche de métadonnées

Exemple :

La valeur du champ « Vendeur » de l’armoire source ira remplacer la valeur du champ « Objet du dossier » de l’armoire cible.

Gestion des dossiers de travail

La création, modification et clôture des dossiers de travail est parfois réalisé par des applications métiers et par conséquent Multigest doit savoir s’adapter à chaque type de situation.

Il s’agit notamment de permettre aux APIs incluant les services web et le mode découpe par balise de réutiliser des dossiers de travail après leur clôture pour éviter la création de doublons dans l’application. L’objectif visé et de mettre en cohérence le fonctionnement de création et de modification des dossiers de travail entre la version applicative avec celle de l’interconnexion.

Options pour l’interconnexion

Les options d’interconnexion pour la création du dossier de travail permettent en somme :

la réouverture automatique des dossiers clos identifiés par un nom unique ou un champ de métadonnée unique et

la recherche de l’existence d’un dossier de travail basée sur un ou plusieurs champs uniques de la fiche de métadonnée.

Il est également prévu de disposer de contrôles supplémentaires lors de la création ou la modification d’un dossier de travail quand ils sont réalisés par l’interconnexion.

Il est possible de modifier le fonctionnement de création, de copie et/ou déplacement, d’un dossier de travail par le biais de l’applicatif.

Paramétrage

Les options concernant l’interconnexion sont disponibles dans l’interface d’administration du Plan De Classement (PDC) d’une armoire.

• Sélectionner dans l’assistant classement un dossier de travail.

Les nouvelles options sont disponibles dans la partie de droite du paramétrage dans la section « Options sur les dossiers de travail ».

Descriptif des nouvelles options

Option liée à la recherche de dossier de travail

Cette option force l’utilisation des métadonnées uniques transmises pour la recherche d’existence des dossiers de travail.

Ce paramétrage s’applique si au moins un champ unique de la fiche métadonnée du dossier de travail est transmis. Dans le cas contraire la recherche s’effectuera selon le comportement par défaut précisé ci-dessous.

Cette option est utile dans le cas d’une création ou modification de dossier par balise où la vérification au préalable de l’existence d’un dossier de travail se fait par défaut sur son nom ou sur l’ensemble de champs transmis si aucun nom n’est précisé dans la balise GEDMDATA. Cela permet par ailleurs de distinguer les champs utilisés pour la recherche de ceux utilisés pour la création ou modification.

Option liée à la création de dossier de travail

Permet d’activer la réouverture automatique du dernier dossier de travail dont le nom ou les métadonnées uniques transmis lors de la demande de création d’un dossier de travail ne correspondent qu’à des dossiers clos.

Dans le cas d’une réouverture d’un dossier de travail, celui-ci contiendra l’ensemble des documents présents au moment de sa clôture.

S’il existe plusieurs dossiers clos correspondant aux données uniques transmises (nom ou métadonnées) alors le dernier dossier fermé sera sélectionné.

Par ailleurs, la correspondance sur les métadonnées est priorisée par rapport à celle sur le nom.

Comportements

La mise en cohérence entre le fonctionnement de dossiers de travail au travers de l’applicatif et celui de l’interconnexion a nécessité l’ajout de vérifications supplémentaires lors de la création ou la modification des dossiers de travail. Ces vérifications sont les suivantes :

L’unicité du nom ou des champs de fiches de métadonnées s’applique à une typologie de dossier de travail dans un dossier GED.

La réouverture des dossiers de travail ne s’applique que dans le cas où l’ensemble des dossiers de travail, correspondant aux critères de recherche, sont clos.

La recherche d’existence d’un dossier de travail est faite sur l’ensemble des métadonnées saisies.

Vérifications

La plupart des vérifications réalisées sont réalisées en interrogeant les services web et par conséquent elles sont enregistrés dans les fichiers de logs générés dans le serveur de l’application.

Modifications dans l’interconnexion

Création d’un dossier de travail

Lors de la création d’un dossier de travail via les services web ou la découpe par balises les vérifications suivantes ont été ajoutées :

Vérification que l’identifiant (IDD) du plan de classement (PDC) du dossier de travail transmis correspond bien à un élément de plan de classement de type dossier de travail (uniquement pour la création de dossiers par balises).

Vérification que le nom transmis n’existe pas, si le nom du dossier de travail a été configuré en unique.

Vérification que les valeurs transmises des champs de la fiche de métadonnées configurés en unique n’existent pas.

Si une de ces vérifications n’est pas validée, cela entraine une erreur de création de dossier de travail identifiée par un code retour égal à -6.

Dans le cas d’une création de dossier de travail en échec par découpe de balises, le document à intégrer sera également rejeté.

Modification d’un dossier de travail

Lors de la modification d’un dossier de travail via les services web ou la découpe par balises les vérifications suivantes ont été ajoutées :

Vérification que le nom transmis n’existe pas, si le nom du dossier de travail a été configuré en unique.

Vérification que les valeurs transmises des champs de la fiche de métadonnées configurés en unique n’existent pas.

Si une de ces vérifications n’est pas validée, cela entraine une erreur de modification de dossier de travail identifié par un code retour égal à -7.

Modifications dans l’applicatif

La prise en charge de ces options et de l’utilisation des métadonnées uniques pour l’identification d’un dossier travail a nécessité de modifier la procédure d’enregistrement (création ou modification) des dossiers de travail et le comportement de recherche et de création de dossier de travail lors d’un transfert par copie ou déplacement de documents provenant d’un dossier de travail.

Création d’un dossier de travail

Lors de la création d’un dossier de travail, il est dorénavant possible de saisir en plus ou à la place du nom, des valeurs relatives à des champs de métadonnées uniques.

Le nom ou les valeurs saisies permettent de faire en premier lieu une vérification sur l’unicité du dossier de travail à créer et dans le cas de correspondances, de proposer ou d’opérer automatiquement, en fonction de l’option de réouverture automatique, une réouverture du dernier dossier clos.

Dans le cas d’une réouverture de dossier de travail, les valeurs saisies seront utilisées pour mettre à jour le dossier de travail. Par exemple la réouverture d’un dossier de travail par la correspondance métadonnée unique saisie mettra à jour le nom si celui-ci a également été saisi.

Les valeurs vides ne sont pas prises en compte lors de la mise à jour du dossier de travail.

Traitements des différents cas :

Si un dossier de travail correspondant aux métadonnées saisies ou au nom est déjà présent et en cours alors la création sera annulée avec en retour, selon le cas, l’un des messages d’erreur suivants.

Si un dossier de travail correspondant aux métadonnées saisies ou au nom est déjà présent et clos, et que l’option de réouverture automatique n’est pas active, les messages de confirmation suivants seront, selon le cas, proposés à l’utilisateur pour valider la réouverture du dossier.

Archivage des événements

Il est possible d’archiver les événements documents et dossiers d’une armoire. Cela permet de réduire la taille des tables de la base de données, et donc d’améliorer les performances d’utilisation.

Contrairement à l’archivage des actions de workflows, la consultation de la traçabilité s’appuiera à la fois sur les tables principales, et sur les tables archives : l’archivage est donc transparent pour l’utilisateur.

Cette fonctionnalité est un script .bat que vous pouvez exécuter ponctuellement ou de façon récurrente. Les modalités d’exécution du script sont laissées à votre discrétion.

L’archivage des actions a trois paramètres : l’armoire concernée, le délai avant l’archivage, le type d’objet à archiver.

"[CHEMIN_INSTALLATION_PHP]\php.exe" -f " [CHEMIN_INSTALLATION_MULTIGEST]\webserveur\shell\shellconnector.php" -- -c S7 -p ARMOIRE={ARMOIRE} -p INTERVAL={INTERVAL} -p UNIT={UNIT} -p TYPEARCH={"ARCHTYPE"}

Explication des paramètres :

• {ARMOIRE} : nom physique de l’armoire
• {INTERVAL} : valeur du délai
• {UNIT} :unité de la valeur du délai (valeur parmi year, month, ou day)
• {ARCHTYPE} : type de données à archiver. Plusieurs valeurs possibles, en combinant avec le symbole “pipe” : “|”
  • CONSULT : événements de consultation
  • EVTDOSS : événement sur les dossiers GED
  • EVTDOC : événement sur les documents (sauf les consultations)
  • EVT : combinaison de EVTDOC, EVTDOSS, et CONSULT
  • PROCESS : processus dans le tableau de bord

Voici un exemple d’exécution de la commande :

"D:\GED\Applis\php7426\php.exe" -f "D:\GED\Applis\Multigest\webserveur\shell\shellconnector.php" -- -c S7 -p ARMOIRE=mdph -p INTERVAL=2 -p UNIT=year -p TYPEARCH="EVT|CONSULT|PROCESS"

Dans cet exemple, on va archiver tous les événements sur les dossiers et les documents, ainsi que tous les événements de consultation et processus qui ont eu lieu depuis plus de 2 ans. Il restera par conséquent les éléments récents de deux ans.