Évènements liés aux données

Ce chapitre décrit la notion d’évènements pouvant se déclencher dans un processus à la suite de circonstances créés par certaines données.

Par exemple, dans un processus d’accueil de nouveaux collaborateurs, les données comme “le contrat est un CDD” et “la date de fin de contrat est le 15 janvier” pourrait donner naissance à un évènement “Fin de CDD”. Cet évènement devrait être porté à la connaissance des intervenants du processus pour les en rendre attentifs.

Modélisation d’un évènement lié aux données

Dans la modélisation d’une Procédure, aller dans l’onglet “Composants” et sélectionner le composant “Tâche programmée” pour créer un nouvel évènement:

Les propriétés d’un évènement

La configuration d’un évènement comporte plusieurs volets.

Propriétés

Libellé :Renseigner le nom de l’évènement
Unité de temps : Choisir l’unité de temps utilisée pour le calcul de l’échéancier des avertissements.

Déclenchement

Date d’occurrence : Éditer le script retournant la date à laquelle l’évènement aura lieu. Dans l’exemple, cette date est celle du traitement prévu.
Message : Éditer le script retournant le texte du message expédié aux intervenants concernés lors de la survenance de l’évènement.Dans l’exemple, le script suivant a pour objet de rappeler la date de traitement prévue :
"Intervention " +  Niveau_criticite + " à effectuer avant le " +  Date_traitement 

Condition : Éditer le script décrivant la condition de déclenchement de l’évènement. Ce script doit retourner une valeur “vraie” si les données actuellement présentes dans le document permettent la survenance (ou la pertinence) de l’évènement.

Dans l’exemple suivant , le script exprime que l’évènement survient pour un cas jugé très critique et dont la date de traitement prévue est dans moins de 3 jours :
(Niveau_criticite="Très critique") &&  ((Date_traitement-now()) < 3)

Avertissements

Echéances des avertissements

Renseigner le nombre d’unités de temps pour l’envoi des notifications relatives à l’évènement, avant et éventuellement après la survenance de l’évènement.

Dans l’exemple ci-dessus, un avertissement sera envoyé un jour avant et un jour après l’évènement.

Pour renseigner plusieurs échéances, séparer les valeurs par des point-virgules^*.

Message
Éditer le script permettant de constituer le texte du message d’avertissement. Il peut donc être différent du texte de message envoyé lors de la survenance.

(*) La syntaxe de chaque valeur de planification des avertissements est:
laps de temps [ ; laps de temps ]

Le laps de temps permet d’indiquer, par rapport à l’instant de l’évènement, le moment où sera envoyé l’avertissement.

Pour un avertissement avant l’évènement, basé sur une unité de temps “jour”, la valeur 10  indique qu’un avertissement doit être lancé 10 jours avant.

Il est possible de définir plusieurs avertissements. Les laps de temps devront alors être séparés par des point-virgules.

Exemple:

5;3;1 

indique que des avertissements seront émis à 5 jours, puis à 3 jours et finalement 1 jour avant la date finale (la date à laquelle l’évènement va survenir.)

Notifications

Les notifications et avertissements relatifs à l’évènement peuvent être adressés à différents ensembles d’intervenants.

Dans le cas de notifications “aux acteurs des rôles”, celles-ci ne seront adressées qu’aux seuls acteurs (du ou des rôles désignés) étant intervenus sur le document (au regards de son historique). Si pour un rôle désigné, aucun des acteurs du rôle n’est intervenu sur le document concerné par l’évènement, alors ce sera l’ensemble des acteurs de ce rôle qui sera notifié.

Le positionnement de l’évènement

L’évènement doit être lié à une opération. La signification du lien est: lorsque l’opération est réalisée, l’évènement est créé et considéré comme potentiellement activé. Il ne le sera que si sa condition d’existence est vérifiée par les données à ce moment-là:

La disparition d’un évènement

Dans certaines situations pratiques, l’évènement peut ne plus avoir de sens ou ne plus présenter d’intérêt dés qu’une opération particulière a été effectuée.

Par exemple, dans le cas de l’évènement lié à la fin d’un contrat CDD, l’opération “changer le contrat en CDI” doit entraîner la suppression de l’évènement.

La modélisation de cette situation s’effectue en liant l’opération à l’évènement à supprimer, puis en changeant la propriété du lien de “Lancer” à “Stopper” :

L’évènement “Intervention très critique urgente” va être supprimé par la réalisation de l’opération “Clôturer la demande d’intervention”.

Scénario de prise en compte d’un évènement dans un processus

Pour une exécution particulière d’un processus comportant la modélisation d’un évènement, le scénario-type est le suivant.

1. L’opération déclenchant l’évènement est effectuée : l’évènement est créé, avec sa date de survenance déterminée. Si les données le permettent, il est déclaré activé.
2. Selon l’échéancier prévu pour la période précédant  sa survenance, des notifications d’avertissement sont envoyées aux intervenants prévus.
3. Lors de chaque opération survenant durant le processus, la condition d’existence de l’évènement est re-calculée. Ainsi, l’évènement peut être désactivé ou ré-activé plusieurs fois dans le parcours de vie du processus.
4. Si une opération prévoyant la suppression de l’évènement est réalisée, l’évènement est supprimé.
5. A la date de survenance prévue, si l’évènement est encore actif, des notifications sur la survenance du message sont envoyées aux intervenants prévus.
6. Selon l’échéancier prévu pour la période après sa survenance, des notifications de survenance de l’évènement sont envoyées aux intervenants prévus.
7. A la fin du parcours de vie du document, l’évènement est supprimé, s’il existe encore.