Gérer les notifications personnalisées

Notifications personnalisées (Mails)

L’utilisation des Workflows dans Multigest tend à se généraliser. En effet, il est très aisé actuellement de créer un Workflow pour construire un circuit de validation des commandes, des factures ou pour la distribution des courriers entre les différents services d’une organisation.

Lors de la génération de ces workflows, les différents acteurs peuvent recevoir des notifications qui leur permettent d’être alertés lorsqu’une tâche leur est attribuée.

Ces mails avaient auparavant un format basique et il n’était pas possible de les personnaliser. Dorénavant les administrateurs peuvent personnaliser les notifications et l’adapter à l’organisation.

Génération d’un modèle

La personnalisation de la notification Workflow peut se réaliser en utilisant un éditeur de texte.

Ouvrir Word et créer un nouveau document

Modifier le document en saisissant le texte adapté à la notification modifier également la mise en forme et intégrer les données dynamiques dans le contenu

Enregistrer le document en utilisant l’option « Enregistrer sous » et choisir le format HTML

Définir le nom du fichier selon le tableau de la section : « Gestion des modèles possibles »

Word génère alors un fichier « nom_du_fichier.html » ainsi qu’un dossier « nom_du_fichier_fichiers » dans le cas que le document récemment crée contienne des images.

Copier ses éléments dans le dossier des modèles de Multigest en créant un sous dossier « mailsWF »

Le chemin de stockage [CHEMIN_STOCK_MODELES] est répertorié dans la rubrique [GENERAL] / MODELE du fichier webserver.ini dans [INSTALLDIR] \ bin\ webserveur.ini.

Exemple :

[GENERAL]
TRASHPATH=D:\GED\APPLIS\MULTIGEST\corbeille
BANETTEPATH=D:\GED\DATAS\bannettes
INSTALLDIR=D:\GED\APPLIS\MULTIGEST
TMPIMG=D:\GED\APPLIS\MULTIGEST\tmpimg
AUTH=0
SSL=1
LANG=FR
BDD=MYSQL
BANDEAU=
VISIOSETTINGS=
EXCEPTIONEXTS=
ADMIMP_FORMAT=html
LIMIT_EXPORT=2000
LIMIT_PRINT=2000
LIMIT_FUSION=2000
MODELE=D:\GED\APPLIS\MULTIGEST\modele

L’arborescence à respecter sera la suivante :

[CHEMIN_STOCK_MODELES]

mailsWF
- Libellé processus 1
  - notifs_xxx_fichier
  - notifs_xxx.htm
  - notifs_xxx.ini
- Libellé processus 2
  - notifs_xxx_fichier
  - notifs_xxx.htm
  - notifs_xxx.ini
- notifs_xxx_fichier
  - notifs_xxx.htm
  - notifs_xxx.ini

Au moment de la génération du mail de notification, l’application Multigest regardera s’il existe un dossier qui porte le nom d’un processus « Libellé processus ». Si ce n’est pas le cas, il vérifiera l’existence de ces fichiers dans le répertoire « mailsWF » pour voir si les fichiers existent (fichiers partagés pour tous les processus).

Si aucun cas décrit précédemment n’existe l’application génèrera les mails en utilisant le modèle pré-paramétré dans l’application.

Information

Pour la « Notification journalière de retard ou de traitement des workflows » les trois éléments doivent se placer à la racine.

Gestion des modèles possibles

Le nom des modèles déterminera pour quelle notification du Workflow utiliser le modèle. Par défaut, s’il n’y a aucun modèle de créé les mails standards seront émis par Multigest.

La liste des noms des fichiers possibles est affichée ci-dessous :

Nom du fichier	Type de notification	Contenu
notifs_execprocessus.htm	Notification mail de lancement d’un processus	Informations du workflow
notifs_alertesuivi.htm		Gestion des paramètres de l’action. Onglet suivi
notifs_action_start.htm	Notification mails de lancement de la première action du processus	Gestion des notifications sur la première action du processus
notifs_action_start_delegation.htm	Notification mail de lancement d’action avec délégation d’absence	Il est nécessaire que la délégation soit définie dans le gestionnaire d’absence de Multigest.
notifs_action.htm	Notification mail de lancement d’action	Gestion des notifications sur une action
notifs_action_delegation.htm	Notification mail de fin d’action mais avec délégation d’absence	Il est nécessaire que la délégation soit définie dans le gestionnaire d’absence de Multigest.
notifs_relancemail.htm	Notification mail de relance	Notification manuelle
notifs_retard_traitement.htm	Notification mail journalière de retard ou de traitement des workflows	Gestion des notifications sur une action
notifs_stopprocessus.htm	Notification mail de clôture de processus	Informations du workflow

Données dynamiques du circuit workflow

Libellé	Description
WKF_NOM_ARMOIRE	Libellé de l’armoire
WKF_NOM_MODELE	Libellé du processus
WKF_NOM_DOCUMENT	Libellé du document
WKF_NOM_DOSSIER	Libellé du dossier
WKF_NOM_ACTEUR	Nom de l’acteur
WKF_NOM_ACTION	Libellé de l’action
WKF_DATE_FIN	Date de fin de l’action
WKF_RETARD	Retard en jours
WKF_NOTIF_TYPE	Retard ou “traitement”
WKF_COMMENTAIRE	Commentaire sur l’action
WKF_LIENS	Liens vers l’action
WKF_ACTION_DELEGUE	Libellé de l’acteur émettant la délégation

La figure ci-dessous montre un exemple de l’utilisation des données décrites précédemment :

Données dynamiques concernant le dossier GED

Libellé	Description
INDEX_XXX	Où XXX représente le nom physique du champ de la structure de l’armoire Ex : INDEX_NOM ou INDEX_NUM_INDIVIDU

Données dynamiques concernant le document

Libellé	Description
META_XXX	Où XXX représente le nom physique du champ de la structure de la fiche de métadonnées Ex : META_NUMFACTURE ou META_DATERECEPTION

Personnalisation de l’objet des mails

Il est également possible de personnaliser quelques éléments supplémentaires à l’aide d’un fichier « nom_du_fichier.ini » déposé dans le même répertoire du fichier « nom_du_fichier.htm ».

Ex : « notifs_action.htm » sera personnalisé avec le fichier « notifs_action.ini » contenant :

[MESSAGE]

SUBJECT=Workflow : Alerte de suivi “[[WKF_NOM_MODELE]]”

ACCUSELECTURE=0

FUSION=

Description des paramètres :

Libellé	Description
SUBJECT	Définit le libellé de l’objet qui sera dans le mail (des champs personnalisés peuvent être mis en place)
ACCUSELECTURE	Permet d’activer ou non l’accusé de lecture sur le mail envoyé