Créer un modèle

L’accès à l’interface de création d’un modèle de processus se fait à l’aide du bouton « Créer un processus » situé sur la page principale d’administration présenté ci-dessus.

Un clic sur ce bouton ouvrira l’interface relative aux informations générales du processus à créer.

La création d’un modèle se fait en deux étapes.

Etape 1 : Saisie des informations et options générales du modèle

Etape 2 : Création graphique du processus

Informations et options générales du modèle

Cette interface détaille les informations générales d’un modèle de processus de Workflow.

Informations :

• Nature : Choix de la nature du procesus
• Processus de documents : Ce processus permet de faire circuler un document avec différentes étapes
• Processus secondaire de données : Ce processus permet de choisir parmi deux modèles prédéfinis d’action utilisable au sein d’un processus de documents (Une étape simple et une étape avec choix possible OUI/NON)
• Classement : Choix du type de document ou dossier auquel sera attaché le lancement du processus et sélectionné à partir du plan de classement de l’armoire sélectionnée

Cliquer sur « Valider ».

• Nom : Le nom du processus
• Description : Une description succincte du processus
• Version : Le numéro de version actuel du processus. Ce numéro s’auto-incrémente à chaque modification graphique du processus
• Superviseur : Choix d’un ou plusieurs utilisateurs Multigest définis comme superviseur leur permettant de disposer d’options supplémentaires ou différentes sur les processus associés à ce modèle
• Notification de lancement de ce type de processus : Cette notification permet d’être averti par mail du lancement d’un nouveau processus nommé aussi instance de processus.
• Notification de clôture de ce type de processus : Cette notification permet d’être averti par mail de l’arrêt d’une instance de processus (processus terminé)

Options générales

Les options générales vont définir un certain nombre d’options qui seront appliquées à toutes les instances du modèle de processus.

• Publier le document uniquement à la fin du processus : Case cochée par défaut. Cette option définie que le document ne sera consultable qu’au terme du processus qui lui est attaché
• Publication accessible seulement aux acteurs du circuit : Cette option autorise la consultation du document uniquement aux utilisateurs qui ont participé au processus qui lui est attaché
• La fiche de circulation est accessible à tous les utilisateurs : Cette option permet de rendre public la fiche suiveuse détaillant le suivi du processus à tous les utilisateurs de Multigest ayant accès au document
• Document inaltérable à la fin du processus : Cette option interdit toute modification du document une fois le processus terminé.
• Lancement manuel du processus : Cette option permet d’attacher manuellement un processus au type de document concerné et non plus de manière automatique (dès son entrée dans la GED)
• Rendre accessible en consultation le document aux acteurs du circuit :

Documents de référence

Les documents de références permettent d’afficher des documents provenant de différentes sources afin d’accompagner le document dans le processus.

Par exemple, sur un processus de type Commande, il est possible d’associer un catalogue se trouvant dans le plan ce classement.

Icône	Description
	Document existant sur le poste de travail Ouverture d’une interface pour importer un document
	Document se trouvant dans le plan de classement Ouverture d’une interface pour sélectionner un document
	Document se trouvant sur un site web par appel d’une URL

Cliquer sur l’icône

Création graphique du processus

Une fois la 1ère étape réalisée, en cliquant sur le bouton « Suivant », une boîte de dialogue s’affiche permettant d’utiliser l’outil graphique de création de modèle de processus.

1. Zone graphique de création d’un modèle
2. Gestion des paramètres d’un composant
3. Sélection d’un composant du modèle

Sélection d’un composant du modèle

4 types de composants sont disponibles pour la création d’un modèle de processus.

Les actions utilisateur, les actions système et les opérations de redirection.

Icone

Description

	Action utilisateur : Sélection d’une action de validation à réaliser par un utilisateur de Multigest
	Sélection d’une action qui sera exécutée de manière automatique par le système. Ce type d’action termine le processus et doit être obligatoirement placé en fin de circuit
	Sélectionner un opérateur conditionnel. Ces opérateurs représentent des choix bidirectionnels du circuit. Ils sont de deux types : Un type dit « Actif » et nécessitant l’intervention d’un utilisateur Multigest Un autre dit « Passif », indépendant d’une action utilisateur, qui opère l’évaluation d’une condition par le système
	Création de différents chemins de validation. L’utilisateur aura le choix parmi les différentes actions suivantes. Il n’y a pas de limitations pour la création des chemins