Exécution de processus Efalia Process sur les documents

Objectifs et principes de fonctionnement 

Efalia Doc étant une des briques de la suite Efalia, elle est capable d’interagir avec d’autres briques de la suite, en particulier Efalia Process. 

Efalia Process est l’outil de gestion de processus de la suite. L’objectif ici est donc de pouvoir mettre en place des circuits sur les documents d’Efalia Doc, afin de s’assurer par exemple qu’ils sont consultés, visés ou signés par les personnes adéquates. 

Pour être disponible, cette fonctionnalité requiert un couplage avec une instance Efalia Process fonctionnelle et une activation au niveau du manifeste de Efalia Doc, géré en central dans le QG Efalia. Si ces conditions ne sont pas vérifiées, la fonctionnalité n’est pas disponible. 

Vérification de la connexion avec Efalia Process 

La visualisation de la connexion entre Efalia Doc et Efalia Process s’effectue dans l’item « Processus » du Menu Administration. 

La fenêtre suivante s’affiche : 

Dans l’onglet « Efalia Process », on peut trouver les informations de l’instance Efalia Process à laquelle l’application Efalia Doc est connectée. 

Cette connexion est réalisée par les administrateurs techniques, généralement au moment de l’installation d’Efalia Doc. Sa configuration n’est pas modifiable depuis le menu d’administration d’Efalia Doc. 

En cas de problème au niveau de l’échange d’information entre Efalia Doc et Efalia Process, une alerte est visible dans l’interface. Il suffit de cliquer dessus pour afficher le détail de l’erreur rencontrée. 

3. Déclaration des processus Efalia Process 

Le détail de la mise en forme des processus et de leurs étapes du côté de l’administration d’Efalia Process n’est pas détaillé dans ce manuel, dédié uniquement à l’administration d’Efalia Doc.  

Néanmoins, pour pouvoir réaliser depuis Efalia Doc des appels aux processus Efalia Process, il est nécessaire de déclarer ces derniers en bonne et due forme au niveau de l’administration fonctionnelle. Cette manipulation est réalisée dans l’onglet « Liste des processus » du menu d’administration des « Processus ». 

Cliquer sur le bouton d’ajout

pour déclarer un nouveau processus : 

Une fenêtre apparaît pour saisir les informations du processus Efalia Process : 

Le tableau suivant précise la signification de chaque élément visible : 

Champ	Description
Nom	Nom du processus tel qu’affiché du côté d’Efalia Doc Il est libre et n’a pas à correspondre au nom du processus dans Efalia Process
Nom technique	Identifiant du processus Il doit correspondre au nom du processus tel que défini dans Efalia Process
Nom du document généré	Nom donné au document dans Efalia Process une fois celui-ci transféré depuis Efalia Doc
Nom du rôle de l’acteur	Nom du rôle Efalia Process avec lequel le compte utilisateur piloté par Efalia Doc lance le processus

Une fois les informations renseignées, cliquer sur

pour les valider. 

Appel d’un processus Efalia Process depuis un gabarit de document 

Pour pouvoir déclencher le lancement d’un processus depuis un document d’Efalia Doc, il reste une dernière étape qui consiste à associer le processus aux gabarits de document pour lesquels il est utilisable. 

Ce paramétrage est réalisé au niveau de l’armoire, dans l’onglet « Plan de classement ». 

Pour chaque gabarit de document présent dans le plan de classement, un onglet « Processus » est visible dans le paramétrage : 

Cliquer sur le bouton

pour associer un processus au gabarit de document sélectionné. 

La liste des processus précédemment déclarés au niveau de l’administration des processus est présentée : 

Sélectionner le processus souhaité et valider à l’aide du bouton

. 

Le processus est désormais visible dans l’écran d’administration du gabarit de document. 

Pour tout document classé selon ce gabarit, un nouveau bouton permettant de lancer le processus Efalia Process fait son apparition au niveau des actions disponibles sur le document :