Gestion des dossiers de travail

La création, modification et clôture des dossiers de travail est parfois réalisé par des applications métiers et par conséquent Multigest doit savoir s’adapter à chaque type de situation.

Il s’agit notamment de permettre aux APIs incluant les services web et le mode découpe par balise de réutiliser des dossiers de travail après leur clôture pour éviter la création de doublons dans l’application. L’objectif visé et de mettre en cohérence le fonctionnement de création et de modification des dossiers de travail entre la version applicative avec celle de l’interconnexion.

Options pour l’interconnexion

Les options d’interconnexion pour la création du dossier de travail permettent en somme :

la réouverture automatique des dossiers clos identifiés par un nom unique ou un champ de métadonnée unique et

la recherche de l’existence d’un dossier de travail basée sur un ou plusieurs champs uniques de la fiche de métadonnée.

Il est également prévu de disposer de contrôles supplémentaires lors de la création ou la modification d’un dossier de travail quand ils sont réalisés par l’interconnexion.

Il est possible de modifier le fonctionnement de création, de copie et/ou déplacement, d’un dossier de travail par le biais de l’applicatif.

Paramétrage

Les options concernant l’interconnexion sont disponibles dans l’interface d’administration du Plan De Classement (PDC) d’une armoire.

• Sélectionner dans l’assistant classement un dossier de travail.

Les nouvelles options sont disponibles dans la partie de droite du paramétrage dans la section « Options sur les dossiers de travail ».

Descriptif des nouvelles options

Option liée à la recherche de dossier de travail

Cette option force l’utilisation des métadonnées uniques transmises pour la recherche d’existence des dossiers de travail.

Ce paramétrage s’applique si au moins un champ unique de la fiche métadonnée du dossier de travail est transmis. Dans le cas contraire la recherche s’effectuera selon le comportement par défaut précisé ci-dessous.

Cette option est utile dans le cas d’une création ou modification de dossier par balise où la vérification au préalable de l’existence d’un dossier de travail se fait par défaut sur son nom ou sur l’ensemble de champs transmis si aucun nom n’est précisé dans la balise GEDMDATA. Cela permet par ailleurs de distinguer les champs utilisés pour la recherche de ceux utilisés pour la création ou modification.

Option liée à la création de dossier de travail

Permet d’activer la réouverture automatique du dernier dossier de travail dont le nom ou les métadonnées uniques transmis lors de la demande de création d’un dossier de travail ne correspondent qu’à des dossiers clos.

Dans le cas d’une réouverture d’un dossier de travail, celui-ci contiendra l’ensemble des documents présents au moment de sa clôture.

S’il existe plusieurs dossiers clos correspondant aux données uniques transmises (nom ou métadonnées) alors le dernier dossier fermé sera sélectionné.

Par ailleurs, la correspondance sur les métadonnées est priorisée par rapport à celle sur le nom.

Comportements

La mise en cohérence entre le fonctionnement de dossiers de travail au travers de l’applicatif et celui de l’interconnexion a nécessité l’ajout de vérifications supplémentaires lors de la création ou la modification des dossiers de travail. Ces vérifications sont les suivantes :

L’unicité du nom ou des champs de fiches de métadonnées s’applique à une typologie de dossier de travail dans un dossier GED.

La réouverture des dossiers de travail ne s’applique que dans le cas où l’ensemble des dossiers de travail, correspondant aux critères de recherche, sont clos.

La recherche d’existence d’un dossier de travail est faite sur l’ensemble des métadonnées saisies.

Vérifications

La plupart des vérifications réalisées sont réalisées en interrogeant les services web et par conséquent elles sont enregistrés dans les fichiers de logs générés dans le serveur de l’application.

Modifications dans l’interconnexion

Création d’un dossier de travail

Lors de la création d’un dossier de travail via les services web ou la découpe par balises les vérifications suivantes ont été ajoutées :

Vérification que l’identifiant (IDD) du plan de classement (PDC) du dossier de travail transmis correspond bien à un élément de plan de classement de type dossier de travail (uniquement pour la création de dossiers par balises).

Vérification que le nom transmis n’existe pas, si le nom du dossier de travail a été configuré en unique.

Vérification que les valeurs transmises des champs de la fiche de métadonnées configurés en unique n’existent pas.

Si une de ces vérifications n’est pas validée, cela entraine une erreur de création de dossier de travail identifiée par un code retour égal à -6.

Dans le cas d’une création de dossier de travail en échec par découpe de balises, le document à intégrer sera également rejeté.

Modification d’un dossier de travail

Lors de la modification d’un dossier de travail via les services web ou la découpe par balises les vérifications suivantes ont été ajoutées :

Vérification que le nom transmis n’existe pas, si le nom du dossier de travail a été configuré en unique.

Vérification que les valeurs transmises des champs de la fiche de métadonnées configurés en unique n’existent pas.

Si une de ces vérifications n’est pas validée, cela entraine une erreur de modification de dossier de travail identifié par un code retour égal à -7.

Modifications dans l’applicatif

La prise en charge de ces options et de l’utilisation des métadonnées uniques pour l’identification d’un dossier travail a nécessité de modifier la procédure d’enregistrement (création ou modification) des dossiers de travail et le comportement de recherche et de création de dossier de travail lors d’un transfert par copie ou déplacement de documents provenant d’un dossier de travail.

Création d’un dossier de travail

Lors de la création d’un dossier de travail, il est dorénavant possible de saisir en plus ou à la place du nom, des valeurs relatives à des champs de métadonnées uniques.

Le nom ou les valeurs saisies permettent de faire en premier lieu une vérification sur l’unicité du dossier de travail à créer et dans le cas de correspondances, de proposer ou d’opérer automatiquement, en fonction de l’option de réouverture automatique, une réouverture du dernier dossier clos.

Dans le cas d’une réouverture de dossier de travail, les valeurs saisies seront utilisées pour mettre à jour le dossier de travail. Par exemple la réouverture d’un dossier de travail par la correspondance métadonnée unique saisie mettra à jour le nom si celui-ci a également été saisi.

Les valeurs vides ne sont pas prises en compte lors de la mise à jour du dossier de travail.

Traitements des différents cas :

Si un dossier de travail correspondant aux métadonnées saisies ou au nom est déjà présent et en cours alors la création sera annulée avec en retour, selon le cas, l’un des messages d’erreur suivants.

Si un dossier de travail correspondant aux métadonnées saisies ou au nom est déjà présent et clos, et que l’option de réouverture automatique n’est pas active, les messages de confirmation suivants seront, selon le cas, proposés à l’utilisateur pour valider la réouverture du dossier.

Si un dossier de travail correspondant aux métadonnées saisies ou au nom est déjà présent et clos, et que l’option de réouverture automatique est active, les messages d’information suivants seront, selon le cas, retournés en cas de succès de la réouverture.

Une fois le dossier de travail créé ou réactivé, il sera alors proposé à l’utilisateur, de renseigner la fiche de métadonnées complète et de saisir un nom si celui-ci était vide lors du premier enregistrement.

Transfert de document issus d’un dossier de travail

Le comportement de versions précédentes était de vérifier s’il existait, lors d’un transfert de documents par copie ou déplacement issus d’un dossier de travail, un dossier de travail « duplicata » du dossier source dans lequel seront transférés les documents. Dans le cas contraire un dossier de travail appelé « duplicata » du dossier de travail source était créé.

A ce comportement, il a été ajouté en supplément, la vérification d’un dossier de travail ouvert ayant les métadonnées uniques ou un nom unique correspondant à celui du dossier source dans lequel seront versés les documents.

La recherche d’un dossier de travail dans lequel seront versés les documents, se fait en priorité sur le « duplicata » puis sur les métadonnées uniques et enfin sur le nom unique.

Le transfert des documents sera en échec dans le cas où l’ensemble des dossiers de travail du dossier GED de destination correspondants à celui du dossier source sont clos et que l’option de réouverture automatique n’est pas active.