Utilisateurs et rôles

On accède à la gestion des utilisateurs et rôles via l’item « Utilisateurs » du Menu Administration. 

La fenêtre suivante s’affiche : 

Cette interface se décompose en 4 onglets. 

• L’onglet « Utilisateurs » permet de créer et gérer les comptes des différents utilisateurs de l’application. 
• L’onglet « Rôles » sert à créer des rôles (groupes d’utilisateurs) et de définir leur composition en termes d’utilisateurs. 
• L’onglet « LDAP » gère la synchronisation de la liste des comptes utilisateurs avec celle d’un annuaire d’entreprise (LDAP). 
• L’onglet « MGLogin » gère la synchronisation de la liste des comptes utilisateurs via MGLogin, solution d’authentification centralisée entre les différents produits de la suite Efalia. 

Gestion des utilisateurs 

Création manuelle d’un compte utilisateur 

Dans l’onglet « Utilisateurs », cliquer sur le bouton

. 

Un formulaire apparaît pour renseigner les informations du compte utilisateur à créer : 

Le tableau suivant précise la signification de chaque information demandée : 

Champ	Description
Login	Identifiant qui doit être saisi sur la page d’authentification pour se connecter à Efalia Doc
Mot de passe	Mot de passe de connexion qui doit être saisi sur la page d’authentification pour se connecter à Efalia Doc
Est administrateur	Si activé, l’utilisateur a accès au Menu Administration de Efalia Doc pour faire évoluer le paramétrage de l’application
Nom complet	Nom visible de l’utilisateur affiché dans l’application
Adresse email	Adresse e-mail de l’utilisateur

Remplir les champs (a minima ceux obligatoires) et cliquer sur

. 

 Une fois créé, l’utilisateur apparaît dans la liste des utilisateurs activés (triée par ordre alphabétique) : 

Une partie des informations saisies lors de la création sont visibles sous forme de colonnes dans ce tableau. On peut filtrer ces colonnes au niveau de leurs en-têtes pour retrouver facilement un utilisateur dans la liste. 

Modifier les informations d’un compte utilisateur 

Il est possible de modifier les informations d’un compte utilisateur après sa création. 

Pour cela, cliquer sur le bouton

visible en bout de ligne lorsqu’on survole la liste des comptes utilisateurs avec la souris : 

La fenêtre qui apparaît permet de modifier les informations de l’utilisateur : 

Le tableau suivant précise la signification de chaque élément visible : 

Champ	Description
Login	Identifiant qui doit être saisi sur la page d’authentification pour se connecter à Efalia Doc Non-modifiable !
Nom complet	Nom visible de l’utilisateur affiché dans l’application
Adresse email	Adresse e-mail de l’utilisateur
Administrateur	Si activé, l’utilisateur a accès au Menu Administration de Efalia Doc pour faire évoluer le paramétrage de l’application
Désactivé	Si activé, l’utilisateur ne peut plus se connecter à Efalia Doc avec son compte.
Changement de mot de passe à la prochaine connexion	Si activé, l’utilisateur devra modifier son mot de passe lors de sa prochaine connexion à Efalia Doc. Cela peut être utile à la suite de la réinitialisation d’un mot de passe oublié.

Il n’est pas utile de modifier manuellement un nom complet ou une adresse e-mail pour les comptes utilisateurs synchronisés depuis un annuaire. En effet, par définition, ces informations sont récupérées depuis l’annuaire et mises à jour automatiquement lors de chaque synchronisation. Les modifications manuelles seraient donc écrasées dès la synchronisation suivante. 

Champ	Description
Mot de passe	Mot de passe de connexion qui doit être saisi sur la page d’authentification pour se connecter à Efalia Doc

Il n’est pas possible de modifier un mot de passe pour les utilisateurs synchronisés depuis l’annuaire. En effet, par définition, le mot de passe qui sert à l’ouverture de session de Efalia Doc est géré par l’annuaire. 

Le détail des paramétrages disponibles dans l’onglet « Filtres d’accès » sont données dans la section dédiée de ce document. 

Synchronisation d’utilisateurs depuis un annuaire (Active Directory) ou depuis MGLogin 

En plus de la création manuelle, Efalia Doc est capable de récupérer ses comptes utilisateurs à partir de sources externes. 

Dans l’onglet « LDAP », on peut trouver les informations d’un annuaire (LDAP) auquel l’application Efalia Doc se connecte pour récupérer ses comptes utilisateurs. 

Dans l’onglet « MGLogin », on peut trouver les informations d’une instance MGLogin, qui est un annuaire commun à l’ensemble des produits de la suite Efalia installés chez un client. 

L’utilisation de ces annuaires externes n’est pas obligatoire. Lorsqu’ils sont mis en place, leur connexion est réalisée par les administrateurs techniques, généralement au moment de l’installation d’Efalia Doc. Leur configuration n’est pas modifiable depuis le menu d’administration d’Efalia Doc. 

En cas de problème au niveau de l’échange d’information entre Efalia Doc et un annuaire externe, une alerte est visible dans l’interface. Il suffit de cliquer dessus pour afficher le détail de l’erreur rencontrée : 

Pour lancer la synchronisation des utilisateurs du LDAP ou de MGLogin, cliquer sur le bouton

. 

Tous les comptes utilisateurs de l’annuaire sont pris en compte par la synchronisation. Le traitement réservé à chacun diffère en fonction de leur éventuelle existence préalable dans Efalia Doc au moment du lancement de la synchronisation :  

• Si l’utilisateur n’existait pas dans Efalia Doc, son compte utilisateur est créé et ses informations (login, nom complet, adresse email) sont renseignées automatiquement avec celles connues dans l’annuaire. 

• Si l’utilisateur avait déjà été créé dans Efalia Doc lors d’une précédente synchronisation avec l’annuaire, ses informations (nom complet, adresse email) sont mises à jour automatiquement avec celles connues dans l’annuaire au moment de la synchronisation. 

• Si l’utilisateur avait déjà été créé via une création manuelle, son compte utilisateur « manuel » n’est pas transformé en compte utilisateur « synchronisé » (ses informations ne sont pas mises à jour). Si on souhaite créer un compte « synchronisé » pour l’utilisateur, il est nécessaire de supprimer le compte créé manuellement, puis de relancer la synchronisation pour forcer sa création.  

Dans la liste globale des utilisateurs de Efalia Doc, tous les utilisateurs synchronisés depuis un annuaire LDAP ou MGLogin se distinguent des utilisateurs créés manuellement au niveau des colonnes « SYNC LDAP » et « SYNC MGLOGIN ». 

Si un utilisateur de Efalia Doc créé par synchronisation depuis l’annuaire n’existe plus dans l’annuaire lors du lancement d’une synchronisation ultérieure, il est supprimé uniquement s’il n’est associé à aucun rôle dans Efalia Doc. Autrement, il est simplement désactivé.  

Suppression / Désactivation d’un utilisateur 

Lorsqu’une personne quitte l’organisation au sein de laquelle elle est utilisatrice de Efalia Doc, il est nécessaire de lui couper ses accès à l’application. 

Pour ce faire, on ne procède pas à une suppression pure et simple de son compte, ce qui rendrait l’exploitation des logs de ses activités impossible. Au lieu de ça, on opte plutôt pour une désactivation du compte, qui empêche toute connexion de celui-ci. 

Dans l’écran de modification de la fiche d’un utilisateur, il suffit d’activer la coche « Désactivé » en bas de l’écran : 

Tant qu’elle est cochée, la personne n’est plus capable de se connecter à l’application avec son compte utilisateur. Le compte est désormais visible au niveau de la liste de « Tous les utilisateurs désactivés » de l’onglet « Utilisateurs ». 

Il reste possible à tout moment de réactiver un compte utilisateur désactivé, en effectuant la même manipulation dans l’autre sens.   

L’usage de suppression d’un utilisateur doit rester limité à des cas d’erreurs manifestes et non corrigeables sur des comptes créés manuellement (par exemple une erreur au niveau de la saisie du login). 

Il se réalise en cliquant sur le bouton

visible en bout de ligne lorsqu’on survole la liste des comptes utilisateurs avec la souris : 

Une fenêtre de confirmation est affichée pour éviter une suppression causée par une erreur de clic : 

Le compte utilisateur est supprimé après validation de ce message. 

Il est inutile de supprimer des comptes utilisateurs synchronisés depuis un annuaire. En effet, ces derniers seront recréés immédiatement lors de la synchronisation suivante. 

Gestion des rôles 

Création d’un rôle 

Les rôles sont des groupes d’utilisateurs auxquels on va pouvoir par la suite associer des droits sur le contenu de l’application (bannettes, armoires, …). 

Les rôles déjà en place dans Efalia Doc sont visibles dans l’onglet « Rôles », affichés par ordre alphabétique : 

Pour ajouter un nouveau rôle, cliquer sur le bouton

. 

Dans la fenêtre qui s’affiche, saisir le nom du rôle et cliquer sur

. 

Le rôle créé est désormais visible dans la liste des rôles. Aucun utilisateur n’en fait encore partie. 

Modifier les informations d’un rôle / Supprimer un rôle 

Le nom du rôle saisi lors de sa création peut être modifié par la suite, ainsi que certaines de ses informations. 

Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton

visible sur la ligne du rôle souhaité : 

La fenêtre qui s’affiche propose de modifier les informations du rôle : 

Le tableau suivant précise la signification de chaque élément visible : 

Champ	Description
Nom	Nom du rôle visible dans l’administration fonctionnelle d’Efalia Doc
Armoires associées	Liste des armoires de l’application sur lesquelles il sera possible de définir des habilitations pour le rôle sélectionné. NB : il est également possible de réaliser cette association rôle-armoire depuis la gestion des armoires. Se reporter à la section dédiée pour plus de détails.
Supprimer le rôle	Suppression du rôle (et de toutes ses habilitations associées). Les utilisateurs qui appartenaient au rôle sélectionné ne sont pas supprimés.

Valider les modifications apportées sur le rôle à l’aide du bouton

. 

Attention ! Ce n’est pas dans cette interface que l’on définit explicitement les droits d’un rôle sur les bannettes et armoires de la GED. Cette partie est traitée directement au niveau des bannettes et armoires concernées, qui chacune contiennent un volet « Contrôle d’accès » dans leur paramétrage. 

Associations utilisateurs / rôles 

Pour ajouter un utilisateur dans un rôle, cliquer sur le bouton

visible sur la ligne du rôle souhaité : 

La fenêtre qui s’affiche permet de rechercher les utilisateurs à inclure dans le rôle sélectionné. La liste des utilisateurs est filtrée au fur et à mesure de la saisie des premières lettres du nom ou du prénom : 

Cliquer sur

pour valider la saisie. 

Les utilisateurs ajoutés au rôle apparaissent désormais sous celui-ci dans l’interface : 

On peut également facilement savoir si ces utilisateurs font partie d’autres groupes d’après le contenu de la colonne « Autres rôles » de ce tableau. 

Pour retirer un utilisateur d’un rôle, cliquer sur le bouton d’action

visible au bout de sa ligne lorsque l’on passe la souris, et choisir : 

Une fenêtre de confirmation est affichée pour éviter un retrait du groupe causé par une erreur de clic : 

Valider le message de confirmation en cliquant sur le bouton

.