Evolutions Workey 6.12.0

Le groupe Efalia poursuit dans sa stratégie d’amélioration de ses produits notamment en ce qui concerne leurs robustesse et fiabilité et également pour les rendre plus ergonomiques et conviviaux. Dans ce sens nous vous annonçons la mise à disposition de la version 6.12 de l’application Workey.

Cette version contient un ensemble de nouvelles fonctionnalités qui sont décrites à continuation et qu’il seront détaillées plus amplement dans les différentes parties de notre documentation.

Visionner et modifier une pièce jointe bureautique ou un PDF

A partir de la version 6.12.0 il est possible de visionner la pièce jointe parallèlement au formulaire et indépendamment de la visionneuse utilisé, pour cela il suffit de la paramétrer dans Workey designer.

Le formulaire peut être visualisé et modifié facilement grâce à l’aperçu de la pièce jointe dans la fenêtre adjacente. Les deux parties de l’écran se déroulent indépendamment.

Pour utiliser cette fonctionnalité il suffit de cocher la case “Activer l’aperçu” et sélectionner le type de pièce jointe qui devra s’afficher par défaut dans le formulaire.

Détail

Modifier une pièce jointe dans un processus

Il est possible également de modifier une pièce jointe PDF ou Office au cours d’un processus Workey. Grâce à l’intégration des visionneuses OnlyOffice et PDFTron il est maintenant possible de modifier une pièce jointe PDF ou Office au cours d’un processus Workey.

L’incorporation de ces applications va permettre:

• De créer une pièce jointe PDF ou Office depuis le formulaire
• D’ajouter ou modifier du contenu texte et image
• De faire des annotations localisés sur la pièce jointe
• De tamponner la pièce jointe
• D’apposer ou créer une signature (sans valeur probante)

Créer une pièce jointe

• Ajouter un nom à la pièce jointe

• Modifier la nouvelle pièce jointe créée

Modification de la pièce jointe PDF avec PDFTron

• Pour modifier la pièce joint PDF cliquez sur l’icône illustrant un crayon

• Actions possibles sur la pièce jointe : annoter, tamponner, commenter, apposer une signatures manuscrites…

Ces éléments sont créés sur un calque pour ne pas n’altérer la pièce jointe.

Modification de la pièce jointe bureautique avec OnlyOffice

• Utiliser les fonctionnalités de création et modification des applications bureautiques pour les pièces jointes ajoutées dans l’instance du processus.

Accès au manuel utilisateur

Cas d’usage

• Processus de visa avant signature d’un document
• Gestion des courriers
• Gestion des contrats client
• Proposition commerciale

Informations complémentaires

• Ces fonctionnalités sont conditionnées par l’acquisition de licences. Les licences sont différentes pour PDFTron et OnlyOffice.
• L’installation de ces visionneuses a des pré-requis techniques. Ils seront détaillés dans la documentation.
• Sans l’acquisition des licences, c’est la visionneuse du navigateur qui sera affiché par défaut pour voir la pièce-jointe.

Convertir une pièce jointe .docx en .pdf

Au cours d’un processus il est possible de convertir une pièce jointe en format .docx vers un format .pdf. Le fonctionnement est décrit ci-dessous :

• L’utilisateur ajoute une ou plusieurs fichiers bureautiques (.docx) comme pièce jointe dans le champ formulaire “Fichiers source”.

• Lorsque l’utilisateur soumet le formulaire les pièces jointes sont converties en format PDF et les pièces jointes récemment convertis apparaissent dans dans le champ du formulaire “Conversion PDF”.

Paramétrage

Le paramétrage pour la mise en place du connecteur DocxToPdfConnector est possible à partir de l’interface “Procédures” dans Workey Designer.

La configuration des propriétés permet de définir l’affichage et le comportement du connecteur. Les valeurs principales sont les suivantes:

• En entrée : Champ de type pièce-jointe. Peut être un champ à valeurs multiples.
• En sortie : liste des UUID des pièces-jointes converties en PDF. Il peut être utilisé pour alimenter un champ pièce-jointe.

La configuration du connecteur est décrite plus en détail dans la section dédiée à l’intérieur de la documentation.

Accès à la documentation: configuration

Cas d’usages

Le connecteur peut être utilisé dans tout type de processus prévoyant l’enregistrement des pièces jointes bureautiques mais notamment dans les cas suivants:

• Processus de visa suivit d’une signature électronique
• Gestion des appels d’offres
• Gestion des contrats client
• Proposition commerciale

Signature électronique qualifiée

Lorsqu’un acteur intervient dans un processus il lui est possible de signer une ou plusieurs pièces-jointes avec une signature qualifiée, selon les conditions suivantes:

• les signataires doivent être des utilisateurs Workey disposant chacun d’une clé de signature électronique
• la signature consiste en un “tampon” qui se positionne par défaut sur une page ajoutée automatiquement à la fin de la pièce jointe. Ce paramètre est définie dans Workey Designer
• la signature est uniquement possible sur des pièces jointes en format *.pdf.

Il est possible d’enchaîner dans le processus plusieurs signataires, avec des niveaux de signatures différents (simple ou qualifiée), en interne dans l’application Workey ou en externe en utilisant un parapheur du type Contrat Privé.

Signer d’une ou plusieurs pièces jointes

Pour signer un ou plusieurs pièces jointes il est nécessaire de suivre les étapes suivantes:

Insérer la clé USB et le code PIN associé lorsque la modale s’affiche à l’écran.

Les détails de la signature s’affichent dans la fenêtre.

• Cliquer sur “Signer”

Les tampons de signature s’affichent à la fin de la pièce jointe au cours du processus.

À la fin du processus il est possible de télécharger les pièces jointes et de les ouvrir avec Adobe Reader pour visualiser l’ensemble des signatures sur la ou les pièces jointes

Accès au paramétrage : Signature électronique

Cas d’usage

Configurer un parapheur électronique pour viser et signer des pièces-jointes directement depuis Workey.

Exemples de pièces jointes :

• Arrêtés
• Actes d’engagement
• Contrats

Informations complémentaires

• Fonctionne dans les navigateurs Firefox, Chrome ou Edge
• Ce type de signature nécessite une connexion avec un clé USB contenant un certificat nominatif
• Fonctionnalité disponible à partir de la 6.12
• Rappel : Workey dispose de 3 fonctions de signature électronique.
  • Signature simple par un tiers avec contrat privé
  • Signature simple cachet serveur
  • Signature(s) qualifiée(s) sur une pièce-jointe PDF

Collecte par e-mail

La collecte par e-mails permet d’envoyer et/ou transférer une pièce jointe sur une adresse e-mail générique pour déclencher automatiquement les processus métiers dans Workey.

• Envoyer ou transférer l’e-mail avec les pièces jointes à l’adresse prédéfini

• Ouvrir Workey et retrouver le documents dans la ToDo liste

• Ouvrir le document et consulter la ou les pièces jointes ainsi que les informations relatives à l’e-mail envoyé.

Accès au paramétrage : Workey Mail Checker

Cas d’usages

• Gestion de courrier
• Gestion facture
• Visa d’un document
• Parapheur électronique

Aperçu des modélisations dans le designer

L’aperçu permet de naviguer facilement dans un processus complexe dans le designer pour gagner du temps dans la modélisation d’un processus.

Comment ça marche

• se déplacer dans le graphe : maintenir clic-gauche enfoncé sur le rectangle bleu et le glisser pour se déplacer dans le graphe
• zoomer/dézoomer : positionner le curseur de la souris au dessus de l’apercu et actionner la molette de votre souris vers l’avant ou vers l’arrière
• centrer le graphe : effectuer un clic-gauche sur l’aperçu pour centrer le graphe sur le point cliqué

Retrouver les façons de naviguer dans une modélisation dans la documentation : Workey Designer HTML