Armoires de Efalia Doc

Les armoires sont des espaces de stockage définitifs dans lesquels les documents sont généralement classés par dossiers. 

L’administration des armoires s’effectue dans l’item « Armoires » du Menu Administration. 

La fenêtre suivante s’affiche : 

Création d’une armoire 

Pour créer une armoire, cliquer sur le bouton

.  

 La fenêtre suivante apparaît : 

Saisir le nom de la nouvelle armoire et cliquez sur le bouton

. 

La nouvelle armoire est créée. On peut accéder à la suite de son paramétrage en cliquant sur son nom dans la liste des armoires : 

L’administration d’une armoire s’effectue via différents onglets : 

• L’onglet « Général » sert à définir le nom de l’armoire visible par les utilisateurs 
• L’onglet « Plan de classement » permet de définir la structure des éléments contenus dans l’armoire (dossiers, documents et leurs métadonnées) 
• L’onglet « Contrôle d’accès » définit les habilitations des différents rôles sur les dossiers et les documents de l’armoire 
• L’onglet « Import/Export » sert à transférer le paramétrage de l’armoire 

Propriétés générales d’une armoire 

L’onglet « Général » est excessivement simple puisqu’il permet uniquement de modifier le nom de l’armoire visible par les utilisateurs dans l’application. 

Une fois le nom mis à jour, cliquer sur le bouton

. 

Le fait de changer le nom de l’armoire après création n’entraîne aucune conséquence sur les dossiers et documents qu’elle contient. Cette opération est sans risque. 

Plan de classement d’une armoire 

L’onglet « Plan de classement » donne accès à la gestion des gabarits de dossiers et de documents qui vont peupler l’armoire. 

L’interface est divisée en deux parties :  

• A gauche le plan de classement affiché sous forme arborescente (gabarits de dossiers, gabarits de documents, catégories, lien inter-gabarits de dossiers) 
• A droite le détail des paramétrages de l’élément sélectionné 

Pour créer un nouvel élément dans le plan de classement, quel que soit son type, cliquer sur le bouton

ou situé au bout de la ligne de son élément « parent » : 

Création et paramétrage d’un gabarit de dossier 

Création 

Les gabarits de dossiers sont des modèles de dossiers sur lesquels vont s’appuyer les dossiers créés dans cette armoire. Ils ne peuvent être créés qu’à la « racine » (1er niveau) de l’armoire : 

 Saisir le nom et la description (optionnelle) du nouveau gabarit de dossier puis cliquer sur le bouton

. Le gabarit de dossier est créé et on peut désormais passer à son paramétrage. 

Il est tout à fait autorisé d’avoir plusieurs gabarits de dossiers créés au sein d’une même armoire. Dans ce cas, lorsqu’un utilisateur crée un dossier dans cette armoire, on lui demande quel gabarit de dossier il souhaite utiliser comme modèle parmi ceux disponibles. 

Onglet « Général » 

Cet onglet sert uniquement à modifier le nom et la description du gabarit de dossier saisis lors de la création. Effectuer les modifications puis cliquer sur le bouton

. 

Onglet « Métadonnées »  

Cet onglet permet de définir les métadonnées associées au gabarit de dossier. Ces informations pourront être saisies par les utilisateurs lors de la création d’un dossier utilisant ce gabarit. 

Pour ajouter une première métadonnée, cliquer sur le bouton

. La fenêtre suivante apparaît et sert à définir les propriétés de la métadonnée : 

Le tableau suivant précise la signification de chaque élément visible : 

Champ	Description
Format	Type d’information à saisir, au choix parmi : Texte Paragraphe (texte long) Numérique Date Booléen (Oui/Non) Liste de valeurs
Libellé	Intitulé de la métadonnée visible dans l’application par les utilisateurs
Aide	Petit texte d’aide à la saisie, affiché en-dessous du libellé. Il sert généralement à guider l’utilisateur dans le renseignement du champ
Rendre obligatoire la saisie lors du classement	Le renseignement de la métadonnée par l’utilisateur est obligatoire. Il n’est pas possible de valider la création du dossier tant qu’elle n’est pas saisie.

Une fois ces différents paramètres renseignés, cliquer sur le bouton

. La métadonnée apparaît alors à l’écran. 

Il est alors possible de modifier le paramétrage de la métadonnée en cliquant sur la petite flèche 

(encadrée ci-dessous), ou d’en ajouter une nouvelle à l’aide du bouton . 

Cas particulier des métadonnées de type « Liste de valeurs » 

Ces métadonnées se présentent sous la forme de listes de choix. Leur paramétrage comporte quelques options supplémentaires en plus de celles disponibles pour les autres types de métadonnées. 

Champ	Description
Autoriser la sélection de plusieurs valeurs	Si cette coche est activée, l’utilisateur peut choisir plusieurs valeurs dans la liste de choix proposée. Sinon, c’est une seule valeur maximum.
LISTE DES VALEURS POSSIBLES	Cet espace permet à l’administrateur de définir les valeurs de la liste de choix. Ces valeurs apparaissent sous forme de liste avec possibilité de modification ou de suppression :

En modification, on a même la possibilité de désactiver certaines valeurs. Cela permet de ne plus les proposer aux utilisateurs au moment de la saisie, sans pour autant les supprimer complètement. Ainsi, les anciens dossiers pour lesquels cette valeur a été choisie du temps où elle était active conservent la valeur en question. 

A partir du moment où une des valeurs de la liste est utilisée au moins une fois sur un des dossiers créés, il n’est plus possible de la supprimer. 

Onglet « Nommage dynamique »  

Cet onglet sert à définir la règle de nommage des dossiers générés à partir du gabarit de dossier. Le nom d’un dossier est le libellé visible du dossier pour les utilisateurs :  

L’administrateur fonctionnel construit cette règle en juxtaposant bout à bout des éléments de diverses natures : 

Ces éléments s’ajoutent à partir du bouton

visible en bout de ligne : 

Le tableau suivant précise les différents éléments qui peuvent être introduits dans une règle de nommage dynamique : 

Champ	Description
Nom du gabarit	Il s’agit du nom du gabarit de dossier, visible dans l’onglet « Général » :
Métadonnée	On peut récupérer la valeur d’une des métadonnées du dossier pour la faire apparaître dans son nom. La seule contrainte est que cette métadonnée doit être « obligatoire », pour éviter un nom à trous si la donnée est absente.
Texte constant	Il s’agit d’une chaîne de caractères libre, au choix de l’administrateur. Il suffit de la taper directement dans la barre de nommage dynamique et de la valider avec la touche « Entrée » du clavier. Dans l’exemple ci-dessous, on a ajouté le texte constant « - » au milieu de la règle pour séparer le « Nom du gabarit » et la métadonnée « Nom » :

Une fois les éléments constitutifs du nommage dynamique introduits, on peut les réorganiser entre eux par glisser-déposer de sorte à les avoir dans le bon ordre. 

Cliquer sur le bouton

pour valider la règle mise en place. 

En plus des éléments de métadonnées je peux également styliser l’affichage de ces différents éléments. Pour ce faire, depuis le champs texte, je peux :

• saisir des caractères (des crochets “[ ]” pour encadrer une métadonnée, un “-” ou “|” comme séparateur)
• Encadrer une métadonnée de double étoile : “**” pour l’afficher en gras (**exemple** : la valeur de la métadonnée “Exemple” sera alors affichée en gras

Le fait de changer la règle de nommage dynamique d’un gabarit de dossier (et donc les noms de tous les dossiers qui s’appuient sur ce gabarit) n’entraîne aucune conséquence sur les dossiers et documents qu’ils contiennent. Cette opération est sans risque. 

 Onglet « Filtres d’accès »  

Par défaut, tous les utilisateurs habilités sur un gabarit de dossier peuvent voir l’ensemble des dossiers généré en utilisant ce gabarit de dossier (voir la section dédiée de ce manuel). 

Cet onglet est utilisé pour éventuellement limiter l’accès de certains utilisateurs à certains dossiers d’un gabarit de dossier. Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, se reporter à la section dédiée de de ce manuel. 

Création et paramétrage d’une catégorie de gabarits de document (intercalaire) 

Les « catégories de gabarits de document » (également appelés « intercalaires », ou « rubriques ») ne peuvent être créées que sous un gabarit de dossier. Elles servent à « organiser par thématique » les gabarits de documents présents à l’intérieur du gabarit de dossier : 

Une catégorie s’ajoute à l’aide du bouton

visible au bout de la ligne « gabarit de dossier » : 

Saisir le nom de la catégorie puis cliquer sur le bouton

. 

La catégorie est créée.  

On peut si on le souhaite modifier son nom par la suite. C’est le seul paramétrage disponible sur ce type d’élément.  

Le fait de changer le nom d’une catégorie de gabarit de document n’a aucune conséquence sur les gabarits de documents qu’elle contient. Cette opération est sans risque. 

Création et paramétrage d’un gabarit de document 

Création 

Les gabarits de documents peuvent être créés à trois endroits différents dans l’arborescence d’une armoire :  

• A la racine (1^er niveau), en dehors de tout gabarit de dossier 
• Sous un gabarit de dossier 
• Sous une catégorie (intercalaire) 

Un gabarit de document s’ajoute à l’aide du bouton

visible au bout de la ligne de son élément parent. 

Une interface apparaît pour saisir les informations du gabarit de document : 

Saisir le nom et la description (optionnelle) du nouveau gabarit de document puis cliquer sur le bouton

. 

Le gabarit de document est créé et on peut désormais passer à son paramétrage. 

Onglet « Général » 

Cet onglet sert à définir et modifier les propriétés générales du gabarit de document. 

Le tableau suivant précise la signification de chaque élément visible : 

Champ	Description
Nom	Nom du gabarit de document visible par les utilisateurs de l’application.  Le fait de changer le nom d’un gabarit de document n’entraîne aucune conséquence néfaste sur les documents qui lui sont associés. Cette opération est sans risque. Le seul impact éventuel est un renommage des documents si le « Nom du gabarit de document » est utilisé dans la règle de nommage dynamique (voir plus loin).
Description	Description du gabarit de document
Grouper les documents	Permet lors de l’affichage du dossier de grouper les documents associés à ce gabarit de document en fonction de la valeur d’une de leurs métadonnées, définie dans l’onglet « Métadonnées ». Dans l’exemple suivant, on choisit de grouper les documents du gabarit de document sélectionné en fonction de la valeur de la métadonnée « Type ».   Attention ! Seules les métadonnées obligatoires de format booléen, date ou liste de valeurs sont susceptibles d’être utilisées pour un groupement.
Activer la recherche sur le contenu des documents ajoutés	Si cette coche est activée, les documents PDF images subissent un traitement de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour récupérer le texte contenu dans les images. Cela offre la possibilité aux utilisateurs d’effectuer des recherches dans le contenu des documents. Le traitement OCR est instantané pour les fichiers de taille inférieure à 5 Mo. Pour ceux plus volumineux, il est déporté la nuit suivant leur arrivée dans le plan de classement. Cette fonctionnalité doit être utilisée de manière raisonnable, car elle consomme de la ressource et de la place sur le serveur de GED.
Activer le versionnement sur les documents	Si elle est activée, cette fonctionnalité engendre la création d’une nouvelle version d’un document après chaque modification. Il reste possible d’accéder aux anciennes versions si on le souhaite. Si la fonctionnalité est désactivée, on ne garde que la dernière version d’un document, qui écrase systématiquement les précédentes.

Une fois les modifications effectuées, cliquer sur le bouton

pour les valider. 

Onglet « Métadonnées »  

Cet onglet sert à définir les métadonnées associées au gabarit de document. Ces informations pourront être saisies par les utilisateurs lors du classement d’un document utilisant ce gabarit. 

Pour créer une première métadonnée, cliquer sur le bouton

. La fenêtre suivante apparaît et permet de définir les propriétés de la métadonnée : 

Le tableau suivant précise la signification de chaque élément visible : 

Champ	Description
Format	Type d’information à saisir, au choix parmi : Texte Paragraphe (texte long) Numérique Date Booléen (Oui/Non) Liste de valeurs
Libellé	Intitulé de la métadonnée visible dans l’application par les utilisateurs
Aide	Petit texte d’aide à la saisie, affiché en-dessous du libellé. Il sert généralement à guider l’utilisateur dans le renseignement du champ
Rendre obligatoire la saisie lors du classement	Le renseignement de la métadonnée par l’utilisateur est obligatoire. Il n’est pas possible de valider le classement du document tant qu’elle n’est pas saisie.

Une fois ces différents paramètres renseignés, cliquer sur le bouton

. La métadonnée créée apparaît à l’écran. 

Il est alors possible de modifier le paramétrage de la métadonnée en cliquant sur la petite flèche

(encadrée ci-dessous), ou d’en ajouter une nouvelle à l’aide du bouton . 

Cas particulier des métadonnées de type « Liste de valeurs » 

Ces métadonnées se présentent sous la forme de listes de choix. Leur paramétrage comporte quelques options supplémentaires en plus de celles disponibles pour les autres types de métadonnées. 

Champ	Description
Autoriser la sélection de plusieurs valeurs	Si cette coche est activée, l’utilisateur peut choisir plusieurs valeurs dans la liste de choix proposée. Sinon, c’est une seule valeur maximum.
LISTE DES VALEURS POSSIBLES	Cet espace permet à l’administrateur de définir les valeurs de la liste de choix. Ces valeurs apparaissent sous forme de liste avec possibilité de modification ou de suppression :

En modification, on a même la possibilité de désactiver certaines valeurs. Cela permet de ne plus les proposer aux utilisateurs au moment de la saisie, sans pour autant les supprimer complètement. Ainsi, les anciens documents pour lesquels cette valeur a été choisie du temps où elle était active conservent la valeur en question. 

A partir du moment où une des valeurs de la liste est utilisée au moins une fois sur un des documents classés, il n’est plus possible de la supprimer. 

Onglet « Nommage dynamique » 

Cet onglet sert à définir la règle de nommage des documents classés en utilisant le gabarit de documents. Le nom d’un document est le libellé visible du document pour les utilisateurs : 

L’administrateur fonctionnel construit cette règle en juxtaposant bout à bout des éléments de diverses natures : 

Ces éléments s’ajoutent à partir du bouton

visible en bout de ligne : 

Le tableau suivant explicite les différents types d’éléments qui peuvent être introduits dans une règle de nommage dynamique : 

Champ	Description
Nom du gabarit	Il s’agit du nom du gabarit de document, visible dans l’onglet « Général » :
Métadonnée	On peut récupérer la valeur d’une des métadonnées du document pour construire son nom. La seule contrainte est que cette métadonnée doit être « obligatoire », pour éviter un nom à trous si la donnée est absente.
Compteur	Il s’agit d’un compteur, qui s’incrémente à chaque nouveau document classé dans le gabarit de document pour un même dossier.
.Extension	C’est l’extension du fichier, traduisant son format (.pdf ; .docx ; .xlsx ; etc)
Texte constant	Il s’agit d’une chaîne de caractères libre, qui peut être introduite par l’administrateur. Il suffit de la taper directement dans la barre de nommage dynamique et de la valider avec la touche « Entrée » du clavier. Dans l’exemple ci-dessous, on a ajouté le texte constant « - » au milieu de la règle pour séparer le « Nom du gabarit » et le « Compteur » :

Une fois les éléments constitutifs de la règle de nommage dynamique introduits, on peut les réorganiser entre eux à volonté par glisser-déposer pour les avoir dans le bon ordre. 

Cliquer sur le bouton

pour valider la règle mise en place. 

Onglet « Processus » 

Cet onglet est utilisé pour paramétrer l’association d’un processus Efalia Process au gabarit de document. En d’autres termes, on souhaite que les documents de ce gabarit classés dans Efalia Doc suivent un circuit de validation au sein de l’outil Efalia Process, pour s’assurer qu’ils ont été visés ou signés par les personnes adéquates. 

Pour plus de détails, se reporter à la section dédiée de ce document. 

Création et paramétrage des liens inter-gabarits de dossiers 

Affichage des liens 

Cette fonctionnalité sert à lier des gabarits de dossiers entre eux pour permettre à l’utilisateur de visualiser en un seul affichage le contenu de plusieurs dossiers liés entre eux. 

Exemple : on voit ci-dessus un dossier « RSA » lié au dossier « Dossier test ». 

Paramétrage 

Le paramétrage de ces liens se fait au niveau des gabarits de dossiers, via le bouton d’ajout

: 

En cliquant sur

, une fenêtre s’ouvre pour paramétrer le lien. 

Il faut dans un premier temps choisir le gabarit de dossier à lier au gabarit de dossier en cours de paramétrage. Le choix du gabarit de destination est totalement libre : cela peut être un gabarit d’une autre armoire ou de la même armoire que celle du gabarit d’origine. Dans ce dernier cas, on peut même lier le gabarit de dossier à lui-même, si on souhaite lier entre eux des dossiers du même gabarit. 

Une fois le gabarit de dossier de destination sélectionné, il faut définir la règle sur laquelle se base l’existence ou non d’un lien entre deux dossiers. Cette règle s’énonce sous la forme d’un critère de correspondance entre les valeurs d’une métadonnée du gabarit d’origine et d’une métadonnée du gabarit de destination : 

Exemple : On est ci-dessus en train de paramétrer un lien entre le gabarit de dossier « Dossier test » et le gabarit de dossier « RSA ». On considérera que deux dossiers doivent être liés entre eux si la valeur de la métadonnée « Nom » du dossier « Dossier test » est égale à la valeur de la métadonnée « Nom » du dossier « RSA ». 

Une fois le paramétrage enregistré, le lien créé apparaît dans l’arborescence de l’armoire. Il peut être modifié si besoin dans la partie droite de l’interface : 

Le lien a ici été paramétré uniquement dans le sens « Dossier test » è « RSA ». Cela veut dire qu’en l’état, si on affiche le dossier « RSA », on ne verra pas s’afficher le « Dossier test ». Pour cela, il faudrait également paramétrer le lien inter-gabarits de dossiers dans l’autre sens (de « RSA » è « Dossier test »). 

Habilitations sur une armoire 

L’onglet « Contrôle d’accès » permet de gérer les habilitations des rôles sur le contenu de l’armoire sélectionnée. 

Associer des rôles à l’armoire 

Pour être capable d’octroyer des droits à des rôles (et donc à leurs membres), il est nécessaire dans un premier temps de les associer à l’armoire. 

Cette association peut être réalisée depuis l’onglet « Contrôle d’accès », via le bouton

: 

La liste des rôles qui ne sont pas encore associés à l’armoire sont affichés. 

Il suffit de cocher les rôles qu’on souhaite associer à l’armoire, puis de cliquer sur le bouton

. 

Les rôles ajoutés apparaissent alors dans la liste visible sur l’onglet « Contrôle d’accès » : 

Il est également possible de réaliser cette association rôle-armoire depuis la gestion des rôles. Pour plus de détail, se reporter à la section dédiée de ce manuel. 

Habilitations d’un rôle sur le plan de classement 

L’étape suivante consiste à paramétrer pour chaque rôle associé à l’armoire le détail de ses accès sur les éléments qu’elle contient. 

Pour cela, cliquer sur le rôle souhaité : 

Une fenêtre apparaît pour paramétrer les droits du rôle : 

Différentes colonnes de coches permettent d’affecter des droits sur les gabarits de dossiers et gabarits de documents qui composent le plan de classement. 

Le détail des habilitations associées à chaque colonne est fourni dans le tableau suivant : 

Champ	Pour un gabarit de dossier	Pour un gabarit de document
Aucun droit (aucune case cochée)	Les utilisateurs du rôle ne voient pas les dossiers du gabarit dans Efalia Doc. Pour eux, c’est comme s’ils n’existaient pas.	Les utilisateurs du rôle ne voient pas les documents du gabarit dans Efalia Doc. Pour eux, c’est comme s’ils n’existaient pas.
Consulter	Les utilisateurs du rôle voient les dossiers associés au gabarit de dossier.	Les utilisateurs du rôle peuvent consulter les documents associés au gabarit de document.  Ce droit donne également la possibilité de télécharger les documents et d’envoyer un lien par mail vers un document.
Ajouter	Les utilisateurs du rôle peuvent créer des dossiers associés au gabarit de dossier.	Les utilisateurs du rôle peuvent classer des documents en les associant au gabarit de document.
Modifier	Les utilisateurs du rôle peuvent modifier les métadonnées des dossiers associés au gabarit de dossier.	Les utilisateurs du rôle peuvent modifier les documents associés au gabarit de document dans la visionneuse en mode écriture, remplacer un document par un autre et éditer ses métadonnées.
Supprimer	Les utilisateurs du rôle peuvent supprimer les dossiers associés au gabarit de dossier. La suppression est définitive (pas de corbeille de suppression).	Les utilisateurs du rôle peuvent supprimer les documents associés au gabarit de document. La suppression est définitive (pas de corbeille de suppression).
Filtre d’accès	Cette option est utilisée pour éventuellement limiter l’accès de certains utilisateurs aux dossiers créés à partir de ce gabarit de dossier. Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, se reporter à la section dédiée de de ce manuel.

Une fois les paramétrages mis en place, cliquer sur le bouton

en bas de page pour les sauvegarder. 

Les droits des rôles sont cumulatifs pour un utilisateur donné. Par exemple si un utilisateur appartient à deux rôles, il suffit qu’un seul de ces rôles possède l’habilitation « Supprimer » sur un gabarit de document pour que l’utilisateur bénéficie du droit à supprimer des documents dans ce gabarit. 

Transferts de paramétrage entre armoires 

Principe de fonctionnement et utilité 

L’onglet « Import / Export » permet d’effectuer des transferts de plan de classement entre deux armoires. Cela peut être utile dans les situations suivantes : 

• On souhaite créer une nouvelle armoire dont le plan de classement est très proche de celui d’une armoire existante. 

• On souhaite transférer le paramétrage d’une armoire d’un environnement de RECETTE vers un environnement de PRODUCTION. 

Dans les deux cas, le transfert permet d’éviter de repartir de la feuille blanche, ce qui fait gagner beaucoup de temps et limite les erreurs de recopie manuelle. 

Export du plan de classement de l’armoire d’origine 

L’utilisation de la fonctionnalité est très simple. 

Il consiste dans un premier temps à générer un export depuis l’armoire dont on souhaite dupliquer le paramétrage. 

Pour cela, cliquer sur le bouton

au niveau de l’onglet « Import / Export » de cette armoire : 

Cette manipulation a pour conséquence le téléchargement sur le poste d’un fichier au format JSON, qui contient l’ensemble des informations relatives au plan de classement de l’armoire (gabarits de dossiers, gabarits de documents, métadonnées…). 

Import du plan de classement sur l’armoire de destination 

Au niveau de l’armoire de destination, sur laquelle on souhaite répliquer le paramétrage de l’armoire d’origine, cliquer sur le bouton

de l’onglet « Import / Export » : 

Une fenêtre apparaît alors pour sélectionner le fichier à importer : 

Récupérer le fichier précédemment exporté depuis l’armoire d’origine. Une fenêtre s’ouvre immédiatement pour présenter à l’administrateur fonctionnel le contenu qui va être importé : 

On peut alors décider d’annuler l’import, ou de le lancer avec le bouton

. 

Après quelques secondes, l’import se termine et on peut constater son bon fonctionnement au niveau de l’onglet « Plan de classement » de l’armoire. 

L’import est total. Il n’est pas possible de répliquer uniquement une partie du plan de classement de l’armoire d’origine, à moins d’avoir retiré proprement les lignes souhaitées dans le fichier JSON (ce qui peut ne pas être simple). 

De plus il est cumulatif : si des éléments existaient déjà dans l’armoire de destination, ceux générés par l’import s’ajoutent, ils ne les remplacent pas. 

ID Externe

Dans le cadre de l’administration il est possible de configurer un ID externe transverse aux armoires qui permet de manipuler un champ supplémentaire métier autre que l’UUId pour identifier un élément.

Dans ce cadre il est possible d’ajouter ce champ dans la configuration
* Armoire
* Gabarits Documents/Dossiers
* Métadonnées

Règles
Dans des cadres d’import de plan de classement,
Si une armoire existe déjà : alors si elle ne contient pas d’ID externe et que l’import en contient un alors la valeur est remplacée.
Si déjà une valeur sinon il n’y pas de remplacement.